关于强化行政单位档案规范化管理的探讨

曾令兵

摘 要：在行政单位中档案具有非常重要的地位，它是整个单位的“心脏”，所有的档案都是对工作期间发生情况的真实反映，具有参考、查询的价值。随着行政单位内部的工作体制和管理模式不断的改革，如何改变原有的管理模式，加强档案管理成为了各行政单位面临的一大难题。本文首先说明了行政单位档案规范化的重要性，然后分析了当前行政单位档案规范化管理中存在的不足，最后详细阐述了强化行政单位档案规范化管理的策略。

关键词：行政单位;档案;规范化管理;制度

1 行政单位档案规范化的重要性

所谓规范化管理，是指通过构建可行性、完善性的管理体系，并将其运用管理实践中，重点是完善体系的构建。档案管理是行政单位的基础业务，也是单位管理质量和水平的主要表现。因此，加强对档案的规范化管理具有重要意义，表现为：

1）为日常管理提供资料。档案管理作为行政单位的关键内容，也是单位领导掌握的信息内容，规范化的档案管理，能够为单位各项工作提供参考。通过对数据、信息的整合、分析，全方位的了解单位员工的情况，然后按照相关方式分配人力资源，提高管理效率。

2）搞好管理队伍建设。管理队伍是行政单位的基础，也是单位管理工作开展的核心，打造一支复合型、素质高的队伍，是行政单位的发展重点。开展规范化的管理，不但能够提高单位的管理水平，还能通过对管理队伍的分析，做好员工的晋升、奖罚工作，促使其发挥主观能动性，进一步提高工作质量。

2 当前行政单位档案规范化管理中存在的不足

1）档案管理意识有待提升。当前有些行政单位未能认识到机关档案的重要性，认为档案管理属于后勤部门的范畴，对人民群众及本单位做出的贡献相对较小，对档案管理的价值有所忽视。一方面，受传统落后管理思想的影响，行政单位管理者未能认识到档案管理的价值;另一方面，行政单位在档案部门上的投入相对较少。

2）当前管理制度有待改进。当前不少行政单位仍沿用传统档案管理制度，主要采取纸质管理，档案管理人员在日常工作中，深受时间、地点等要素的影响，难以顺利开展相应服务。当有人需要查看档案时，档案管理人员往往需要逐个排查序号，为满足查询要求，往往需要耗费较长时间，工作效率相对低下。与此同时，在传统档案管理模式中，存放档案需要占据大量空间，有些档案需要保存较长时间，会导致社会资源浪费问题，与当前社会经济发展要求背道而驰。

3）档案管理机制有待健全。随着信息技术的快速发展，当前档案管理制度中电子档案管理系统尚不健全。越来越多行政单位开始运用电子档案管理方式，有效降低档案管理人员的工作负担，让档案查询效率大幅度提升。然而，当前电子档案管理机制尚不健全，会给后续工作造成负面影响，一方面电子档案查询权限不够明确，有些行政单位享有绝对权威，可以任意查询公务人员的电子档案信息，与当前党政工作理念背道而驰;另一方面缺乏健全的电子档案监督管理机制，有些行政单位尚未构建相应监管机制，难以有效应对档案管理中的不良或违法行为，使得整体机关档案管理质量大打折扣。

3 强化行政单位档案规范化管理的策略

1）提高对档案规范化的重视度

首先，向单位员工介绍档案规范化的重要性。领导发挥模范带头作用，重视上级单位的指导，端正工作态度，这对于提升档案整理的规范化水平而言意义重大。其次，加大档案规范化管理的宣传力度，通过宣传法规、制度等内容，提高工作人员对档案管理的重视度。利用各界的力量，维护档案管理，提升规范化水平。最后，由于档案规范化管理工作特殊，无法在短时间内为单位带来利润，因此，管理者必须放眼未来，加大经费、人力的投入，完善基础设施的建设，优化管理流程，提升管理水平。

2）完善基础工作。（1）完善档案工作机制。行政单位在日常管理工作中要想实现档案管理工作的规范化建设，还应该重视档案工作机制建设，借助完善的工作机制为档案管理工作的开展提供相应的保障，确保档案管理制度能够在合理的工作机制规范下运行，为档案资源的有效利用提供保障。（2）出台相关档案工作标准。针对当前我国行政单位档案管理现状，政府相关部门也应该结合档案管理需求出台适当的档案管理工作标准，要求档案管理人员严格按照各项标准开展各项工作，有效促使行政单位档案管理工作得到规范化和有序化发展，为档案资源的有效利用创造条件。（3）做好档案归档。档案管理工作复杂，需要进行系列工作，其中档案分类是一项重要工作。实际工作中，按照档案的先后顺序、内容，对档案进行分类，便于查询、提取和使用档案。为保证归档质量，预防档案资料丢失，行政单位应建立相应的规章制度，从而明确档案的归档、调取流程，减少归档问题的出现。（4）加强档案保密工作。档案规范化管理过程中，应强调档案管理的安全性。由于档案具有可复制的特征，为预防档案资料外传，必须做好档案的保密工作。首先，按照国家的相关要求和标准，建造专门的档案室，区分档案人员办公室、档案存放库房。为了预防偷盗现象的出现，需要加固档案室的门窗。其次，安排专人开关档案室，禁止无关人员进入。最后，做好涉密档案资料的保管，采用合适措施预防档案泄露。因为重要的档案一旦泄露，就会危害国家利益和安全。此外，保证档案的存放时间，严格控制存放室的温湿度，以及归还、借阅流程。

3）加强管理人员的职业道德建设。管理人员是事业单位档案规范化管理的主要人员，此工作是否顺利、规范，取决于管理人员的素质和态度。首先，减少管理人员的调换，重视优秀人才的选拔，确保选拔的人员德才兼备，具有工作责任心。其次，加强管理人员的教育培训，帮助其树立正确的价值观。培养管理人员的信息化技能，注意向技术型人才转型。一方面，培养管理人员的安全意识，注重继续教育，提高其对档案规范化管理的重视度。另一方面，向管理人员介绍计算机知识，帮助其了解新型的技术和管理手段，促进档案管理向电子信息化转型。最后，给予管理人员一定的支持，比如，时刻和管理人员沟通，实行奖罚制度，让每位管理人员感受到来自领导的关心和关注，营造良好的工作氛围，提升档案管理水平。

4）加大行政单位档案管理数字化建设力度。在信息时代下，通过将计算机技术运用到行政单位档案管理中，能够利用数字化方式存储相应档案资料，有利于提高空间利用率，有效延长行政单位档案的存储时间，以免产生行政单位档案破坏问题。通过加大行政单位档案管理数字化建设力度，内部局域网可以实现网上查询，让获取行政单位档案的速度更为快速高效。在运用计算机采集和上传资料时，必须采取严谨细致的筛选工作，切实保障信息录入的准确性，在经过审查工作后，对档案材料进行分类归档。在将档案上传后，需要确保档案的准确性和保密性，开放性材料需设置可读，但不能下载及修改。另外，在开展行政单位档案管理时，要注重安全管理，设置高效防火墙，有效防御非法入侵，并定期更新病毒库，开展科学有效的数据库加密工作，及时备份重要信息，设置用户权限，推进行政单位档案数字化建设，为开展规范化管理做好准备。

4 结語

综上，对于行政单位来说，档案管理工作的规范化对行政单位各项工作的开展都产生着一定的影响，只有行政单位认识到档案规范化管理的重要性，并制定一系列的措施提升档案管理水平，才能够切实加快我国行政单位档案管理工作的规范化进程，提升档案资源的有效利用率，为行政单位在未来获得更好的发展提供相应的保障。

参考文献

[1]乔艳.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略的分析[J].山西农经，2017（14）.

[2]王春丽.浅谈当今经济环境下机关档案规范化管理存在的问题及对策[J].现代营销（经营版），2018（08）.