浅谈新形势下项目档案管理的模式思考

何卉

摘 要：在信息化迅速发展的今天，檔案资源对每个单位的作用会越来越重要，贡献也越来越突出。工程档案管理将越来越受到重视。而基于项目管理的工程档案管理模式，试图提供一种工程档案管理与工程项目管理同步进行、互相支持、相互促进的新管理理念.

关键词：工程档案管理;项目管理;系统构建

1 工程档案、城建档案、基建档案

工程档案是工程竣工档案的简称，是以工程为对象，在从事工程建设活动中形成的各种形式的历史记录的产物。可见一方面工程档案形成的客体是工程，而不是其他建设，如工业建设中的设备安装、农业建设的农场与牧场、流通建设中的运输设备的购置等。虽然在国家经济发展计划中，工程通常列入基本建设中，但在城建档案中的城市规划建设的对象主要是工程，另一方面在以工程为对象的活动中，不仅能产生大量的科技生产文件，而且还能产生很多文书资料，这就决定了工程档案的多样性。

城建档案是以城市建设为对象，主要包括5个方面。：城市建设基础档案，城市规划档案，城市工程档案，城市建设管理档案，城建科研档案。

基本建设档案是各种建筑物，构筑物，地上地下管线等基本建设工程的规划、设计施工和使用、维修等活动中形成的科技档案。基本建设档案的基本特点是以工程项目成套。一个工程项目档案材料是一个有机联系的整体。基本建设档案主要包括：可行性研究，任务书设计基础材料工程设计含初步设计，技术设计，施工图设计工程施工工程监理工程竣工文件，财务器材管理文件。

综上所述，总体来讲工程档案的泛于范围都小于城建档案、基建档案的范畴。但是他又包括一些城建档案、基建档案的内容。总之笔者给工程答案所下的定义是。在工程项目的规划、设计、施工、竣工使用、维修过程中形成的具有保存备查的历史记录。

2 工程档案管理的现状及原因分析

随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化， 企业档案，尤其是工程档案管理工作面临新的巨大挑战，主要表现在以下几个方面：

2.1 文件收集不全，不符合成套性的要求

成套性是做好工程档案的基础。不完整、不成套的工程档案不能系统地、全面的反映工程状况。工程档案是否具有成套性，主要看其是否可以反映工程的结构安全和使用功能，是否达到设计要求，满足工程验收的需要。

工程文件、档案收集不全，主要表现在工程文件，档案分散在不同的施工单位的个人手中。由于工程的复杂性工程投资渠道呈现多元化施工单位也呈现出多元化。建设工程生产周期长。工序繁琐。施工档案数量大，专业性强。当工程竣工时，有的工程早已完成了几个月甚至一两年。这就出现了工程资料残缺脏乱、甚至杳无踪影也不为少见。若不及时收集工程技术师，工程师或临时档案保管员等人形成的保管资料。当他们工作完成开后。工程文件也会随之而去。等等这些不仅给建设单位施工单位带来不必要的麻烦和纠纷。更将对工程的质量，日后的维护改建扩建带来无数的烦恼。

2.2 工程文件档案管理机构不健全

工程建筑公司是一个职能分配交错的、内部多部门的企业。很多公司除了在总公司设立专门的档案管理办公室外，为了节省开支，很少在建筑工地地点设置工程文件，档案管理部门。即使有，也只不过是临时设立，既在具体实施一个项目建设时组建的一个部门，负责管理工程文件中形成的文件。但是临时性造成这样的一个问题：若工程文件档案管理人员是来自于本公司的，则部门和职能设置相对稳定。但若是非专职的档案管理员，则它们缺乏工程文件档案管理意识。若工程文件档案管理人员是临时聘用的。这样的人员更可能对工程文件的种类形成过程都不熟悉。也不会非常关心工程文件，档案收集与整理。这样如何保证改线文件和档案管理。

2.3 保管条件不能更好的实现对工程档案文件保管的要求

很多工程建筑公司不注重对工程文件档案的保管。除了少数几个单位有独立的档案资料室外，大多数单位没有正规的独立的档案保管室。有的甚至将档案保存在地下室。大量工程文件形成于施工阶段，并且分散于各个部门，有的部门由于没有足够的或剩余空间来保管工程文件。就将工程文件堆放在角落，散落在地上。有的工程文件跟随着文件的形成者，最后可能再也无法找到了。

3 优于传统科技档案管理的新模式——基于项目管理的工程档案管理模式

3.1 以项目管理为理念的工程文件档案管理

一方面，工程文件档案管理是项目管理的重要内容。使得工程文件档案管理以项目管理为发展方向成为可能。另一方面，项目管理是新时期的建筑公司管理模式。作为建筑公司重要管理工作之一的工程文件、档案管理以项目管理为发展方向是其必然的选择，项目管理是一项长期、艰巨的系统工程，必须从易到难有步骤的开展。当前许多公司的工程文件，档案管理已经具有良好的基础，特别是一些大型的工程，档案部门已经开始工程档案数据化建设，因此，项目管理可以从档案管理入手来逐步开展。工程文件、档案管理使这些公司最重要的信息资源。工程项目管理也应以工程档案管理为核心内容。因此若能加强对工程文件档案的监督管理，就可以利用工程文件档案加强对工程进度工程质量的管理与控制。

3.2 加强对工程文件档案管理的全过程控制

根据以上所述，加强对工程文件档案管理的全过程控制，具体来说，主要是做好工程文件、档案的及时收集、分类、归档工作，保证工程文件档案的成套性。笔者认为，工程前期，即在“编制计划任务书“至”安排年度任务计划“阶段形成的档案基本相同，在“施工”、“竣工”及以后的阶段中，工程档案的分类与工程性质紧密相连，若工程为单项工程形成的档案数量较少，直接按工程建设阶段分类即可，若工程为多项工程形成的档案数量多，而且种类复杂，则按照工程性质工程建设阶段进行分类。下面举一例作为示范。如某条高速公路的工程档案就可以按照公路工程项目建设的立项规范勘察设计，施工竣工使用维修等阶段进行分类。

多项工程的建设周期长，有的甚至需要幾年。例如建设学校工程中存在的多种性质的工程项目。包括教学楼，图书馆，科学馆，行政楼，会议，中心，食堂，宿舍，车站等。

3.3 加强对工程文件档案的质量控制

第一，严格按照各项标准规范做好工程文件档案的归档工作。关于工程文件档案管理方面的法律法规很多，但是在具体操作中会出现各种问题。笔者认为这就需要更加严格的工程文件，档案标准及规范并认真的贯彻执行。例如《湖北省城建建设档案管理规定的实施意见》中提出。报送工程档案应完整准确，系统符合归档要求。一般必须成套性报送工程项目立项审批档案。土地征用拆迁补偿档案、工程地质勘察档案、工程设计计算答案、工程竣工档案、竣工测量档案、工程建设照片底片档案、工程建设中形成的录音录像档案等。

第二，加强对工程文件档案信息资源开发利用的质量控制。工程档案信息资源的开发利用的工作要本着“谁管理谁开发”的原则，增强工程档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，充分发挥主观能动性，改变被动的服务方式，加强对各相关利益者利用的工程档案答案的过程进行跟踪服务，及时主动挖掘一线需求，领导决策需求中心工作方向有针对的主动的提供档案信息，负责将适当的工程文件档案在适当的时机提供给适当的工程建设业务活动，要重视开发档案信息资源，编写不同种类的工程信息产品，这也正体现了项目管理的目的，满足甚至超越相关利益者要求和期望。

4 基于项目管理的工程档案管理系统的构建

原封不动的沿用手工环境中的文件管理秩序，好比是用骑自行车的技巧来驾驱汽车显得力不从心和不合时宜，而基于项目管理的工程档案管理系统的构建正是适应新时代的必然选择。

工程档案管理系统的介绍。目前我国公路建设项目工程档案资料的管理，大部分仍采用传统的手工管理模式，不利于公路建设项目管理的电子化与信息化。长沙华科工程系统信息技术公司在长期实践的基础上，在国内率先自主研发了。公路工程图文与资料管理系统。该系统所管理的图文资料覆盖了从公路建设项目规划、立项、可行性分析、涉及到项目建设施工、竣工验收、运行、养护维护的整个过程。较好的适应了公路工程档案管理的需求。系统作为公路建设项目图文资料的数据仓库。即使常规图文资料或计划进度、试验检测质量评定等方面，图文资料的入口。又是常规资料查询，工程实体对象资料查询。工程竣工文档等方面，图文资料的出口。

特点：标准化工程文档分类，用户可以根据实际需求对系统缺省提供的工程档案分类进行自定义定制。抽屉式文件管理。文件操作直接面向文件对象形象直观。支持word Excel的。等70多种格式文件的预览。自动识别文件的编辑更新。并根据用户的需求更新数据库。直接按文件名称，日期，类型，来源，账号等多种条件组合，快速的检索和查找图文的资料。系统中文件与工程实体的类型刚好直接对应。支持直接对工程实体进行文档，增加删除与检索汇总操作。支持各级管理机构之间图文数据包的交换与导入、导出。支持日期密码设定。支持覆盖与更新选择。支持按竣工文件整理的需求自动生成满足竣工文件格式的电子文档。支持直接生成常规施工监理表格与其他文件资料模板。对部分文件在生成时还具有计算与分析汇总工人等等。

通过以上例子可以看出基于项目管理的工程档案管理模式是可以实现的，建立了将工程档案管理与工程项目管理融为一体的网络管理系统。它不再是简单的将工程文件档案管理看成是对工程项目建设， 业务管理，活动副产品的管理。而是将对工程文件档案管理进行统一的，高效的科学的管理。

5 加强企业档案工作者档案意识，与时俱进与工程管理并行的档案管理新模式

在信息化迅速发展的今天。我相信档案资源对每个单位的作用会越来越重要，贡献也越来越突出。随着市场经济和建筑业的发展，工程档案管理将越来越受到重视。而基于项目管理的工程档案管理模式，试图提供一种工程档案管理与工程项目管理同步进行、互相支持、相互促进的新管理理念。这就对我们项目档案管理员提高更高的技术要求，工程文件、档案管理人员要抓住机遇变被动为主动，这也是工程档案管理工作的根本出路。其关键在于通过变革自己的思想观念。服务方式和内容来适应时代的发展。也就是说。当时代改变，我们必须通过改革来谋求生存。否则如果档案事业仍处于沉浸于昨日的世界里，让企业档案人员的职业将烟消云散。因此工程文件档案人员必须在熟悉自己档案管理知识的领域，更加扩宽自己的知识储备量，了解工程管理模式，与工程管理模式同步管理工程档案。积极的挖掘工程档案信息。主动为领导决策提供参考资料。从档案实体控制更多的像智能控制。甚至要为领导提出具有决策性的可行性方案。让工程档案更好发挥自己的作用，更好的服务于为企业、国家。

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