简述加强学校文书档案管理的有效措施

逯关萍

摘 要：文书档案管理是档案管理体系当中的核心部分，同时也是学校稳定、持续发展的重要保障措施。文书档案管理工作的提升是学校发展过程中的必经之路，通过文书档案管理工作力度的加强，能够全方位反映学校的发展状况，帮助相关领导在学校的发展关键节点当中做出正确的决策。本文笔者结合校园管理工作发展的实际状况，通过相关的理论分析，对加强学校文书档案管理的具体措施进行详细的论述分析。

关键词：文书档案管理 学校 具体措施

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）11-00-01

引言

从性质上来看，文书档案管理工作指的是对相关文件生命周期的处理全流程，是档案管理工作的基础之所在。在相当长的一段时间里，学校相关部门及工作人员对文书档案管理的重视程度不足，在发展过程中产生了各种各样的问题，给学校的发展工作带来了非常大的阻碍。现阶段，随着现代文书体系的发展，业内相关人员对学校文书档案管理工作的重视程度日益提升，在一定程度上为学校的发展扫清了障碍。鉴于这种形势，学校相关部门及工作人员要深化学校文书档案管理工作的重视程度，全面发挥学校的职能，最终实现学校在教育改革進程当中的可持续发展。

一、档案管理工作与文书处理工作之间的关联性

文书处理工作和档案管理工作可以说是不可分割的整体，学校若想实现档案管理工作的纵深化发展，就要正确认识二者之间的关系，使二者在学校的日常管理工作当中协调发展，提升学校管理工作的水平。从具体层面上来看，学校内部档案管理工作与文书处理工作之间的关联性主要有以下几点。

1.文书处理工作与档案管理工作存在先后关系

从工作对象上来看，文书处理工作主要是负责学校相关文件的收发、传递以及对应的处理工作。而档案管理工作主要是负责对学校相关文件的分类收集、编制以及鉴定工作。从某种方向上来看，文件是档案管理工作的基础，而档案则是文件的最终流向，文书处理工作是档案管理工作开展的重要前提，而档案管理工作则是对文书处理工作的进一步深化和发展。

2.档案管理工作与文书处理工作之间存在相互促进的关系

文书处理工作的质量直接决定了档案管理工作的质量，而档案管理工作的质量反过来又会对文书处理工作的后续处理流程产生直接的影响，如果学校在管理工作中存在相关文书缺失的情况，那么档案管理工作也就无从开展，优质化的档案管理工作能够对学校相关文书进行进一步的处理，为学校的长远发展提供强大的信息保障。通过上述分析我们可以看出，文书处理工作和档案管理工作是不可分割的有机整体，在发展过程中二者呈现相互促进的关系[1]。因此学校在文书档案管理体系的建设工作当中要从这两个方面同时入手，实现文书档案管理工作的体系化发展。

二、提升学校文书档案管理工作水平的具体措施

1.全面创新文书档案管理工作

现阶段，在学校的文书档案管理工作研究当中，研究的成果依然局限在传统的模式之下，缺少必要的创新性。因此学校在未来文书档案管理体系的建设和发展过程中，要重点提升文书档案管理体制的创新层次。在传统的文书档案管理工作当中存在着严重的形式化现象，这样一来就导致文书档案管理工作的实际效用无法最大限度的发挥。在实际工作当中，学校相关部门及工作人员要在思想层面上对文书档案管理体系进行系统的优化和创新，冲破传统管理理念的束缚，充分发挥信息化技术的优势，将文书档案录入到学校内部的温电弧档案管理系统当中，并通过相应的技术手段完善数据库的建设。在制度方面，相关部门及工作人员要对文书档案的管理规章制度进行全面的修订，并将相关的规章制度落实到实际工作当中，从根源上提升学校文书档案管理工作的质量。

2.探索文书档案的整理方式

在传统的文书档案整理工作当中，由于纸质文书档案的数量非常大，整理过程相对较为繁琐，因此各个学校在文书档案的整理工作当中都引进了计算机技术，利用计算机的强大信息处理能力对大批量的文书档案进行编排整理，这样能够节省大量的时间，全面提升工作效率。在人工立卷的过程中，工作人员要提升自身对文书档案整理工作的理解层次，并通过自身的科学理解进行分类整理。但是这种模式在文书档案的数量不断提升的情况下，对立卷质量会产生一定的影响。鉴于这种情况，相关部门要根据工作人员在进行文书档案整理工作当中的大致思路，制定出科学合理的分类标准，这样一来就使得文书档案整理工作进一步正规化，使工作效率得到全面性的提升。

3.全面实施文档一体化管理战略

文档一体化指的是将文书处理工作和档案管理工作进行深度整合，最终实现在一个系统当中完成处理。在文档管理系统建立的过程中，工作人员要按照统一的规范流程，依据系统工程当中的分类理念，将系统分成若干个子系统，通过各个子系统之间的连接，使学校当中繁杂的文档在系统当中实现共享，从而提升文书档案的时效性[2]。从目前的文书档案管理工作的状态来看，文书档案管理的对象需要从传统的文书档案收集整理工作向多层次的电子档案收集工作进行转变。在电子文书档案收集整理的过程中，工作人员同样要重视纸质版文书档案的管理工作，做到纸质版和电子版的文书档案协同管理，将工作重点由传统的文档管理向信息的深度挖掘进行转移。

4.提升文书档案管理人员的综合职业素养

文书档案的管理工作存在一定的枯燥性和复杂性，这就需要文书档案管理的工作人员具有强大的爱岗敬业精神，在工作当中不断探索，积极创新，充分发挥自身的主观能动作用，使学校的文书档案管理工作得到长效的发展[3]。从学校的角度来看，相关部门要定期组织文书档案管理人员的职业技能培训，提升自身的业务素养，学习先进的信息技术，力求成为综合性的文书档案管理人才。

总结

本文当中笔者结合具体情况，对档案管理工作和文书处理工作之间的相互关系进行了论述，并提出了加强学校文书档案管理工作水平的具体措施，望相关部门及工作人员能够结合自身的实际情况，进行有效应用。

参考文献

[1]蒙桂英. 加强文书档案管理工作的措施[J]. 现代农业科技， 2011（13）：354-355.

[2]谭斯文. 加强文书档案管理的具体措施[J]. 科学中国人， 2015（3）.56-57.

[3]刘晓. 加强学校档案管理工作的几点建议[J]. 内蒙古教育（职教版）， 2013（3）：11.