机关事业单位档案管理工作中存在的问题及对策探究

摘 要：档案工作作为机关事业单位一项重要的基础性管理工作，在推动机关事业单位发展方面发挥着关键性的作用。随着时代的进步，档案工作的管理理念、技术手段和物质条件都发生的了深刻的变革。但由于种种现实因素的制约，机关事业单位档案管理工作暴露出很多的问题，难以适应新时代的发展要求。鉴于此，笔者着重分析了当前机关事业单位档案管理工作中存在的问题，并对如何解决这些问题作了进一步的探究。

关键词：机关事业单位;档案管理;问题;对策

档案作为机关事业单位在日常管理过程中直接形成的具有保存价值的历史记录，对机关事业单位的各项工作都具有十分重要的意义，一方面，档案能够为工作人员的日常工作提供真实可靠的凭证依据，另一方面也能够为领导者做出正确决策提供切实有效的参考依据。从某种意义上来说，档案管理工作的质量在很大程度上直接影响到机关事业单位的工作效率和公众服务质量。因此，我们必须找到当前档案管理工作症结之所在，并针对性地给出解决的对策和建议，才能确保机关事业单位档案事业健康持续发展。

1 机关事业单位管理工作存在的问题

1.1 对档案管理工作的重视程度不够

从宏观层面来看，很多机关事业单位的工作重心完全偏向于更容易产生成绩的业务工作，或者和单位考核挂钩的行政工作;从微观层面来看，一方面，大部分机关事业单位的主要领导普遍认为档案管理只是简单的收集、整理、归卷、存档、移交等按部就班的工作，对其不重视;另一方面，机关事业单位档案管理员基本上都是兼职担任，他们往往身兼数职，分身乏术，难以专门开展档案管理工作。因此，档案管理工作在机关事业单位长期被边缘化，工作质量难以提升。

1.2 档案管理制度不健全

完善的档案管理制度是做好档案管理工作的前提条件，但是当前大多数机关事业单位的档案管理制度却不够健全，存在着各种各样的问题。比如档案管理制度不符合单位实际，管理制度照搬照抄现象严重，有的甚至一字不改的直接套用;档案管理制度内容陈旧落后，对于管理制度中过时的档案管理法规和条例等内容并没有及时更新修改;档案管理制度缺乏刚性的约束力，往往只对档案管理工作的流程、规则和标准做出了具体规定，但是对于管理人员的职责、分管领导的责任并未作出明确要求，没有建立追责问责机制。这些因素综合导致档案管理制度的基础性作用发挥受限，档案管理工作的效率较低。

1.3 管理人员从业素质不高

在很多机关事业单位中，档案管理工作由于不受重视，大都由老弱职工担任，有的小单位基本上只能兼任，同时档案管理人员的流动性也很大，这导致档案管理人员从业素质不高，主要表现三个方面：一是对档案工作重要性认知不足。管理人员没有深刻的理解档案管理工作背后的内涵和意义，对自身要求偏低，缺乏档案保密意识，管理档案随意性较大;二是档案管理专业能力不强。随着社会发展和技术进步，档案管理理念和技术手段也发生了巨大的变革，信息化程度越来越高，兼职管理员难以跟进学习并及时掌握专业技能。三是主动服务意识不高。大部分档案管理人员往往觉得只要及时把档案整理归档、确保档案安全就万事大吉，但对于档案价值的利用、档案价值的再实现和档案重要性的宣传等方面，缺乏主动作为的意识，档案利用率不高。

1.4 硬件设施配套不到位

档案管理工作的日益现代化对档案室配套的基础硬件设施水平提出了更高的要求，但是由于认识不足、空间有限、资金制约等因素的影响，很多机关事业单位档案室配套硬件设施往往不能及时到位。比如，部分机关事业单位的档案库房、阅档室并没有分开，档案的安全和保密工作在漏洞;档案室没有配备专门的防火、防潮、防虫等设施，导致档案出现发霉、虫蛀、磨损等现象。还有部分档案室的条件比较简陋，没有配备计算机、复印机、扫描仪等，档案信息无法实现数字化，严重阻碍了档案信息化建设发展进程，为档案管理工作增加了难度。

2 机关事业单位档案管理工作的对策

2.1 增强对档案管理工作重要性的认识

认识的高度决定行动的力度，增强对档案管理工作重要性的认识，笔者认为可以从以下几个方面着手：一是机关事业单位要强化党管档案的政治意识，坚持领导主抓的工作方向，才能保证档案管理各项工作顺利、有序、高效地推进。二是单位主要领导在充分认识到做好档案管理工作的现实意义的基础上，还要把档案管理工作纳入本单位重要议事日程，明确分管领导，并指定专人负责，把如何做好档案管理工作具体落到实处。三是开展档案管理重要意义的教育工作，组织全体干部职工认真学习《档案法》，通过了解档案管理工作的重要性，纠正认知偏差，增强自身档案法律意识，无形之中提升档案管理工作的整体地位。

2.2 建立完善的档案管理制度

科学完善的档案管理制度是机关事业单位档案管理工作质量提升的根本保证。一方面，机关事业单位要充分研究国家法律法规以及档案行政管理部门颁布的最新法规、条例，以此作为制定档案管理制度的重要依据。另一方面，机关事业单位通过整理查看，摸清楚本单位档案情况，在档案行政管理部门相关政策法规范围内，制定符合本单位实际情况的档案管理制度。此外，还要补充建立相关的档案管理工作机制，如档案管理工作岗位责任制、档案管理工作目标考核制、档案管理工作奖惩制和档案管理工作追责问责制等等。

2.3 提升档案管理人员素质

档案管理人员的工作能力和素质直接决定档案管理工作的效率。机关事业单位要重视档案管理人员的培养，定期组织工作人员进行培训，小单位可以外派档案管理人员参加档案行政管理部门组织的档案业务技能培训班。大单位则可以聘请理论基础扎实、管理经验丰富的专家讲师定期开展系统的档案管理专业培训班。有条件的地区可以开发档案管理人员线上业务知识培训课程和考试系统，让档案管理人员随时随地都可以接受档案业务知识的在职继续教育。在不断的学习过程中，管理人员业务技能得到有效提升，责任心逐渐增强，档案管理水平才能发生质的飞跃。

2.4 加大软硬件配置的投入力度

机关事业单位要进一步摆正自身位置，多方努力争取筹措资金，加大对档案室软硬件设施的投入力度，努力向現代化档案室的要求和标准靠齐。做到办公室、阅档室、档案库房三分开;配备组合式档案柜、档案密集架等保存档案的专业装具;配备去湿器、防火报警器、灭火器等保管和保护档案的专门设备;配备档案信息化建设所必需的计算机、扫描仪、复印机、移动硬盘、档案信息化管理软件等。优化完备的档案室软硬件设施，为机关事业单高效开展档案管理工作提供强有力的物质支撑。

3 结束语

综上所述，做好档案管理工作对于机关事业单位发挥主体作用，履行社会职能，具有极其重要的意义。但在档案管理工作现代化进程中，存在着各种各样的问题，这需要各单位依据自身实际情况及时作出调整，最大限度为档案管理工作创造文化、制度和物质条件，促进档案管理工作质量逐步提升，为机关事业单位在新时代谋求更好的发展提供相应保障。

参考文献

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[2]张丽.机关事业单位档案管理工作的“老难题”及“新对策”[J].兰台内外，2016（01）：68.

[3]周唯薇.新时期事业单位如何做好档案管理优化工作[J]兰台世界，2018（z2）.

作者简介

刘蓓（1988-），女，湖北五峰人，土家族，本科，档案助理馆员，主要从事档案管理及办公室工作。