论如何做好煤矿建设项目档案管理工作

2019-12-13 07:22杨义伟
卷宗 2019年32期

摘 要:本文主要介绍了煤矿建设工程当中的项目档案管理方案,从煤矿建设项目档案管理的具体内涵入手,依照现阶段煤矿管理过程当中存在的各种问题,提出能够促进煤矿建设管理的各种方案,促进我国煤矿建设项目档案管理工作的提升。

关键词:煤矿建设管理工作;项目档案管理;工作方案

宣传建设项目档案对于提升煤矿建设项目管理工作具有重要的意义,能够有效的加强工作当中各个级别人员的重视程度。思考煤矿建设项目的管理工作能够有效的在项目管理的各个环节上安排好具体的工作方案,促进我国煤矿建设项目档案管理作用的提升。

1 煤矿建设项目管理概述

煤矿建设项目档案管理工作指的是在工作当中通过对煤矿建设的各种文件资料进行搜集和整理,以文件为单位将项目档案管理进行保存,在项目管理当中的方案提出、项目确立、项目审批的各个环节当中形成的多种文件资料信息进行分类整理和保存。一般来说,在煤矿建设项目管理过程当中形成的资料信息主要有文字、图表、音视频文件、图纸等,通过将施工文件、监理文件、竣工文件进行保存,能够有效的确立整个项目建设管理环节的完善性。施工文件主要是施工单位在施工的过程当中形成的各种资料,一般可以包括开工审计文件、工作报告、施工方案、设计图纸等。监理文件主要是在监督过程当中形成的各种资料性的文件,例如建立纲要、技术规划、监理方案、活动记录、监理日志、抽检记录等。竣工文件主要可以包括工程验收结果报告、质量验收、环保验收、档案验收等。

2 煤炭档案管理工作的具体方案

1)提升工作人员的思想认识。在煤炭管理工作当中应当首先树立起工作人员的工作态度,培养技术人员的工作技术,让其认识到项目管理工作的重要性,依照一定的技术标准来收集相关的资料,整理好不同的项目档案,并对此进行汇总。技术人员应当先做好项目档案的验收工作,对于项目档案工作质量进行严格的把控,如果项目档案验收不合格就要严格的依照相关的技术标准进行退回,直到修改完成之后能够准确的指导相关的建设工作才可以给予收录。档案管理验收工作当中涉及多个工作环节,反映了多個工作环节当中的动态变化和发展,对于中间的每一个环节都对建设单位的发展有着十分重要的意义。其次,为了有效的加强项目管理当中的技术工作,提升工作人员的工作意识,就要首先对工作人员展开思想培训,定期进行思想指导以及思想考核,确保工作人员在工作当中的态度认真,能够严格的按照相关的技术标准来开展各项工作,确保工作的质量。另外,在工作当中应当加强对于每一个工作环节的把控,加强项目管理工作,定期对工作人员的工作进行审核,安排专业的技术负责人员对资料的收集、整理、管理等工作进行检查。同时,应当正确的认识到项目管理工作与工程时间之间的联系,工程开展的时间越长,工程难度越大,所要整理的文件信息越为复杂,在工程管理当中应当明确各个环节的工作质量,做好细节监督管理,提升工作人员的工作意识。

2)建立健全工作制度。完善的工作制度能够有效的确保档案管理的质量,建立健全项目管理工作当中的各项规章制度能够有效的明确各个岗位当中的工作责任,确立好工作人员的工作范围,确保工作质量。在工作制度当中首先应当确保工作人员的工作态度端正,明确不同岗位当中的人员责任,实行考核与奖励制度,完善惩罚措施,将人员的考核制度与档案管理的工作效果进行挂钩。工作人员应当将档案管理工作与年度工作计划进行相互融合,建立起长期的工作制度规划。在进行制度管理的过程中结合建筑工程的实际发展状况制定切合实际的制度标准,对建筑实地进行工作考察,对现阶段的工作制度条款进行审核,与实际配合不到位之处应当及时的进行更正,确保工作制度与实际工作状况能够相互配合。制度管理可以进行分层次建设,在工作当中将各个工作环节进行同步设定,首先明确下达工作计划、分配工作任务、文件归档的具体要求,之后认真的检查各个环节的工作质量能够与工作目标进行相互配合,对于评定的结果应当同步进行验收,鉴定相关技术资料,最后应当对项目总结以及项目文件的材料及时做好归类,确保工作制度规范与档案收集工作的顺利开展。

3)做好前期介入管控工作。对于项目资料的管理首先应当对项目的源头进行把控,做好对于前期的介入把控工作。在工程建设之前应当首先将文件材料进行深入的整理,确定好文件收集的范围以及搜集的各项内容,做好项目档案管理各项要求的制定工作,整理好工程建设单位的具体交底资料。在实际工作开展的过程当中工作量较大,工作任务较为繁忙,各项资料的整理较为琐碎,在整理的过程当中应当安排具体的人员进行项目监督,避免在工作的过程当中出现应付工作的现象。定期对工作的质量进行检查,及时的做好专业知识的技术培训,提升对于工作管理的认识,确保好前期工作当中工作人员的思想意识。档案管理部门应当及早地进行跟踪管理,做好前期的介入工作,对工作人员进行定期地培训与技术指导,对于项目管理过程当中各项资料应当定期进行考核与审查

4)明确合同管理工作。在进行档案管理工作的过程当中应当对各项文件资料进行收集整理,将文件当中的相关资料列入到合同管理的条款当中。首先应当对建设管理工作当中的各项资料进行定期的搜集和整理,将相关的资料进行完善,补全资料当中的各个条款,完善好项目档案。对于建筑工程当中的大型的项目共层,所涉及的工作单位、工作文件较多,相关的文件信息较为复杂,建设单位在整理的过程当中的任务量较大,工作质量难以确保。在建筑工程招标合同的建设当中应当及时的对各项信息资料进行注明,明确好建设环节当中的各项规定,在参与合同建设的过程当中应当及时的规定项目的开展质量和交工的具体时间。在合同拟定时应当及时的落实工作的责任制,明确合同双方的具体责任,与规定偏离较大的工程项目应当及时的督促其进行改正,并及时的落实相关责任,做到档案管理与工程的建设工作同步开展,对整个工作流程展开监督管理。在项目达到了具体的标准之后应当及时的进行验收和审查,做好移交手续的办理工作。对于合同当中的细节部分应当及时的做好设计,确定双方对于细节部分无异议,以免未来的工作当中发生争议。

5)注重多种类信息资料的收集。信息资料整理的基础是进行多种类的信息资料的收集,一方面应当对实地进行信息考察,将纸质化的资料档案进行整理与加工,另一方面应当做好对于电子资料的整理与把控,将所有的资料统一进行上交。纸质化的信息资料能够较为详细的体现数据资料,电子化的技术资料能够有效的确保现代工程当中的数据资料的整理的效率,确保资料信息的保密性与安全性。因此,在工作当中应当建立好相关的技术平台,为电子档案进行信息化的管理,做好数字管理的基础性工作。工作人员应当注重对于各项电子素材的搜集,通过照片、音视频等搜集好相关的技术资料,在后期的工作当中进行统一把控。

3 结语

综上所述,在建筑工程项目进行管理的过程当中应当从项目的设计、施工、竣工等各个方面进行技术管理,确定好各个环节当中信息资料的收集与整理,强化对于工作人员的工作意识培养,强化工作管理过程,明确好工程当中各项规章制度的制定,利用多方面的手段来做好档案管理工作,促进我国建筑工程管理质量的提升。

参考文献

[1]史宏珍.煤矿建设项目档案管理工作的难点与对策[J].办公室业务.2018,305(24):142.

[2]王艳晋.煤矿企业档案管理工作现状与应对途径分析[J].知识经济.2017(9):124-124.

[3]张小红.新形势下的煤矿企业档案管理工作探讨[J].办公室业务.2017(8):135-135.

作者简介

杨义伟(1982-),男,山西大同人,汉族,2013毕业于中共山西省委党校经济管理专业,助理馆员,从事现在大同煤矿集团马道头煤业公司档案科工作。