魏荣：企业档案信息化建设的问题与对策

摘 要：一般来说，企业的档案和企业的日常生产以及经营等各方面的活动，是有一定关系的，随着我国信息技术不断的迈进，企业的档案建设逐渐具有了信息化的优势，也成为了一种不可避免的趋势，企业的信息化的整体水准，也是企业的管理水平的表现，基于此。本文主要讨论了企业档案的进行信息化建设的过程当中和产生的一些问题，并给予了一些对策。

关键词：企业;档案管理;信息化建设;问题与对策

档案管理的信息化主要指的是根据我国相关法律法规，使用先进的计算机网络技术，把企业的档案进行整体的收集以及整理和保存，在使用的时候能够更加高效，也可以建立相关的共享平台，让企业档案能够获得更多的价值。

1 档案信息化建设的一些缺陷

1.1 缺乏相应的制度

在进行档案信息化管理的过程当中，虽然也会有相关的规定，但是仍然没有一个系统的制度，因此在实施的过程当中仍然存在很多的缺陷，这也让档案的信息化管理出现了不少的阻碍。首先就是不同地区之间的管理部门，其中存在着很大的差别，同时在资料管理的时候也有很多行政方面的问题，这都很容易使得档案信息化管理制度存在很多的混乱。

1.2 资料保存问题

目前大部分企业的档案都是有纸张或者是磁盘，优盘等记录的，对于纸张资料来说，保存起来相对而言难度是比较大的。时间长了纸张会变质也会发黄，使得文字出现模糊的状态，信息很容易缺损。同时目前我国的很多企业在档案信息化保存的时候设备比较落后，经常会存在保存的设备出现损坏以及保存工具不符合标准的情况，有些将档案信息化的优盘等直接放在盒子或者柜子里，不进行防火以及防潮等工作，无论是保密还是安全方面，完全没有按照标准规格进行保障。

1.3 管理人员素质偏低

我国一些保管档案的工作人员，其并没有受过专业的训练，因此不具备专业的综合素质，文化水平不高，也没有先进的管理理念，相对而言也没有专业的管理知识，因此很容易出现能力不足的情况，这就会使得档案信息化在管理的过程当中效率偏低，而且在工作交接的时候也很容易出现偏差，使得管理工作出现阻碍。很多领导团队，在档案信息化管理的时候也存在很大的误区，并不重视档案的信息化管理，觉得这与企业的效益没有很大关系，所以对其投入也并不够重视，无论是领导还是工作人员工作积极性都不高，因此管理的效率就会无法标准。

2 档案信息化管理的注意事项

2.1 制定严格的制度进行管理

首先需要制定的就是对档案进行信息化的采集和保存的相关制度，之后就是要将档案通过信息化的整理来严格的归档，然后要构建有关档案信息化的管理部门进行专业的监管，使的权利和责任都能够相互分明，让档案信息化在管理的过程当中能够依据相关制度可以进行。

2.2 投入资金提升设备的质量

企业需要不断地投入更多的资金，让资料保存的相关设备及设施能够符合目前更加先进的标准，首先就需要结合企业实际情况，再进行一定的规划，使资料能够成套的进行保存，同时相关设备也要更加先进，以此来使得资料在保存的过程当中不会受到损坏。

2.3 工作方法的优化

首先要做的就是要让档案信息化无论是收集还是分类以及使用的方法，都能够更加符合目前的标准，同时要让资料管理的时候能更加具有条理性，提高信息化的建设，使用先进的网络等不同的多媒体环境，让繁琐的档案工作能够在先进互联网的使用下变得更加简洁，让档案管理人员能够在工作的时候更加轻松。而档案管理信息化其主要过程，就是要让工作人员能够更充分的使用先进的信息化系统，也就是说企业当中的工作人员需要具备先进的知识，并且对于管理要有一定的理念的提升，只有这样才能让信息化不再受到更多的阻碍。企业需要选拔信息化的人才，要让员工了解信息化对于业务的支持作用，同时也要不断地培训理论，使得员工能够在进行档案信息化的过程当中提高信息素养，也要让相关工作人员对于个性化管理更加重视，要提升宣传工作，举办一些专家讲座，或者是利用网络会议等，让工作人员能够了解信息化的重要性。

2.4 提高档案管理的基础工作

首先要成立更加专业的部门来进行档案管理，给予这个部门更多的权限和资源，能够选拔更多的人才，组织管理小组，同时也要进行相应的奖惩机制，使得档案管理小组能够发挥其实际价值。对于人力资源工作也要重视起来，要让核心小组及人员能够更加稳定，同时也要让信息化的项目和本职工作之间的关系更加密切，使工作人员的工作效率更高，同时也要重视工作人员的协调性。

2.5 数据库的设计

数据库是否完整对于之后的信息化建设是有很大影响的，企业档案信息库的建设必须要重视起来，尤其是对于数据库的设计，需要确定数据库更加完整，要对建设任务有一定的目标，也要了解数据的具体收集方法和使用方法。创建更多的数据结构，并且要建立相应的图表，确定每一个信息之间都有一定的逻辑。同时也要让业务和数据之间相符合。之后也要对于数据库中的数据的完整度进行审查确定，数据库在确定完整的同时也能够符合相关标准，能够更加精确，只有确定数据库更加完整，才能够让当中的数据获得更多的保障。

3 结束语

综上所述，企业在进行档案信息化建设的过程当中仍然存在着很多的问题，随着我国科技的不断增加，企业的档案信息化建设成为了企业发展的一个重大的机遇，当然也面临着很多的挑战，大部分企业在进行档案保管的过程当中，缺乏相应的制度，同时无论是企业的领导层还是工作人员，对于企业的档案新化保管都并不那么重视，也缺乏相应的专业素养来迎接这样的机遇，因此企业必须要选拔相应的人才，同时也要制定更加严格的制度，对于档案信息化的建设真正的重视起来，投入更多的资金来让企业在进行档案信息化建设的时候，无论是设备还是系统都能够符合目前更加先进的标准。对于档案管理的基础性工作也要重视起来，对于数据库的设计更加精确，只有这样才能够真正的让企业在档案新化建设的过程当中获得更多的发展。

参考文献

[1]張中宇.“互联网+”背景下企业档案安全体系的建设[J].企业档案，2019（07）：15-16.

[2]潘绮绮.“互联网+”时代优化档案信息资源共享服务的路径[J].城建档案，2019（07）：36-37.

作者简介

魏荣，本科，学士学位，档案馆员（中级）。