高校档案信息资源数字化建设研究

程蒙

[摘    要] 档案信息资源数字化是随着计算机网络技术、数据库技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是档案资源长期保存和高效利用的必然要求。高校档案数字化建设工作作为高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是高校档案信息化建设的重要内容，是档案信息资源共享的基础。本文阐述了高校档案信息资源数字化建设的必然性及重要意义，介绍了高校档案信息资源数字化建设的内涵及具体内容，并基于高校档案数字化工作现状深入分析了高校档案数字化建设面临的关键问题，并提出应对策略，以期引起更多共鸣，促进档案数字化建设稳步向好发展。

[关键词] 高校;档案;数字化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 073

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）21- 0184- 02

0      引    言

随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理档案方式应运而生，手工的档案管理已不能适应社会的发展以及用户的需求，档案存储数字化、信息传递网络化已是档案工作发展的必然趋势。高校档案记录着学校办学历程与其发展轨迹，是传承和发扬学校文化的重要载体，在学校文化底蕴积累和办学特色形成过程中发挥着极为重要的作用。近年来，随着学校办学规模不断扩大和各项改革的不断深入，档案数量逐年递增，传统的档案管理模式弊端日益凸显，加快高校档案信息资源数字化建设已成为高校档案工作的重中之重。

1      高校档案信息资源数字化建设的必然性及重要意义

从档案管理层面讲，高校档案数字化建设是加强档案现代化管理的必然结果。传统管理模式下，档案载体形式多以纸张为主，纸质档案占据了大量的空间，需要特殊的保管环境，每一次调阅利用和统计都需要档案管理员翻看目录再到档案库房一件件提调档案，给档案原件造成损害，缩短其使用寿命，在归还入库时又要逐件、逐页地清点档案，整个借阅手续非常烦琐。档案进行数字化管理后，不仅保护了档案原件，节省了保管设备和人员方面开支，提高了档案查询检索速度，而且有利于档案统计和编研工作，对促进高校档案现代化管理有着重要意义。

从高校层面讲，高校档案数字化建设是学校发展的迫切要求。当今是信息化时代，在办公自动化、信息传输网络化日益普及的情况下，社会上很多单位已经实行了无纸办公和网络传送，再加上教育行业的迅猛发展，高校产生的电子文件越来越多，在这些背景下，高校传统载体档案不数字化，电子文件不实现网络归档、远程利用，根本无法与其他单位对接，无法融入社会。而高校档案数字化可以将各单位、各部门不同载体的档案信息以数字化标准统一的形式保存， 实现档案信息资源的飞速传播与便捷利用共享，促进高校更好、更快发展。

2      高校档案信息资源数字化建设的内涵及具体内容

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案信息资源数字化是高校档案管理部门以计算机为核心技术，利用数据采集、存储、传输和读取技术等，对各类档案以数字化形式进行全程管理的现代化管理模式。它作为高校档案信息化建设的基础性工程，不仅是实体档案向数字档案的转化过程，而且更重要的是档案管理手段、管理技术、管理方式和管理理念的全方位变革。

在实体文件和电子文件并行的背景下，高校档案信息资源数字化建设的具体内容包括以下三个方面：

（1）馆藏档案的数字化。馆藏档案数字化即存量档案数字化，就是指应用多媒体技术、数据库技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质的档案转化为计算机可识别的二进制代码形式， 全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有高校馆藏档案信息向数字化转化的过程，这是高校档案信息资源数字化建设的重要基础工作。其基本环节主要包括：档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库等。

（2）做好以电子文件为主的各种数字化档案材料的收集工作。随着办公自动化的普及，高校各部门产生了大量的电子文件，网络归档成为必然趋势。学校各部门直接将在工作过程中形成的电子文件通过网络移交给档案馆（室），这些电子文件就成为高校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。

（3）建立数字化档案数据库。档案数据库实质就是数字化档案的集成管理系统，主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。对高校而言，建立数字化档案数据库就是利用网络版高校档案管理软件，通过最优的“互联网+档案”方式为学校师生提供多种便捷服务，实现档案信息共享。

3      高校档案信息资源数字化建设存在的問题

从高校档案数字化建设现状可以看出，因各种主客观因素限制，绝大多数高校库藏档案数字化程度低，电子文件收集不全、管理不规范，档案管理软件配置仍停留在单机版档案管理软件阶段，档案数字化建设进程缓慢。究其原因，高校档案数字化建设主要存在以下问题需要解决。

3.1   档案数字化建设的意识相对淡薄

由于档案工作的滞后性，高校对档案工作一直以来都重视不够，高校的很多资金一般都会投放在科研以及教学工作上面，相比较而言，高校档案管理方面的资金投入非常不足，用于高校档案数字化的资金就更少，致使档案数字化建设开展艰难。而且开展档案数字化工作不仅仅只是学校档案管理部门的工作，它需要各个立卷部门重视起档案工作，配合档案管理部门做好档案数字化，各立卷部门执行力低也是阻碍档案数字化建设进程的重要原因。目前，虽然各省档案局和教育厅已将档案数字化、档案信息化纳入学校档案工作年度考核之中，但因缺少统一的监管机构后续监督整改，致使高校虽意识到数字化建设方面需要加强，但因为缺乏上级机关指导，致使整改效果不理想，各高校档案数字化建设水平参差不齐。无论是领导不够重视、资金投入不足，立卷部门不配合，执行力低还是上级机关监管不到位，这些都源于档案数字化建设意识相对淡薄。

3.2   档案数字化建设缺乏整体布局和科学规划

有些高校已经实施了档案信息数字化工作， 但数字化过程缺乏科学的规划与论证， 陷入了一种盲目跟风现象，以数字化了多少卷为目标， 并没有从整体上去科学规划， 导致数字化过程中出现很多问题， 使数字化建设投入大、成效小、利用率低，档案数字化未能有效地转为信息化。这主要表现在：高校没有把档案信息数字化建设纳入数字化校园建设中，没有从全校角度做好数字化工作，致使购买的档案管理系统平台不能实现和学校OA系统以及其他系统相连接;整个数字化建设方案缺乏调研和专家论证，管理制度不完善，工作流程控制不夠，数字化相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字化著录标准以及全文数据库标准等没有按照统一的规范去要求，安全管理规范方面考虑不周;而且目前大部分高校仅仅关注馆藏档案数字化，忽视电子文件的收集管理，导致很多重复劳动。

3.3   档案人才紧缺，综合素质有待提高

馆藏档案数字化工作、电子文件收集管理、建立档案数据库都对学校档案人员队伍提出了更高的要求，即档案数字化建设需要专业的档案人才、技术人才、管理人才。从档案数字化建设现状可看出，大多数高校档案机构的专职人员数量维持在1-5人，且管理型、专业型、技术型人员结构设置不合理，各高校的兼职档案员缺乏档案管理专业的专门培训， 缺乏档案管理及档案数字化建设的基本理论、基本知识、基本技能， 档案专业人员继续教育乏力，直接制约着档案数字化建设进程。

4      高校档案信息资源数字化建设的策略

4.1   加强高校档案数字化重要性的思想认识

高校领导应该充分认识到高校档案是一种具有特殊价值的信息资源，它对社会经济发展和教育事业具有重要的、不可替代的作用。高校领导层应予足够重视，把档案数字化列入工作计划，加大人力、财力、物力的投入，满足档案数字化建设所需经费，加强数字化硬件和软件设施建设，把档案数字化建设列入各部门目标管理绩效考核内容之一，为档案部门提供良好的工作条件，支持高校档案数字化建设的开展。各省教育厅和档案局要加强对高校档案管理工作的指导和监管的力度，制定针对高校统一的数字化建设标准和规范并要求高校执行到位。

4.2   因校制宜，科学规划档案数字化建设

档案数字化建设绝不仅仅只是把纸质档案转化为电子文件这么简单，它涉及档案数字化管理方方面面。做好档案数字化建设要整体规划，循序渐进，持续进行。整体规划要统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、档案内容、档案和数据安全、备份载体、数据管理、安全措施等各个方面，要在数字化校园建设背景下作出统筹安排，不能锣齐鼓不齐，顾此而失彼。循序渐进，就是分层次、分阶段、分步骤进行，优先对利用率最高或可以先开放的那部分档案进行数字化管理，然后再数字化其他档案。持续进行，就是要构建档案数字化建设的长久机制，馆藏档案数字化和电子档案收集要双管齐下，避免重复建设。

4.3   提升档案工作人员的整体素质及能力

档案数字化建设是融合新技术、新知识、新型人才的一项复杂的系统工程，人才队伍建设是高校档案数字化建设成功与否的关键。档案数字化建设必将改变传统的手工管理和查询等被动服务方式，依靠新的信息技术、网络技术、新媒体技术，主动向师生提供档案利用服务，整个过程都要求有一支高素质的档案数字化人才。高校档案机构可通过开展继续教育、专业讲座、学术交流会及多形式的技术培训班，提高专职档案人员和兼职档案人员的整体素质，培养一批复合型的管理人才，满足档案数字化建设的需要。

主要参考文献

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