煤矿企业档案管理工作的发展与思考

赵书金

摘 要：伴随着煤矿企业的飞速发展，无论是企业领导，还是我们档案部门的工作人员，都已意识到煤矿企业的发展离不开档案工作，就像我们的经济协调发展离不开煤矿企业一样。档案管理是企业发展的重要保障，一个企业的决策要依据各种资料，数据，信息等，没有档案管理，资料管理，数字管理，信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会，求得发展，新时期，如何做好煤矿企业的档案管理工作，是信息化社会下不得不思考的问题。

关键词：信息化;档案管理;煤矿企业

煤矿企业作为国民经济中的重要元素，是不可低估的经济主体之一。在社会规范化，法制化不断强化的同时，档案作为现代企业信息工作的重要组成部分，发挥着越来越重要的作用。因此，煤矿企业档案工作的发展，一定要适应现在企业经济发展的需要，结合信息化，科学化管理的新模式，注重质量和效益，成为企业的保管中心，信息中心，展览中心和文化中心，这样才有可能使我们的档案工作有新的突破和发展。

1 解放思想，更新观念

首先我们要在观念上解放思想，只要是符合经济建设，符合煤矿企业发展，为企业的各项工作提供全方位服务的，就肯定会得到各级领导和企业本身有关领导的大力支持的。把原来的纯档案工作指导转变到把档案工作作为一项和企业各项工作相关联的系统工程来做，同时还要正确认识煤矿企业档案作为国家档案资源的重要组成部分在经济发展中的重要性。因此，我们档案部门要在煤矿企业档案工作发挥其引导作用，达到相互的共识：1）档案资料记录了企业的发展史;2）档案是解决企业生产，经营活动中的纠纷，维护煤矿企业合法权益的凭证和依据;3）无论是生产，经营还是各项管理活动越来越离不开档案。有了这样的认识，煤矿企业各级领导都会把管好档案作为关系到企业自身生存发展的大事，一定会给予足够的重视。大多数煤矿企业的不断发展，都积累了很多的档案资料，并与日俱增，这些都是企业急需要理顺的问题。因此作为一名档案管理工作人员在推进煤矿企业档案工作方面要有一些深层次的探索和思考。

2 立足实际，创新模式，依托信息化平台，走出一条煤矿企业特色的档案管理现代化道路

煤矿企业的档案工作一定要与时俱进，不断创新，要围绕企业发展的客观需求，建立档案发展的新模式。企业档案要不断地寻求与企业发展相吻合的结合点，使其真正围绕本企业的生产，经营活动，提高企业经济效益这个中心有效运转，促使企业发展。随着档案工作由保管型向管理型和开发型转变的过程中，企业档案的重心将逐步转移到从企业自身的特点上来。因此，要不断开发档案信息资源，满足对档案信息不同层次的需求，增强服务效果。企业的档案室。不仅是履行保管的职责，还将成为企业发展服务的保管中心，信息中心，展览中心和文化中心，这样才有可能使我们的档案工作有新的突破和发展。

作为现阶段的煤矿企业，应该突破国营企业长期形成的旧习惯，旧框框的束缚，完全以全新的理念去建立一种在现代企业制度框架之下的新型企业档案管理模式。为此，我们档案工作者要配合煤矿企业有所作为，用新时代角度去思考档案工作的发展空间。

1）档案管理体制创新。管理体制上要注重精简，高效，合理设置，保证所有的重要档案信息资料都必须在统一的系统监控之下，既要灵活高效，又要统一协调，这样才有利于档案的管理和利用，有利于企业的快速发展。要有一整套提高全员档案意识的教育体系，包括人力资源等方面都要互相结合，达到综合素质的同步提高。在此基础上，根据信息化管理的新模式，尽快建设集采集，整理，检索利用为一体的电子信息档案室，对各种电子信息及时整理，归档，保存和利用，彻底解决由于电子信息无序管理带来的查询利用不便等问题，尽快实现历史文件资料，档案的数字化，建设一个建立在网络上实现文件，档案信息共享的电子信息档案室。从而实施对企业文件，档案统一标准，统一规范，确保档案完整齐全地积累，形成信息资源，建立知识管理工程。新体系的建设应基于计算机，网络技术为指导，大致可分二个或三个层次：第一层次：总部（中枢管理层）：档案工作领导小组，档案鉴定小组，综合档案馆（室）;第二层次：下属企业档案工作领导小组，档案鉴定小组，综合档案室，档案工作网络;第三层次：职能部门，兼职档案人员网络。

2）拓展组织功能。目前，煤矿企业的档案工作基本上是由办公室负责管理的，只是一些初级的文件流转和储存，因此要拓展他的组织功能，把档案室发展成永久保存各类载体档案和史料实体及各类在线的档案目录的保管基地和档案史料的查阅利用中心。

3）规范主要内容。档案工作的主要内容可根据档案工作流程来规范档案管理体系的建设。主要的工作流程是：收集鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。（1）收集：根据企业的档案归档范围，采用多种方法收集企业各种门类，各种载体档案。还要重视采集现行的电子文件，尤其是个人手中的电子文档;及时收集能反映企业发展过程中的历史资料，各类文字，图表及照片等。（2）鉴定：对收集来的文件材料进行价值鉴定，确定归档的文件，鉴定文件一定要遵循本企业的特性，根据企业的发展思路和目标及企业发展史的需要，还要把这些积累起来的档案资料放在历史的大背景下进行衡量和鉴定，确保企业保管的档案具有经济价值，社会价值和历史价值。（3）整理：对归档的文件材料要根据各类档案的特点进行档案整理。编目，检索：根据企业自身的特点进行检索，将整理好的案卷按要求编制归档文件目录，总目录，分类目录，专题目录等等。在编目中就可围绕本企业的重点工作和中心工作来编制一些专题目录，编目后不要只是放在档案室里等待利用者来查阅，要主动地把编制好的目录放入网上或送到有关人员手里，为企业的各项工作提供服务，使档案的利用和检索成为企业基础工作中一个必不可少的途径。（4）编研：根据工作需求定期或不定期对贮存信息进行选题，选材，编纂，分析等各种加工处理，如：企业年鉴，新技术应用汇编，营销分析，人才开发库等，编研的材料要紧贴企业发展的主题，不要以传统的思维按老套套编一些利用率很低的材料。当然档案管理方面的工作有很多，这就需要我们档案工作人员开动脑筋去创新和提高。只有在这几个环节中创新我们的工作思维，方法，才能真正体现档案工作价值，有了价值，就会有地位.

3 对煤矿企业档案管理的几点建议

根据煤矿企业的体制及发展的前景，煤矿企业的档案管理也将伴随着企业的发展而发展，发展的空间也将随着企业的发展越走越远，越走越宽。我想针对以后煤矿企业管理工作提出以下几点建议：

1）完善激励机制、切实加强对档案管理工作的领导。煤矿企业档案管理工作是企业的宝贵财富和不可再生的信息资源，有关部门和企业领导人要高度重视企业档案工作，明确管理机构及具体负责人，认真制定和实施档案管理方案，确保档案得到妥善处置，严防档案丢失和损坏。各煤矿企业完善激励机制，建立档案工作管理目标责任制，将档案工作纳入本单位规划，定期对各科室档案工作进行评比和总结，结果作为年底表彰的依据，对工作突出的部门和个人给予一定的物质奖励，对不适应档案工作的人员及时进行调整，极大激发档案人员的爱岗敬业精神，从根本上保证了煤矿企业档案人员的稳定性

2）加強业务培训。目前很多煤矿企业都出现档案人员的新手较多、热情高、素质低等状况，因此建议加强对煤矿企业档案人员的专业知识和操作技能进行轮流培训，把一些值得研究的课题带到会议上进行讨论，同时还要加强对电子档案管理的培训，从归档文件整理规则、归档文件的分类、整理方法、电子档案的保管、利用、鉴定等各个方面有针对性地开展培训，以提升档案人员的业务能力，保障煤矿企业档案管理工作顺利进行。

3）充分利用档案资源，提高档案的利用率。煤矿企业是国民经济的支柱，搞好煤矿企业档案工作的改革和发展是关系到企业今后发展的基础保障。因此必须让档案工作从幕后走向前台，档案工作要创新，就必须不断扩大服务领域，适应企业发展需求，提高档案工作的科技含量，强化服务手段，把技术改造、科技攻关、成果利用作为煤矿档案工作的重点，为企业创造更多的经济效益并为信息资源的开发提供更有力的技术保障，使企业档案均衡协调健康发展。

参考文献

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[2]侯贵青.如何做好煤炭企业档案工作[J].魅力中国，2010（3）.

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