档案管理归档整理操作方法和技巧探析

龚秀容

摘 要：档案管理对于事业单位的稳定发展、人力资源管理等方面均有着极为重要的作用。唯有通过科学合理的操作方法以及技巧，才能保障档案的有效性，从而发挥其真正价值。本文将着重针对档案管理归档整理操作方法以及技巧进行探讨，以期望能够提升档案管理的整体水平。

关键词：档案管理;归档整理;操作方法;技巧

基于工作性质来划分，档案管理工作属于服务性工种，直观来讲就是该工作不会创造出实际的物质财富，通常也不会有非常显著的成绩，所以很容易被事业单位所忽视。但是，档案对于事业单位发展以及人力资源管理等等方面均有着一定的作用，倘若未能做好这方面的工作，必定会影响到各项工作的开展。基于此，研究档案管理归档整理操作方法和技巧具有一定的现实意义。关于档案管理归档整理操作方法和技巧，笔者有以下见解：

1 高度重视档案资料收集

在整个档案管理体系之中相关资料的收集是基础工作，倘若在日常工作之中未能有效、及时、完整收集到相关的信息，那么在归档整理环节也就无法将档案资料所记录的相关信息真实、全面的反映出来;更加谈不上为单位各项工作的开展提供有价值的参考。基于此，必须高度重视档案资料收集工作，且做到及时、完整、有效地进行收集。与此同时，建立并落实资料记录制度，特别是档案资料的收发文登记制度，进而为后续工作有序开展奠定坚实的基础。

2 关于档案资料整理归档的判断分析

严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中相关细则开展档案整理归档工作，对于不符合条件的文档资料必须进行删除，其余资料则按照要求进行整理归档。因此，需要对不符合条件的资料进行有效判断，具体如下：

第一，发文以及一些收文倘若存在重复的情况，需要进行删除。第二，权责以外的资料，即上级单位或者是本级非隶属单位，发给本单位的一些普发性且不需要进行办理的文件材料，例如，奖励、任免非办单位工作人员的材料，并且只有参考作用的资料，可进行删除;第三，还没有正式生效的文件，不需要进行整理归档。

3 资料装订

第一，明确“单位”，在文件整理归档中常用“单位”是“件”，通常文件之间如果有着紧密关系，可将其装订成为一件。第二，装订文件需严格按照这些原则开展，即：正本与定稿为一件、原件与复制件为一件、转发文被转发文为一件、来文与复文可为一件，报表、名册、图册等一册为一件。装订时，正本在前，定稿在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后。第三，在实际装订过程中，相关文件必须保持整体对齐，为后续装订以及应用提供便捷。还需注意的是：文件材料薄的（一般掌握在5页以内）一般采用粘贴的方法粘贴在左上角;如果文件页数较多，建议采用“三孔一线”进行装订。

4 档案归档分类

在对档案进行归档分类过程中，可以将文件按其形成年度分类，具体分类方法如下：

第一，以落款实际时间为标准对资料进行分类。第二，倘若资料时间过长或者是跨年，那么通常是以资料完结的时间为标准进行分类。第三，每一“件”的分类必须要以第一份资料的时间为标准。第四，与会议相关的所有资料必须以会议时间为标准。第五，还有一些资料没有确切的时间，通常需要对资料进行分析，然后按照年来进行分类。除按年度分类外，还可以按照保管期限和机构（问题）进行分类。

5 归档排列

第一，通常要将同一保管期限、同一年度的文件排列在一起。第二，针对同一个保管期限之内的资料，要将关联性比较紧密文件排列在一起，而且该排列顺序必要保持相对固定。第三，排列在一起的文件，需要按照时间或者其他标准对顺序进行梳理以及排列。

6 资料编号

在完成上述工作之后，檔案资料需要进行编号，该环节是档案管理工作的起点，其主要价值是让档案的排列或者是分类更加明显。通过编号可以快速找到所需要档案的位置，可为今后的管理以及实际应用提供极大的便利。在实际编号过程中，主要的参考依据可以是分类方案，也可以是排列顺序;在明确依据之后，需要在资料首页上标明对应的编号。对于归档章来讲，需要设置全宗号、机构（问题）、保管期限、年度、件号等项。

7 档案装盒

档案装盒就是将已经整理好的档案资料按照一定的顺序装到指定的档案盒当中，且需要在盒脊、盒封面等地方，将相关资料填写完整。在装盒过程中，可从这些方面入手：第一，按照装盒原则进行，即：装盒时必须按照文件资料的编号顺序将其装入到档案盒之中;同时必须确保以及反复核对与档案资料归档文件目录中国所标准的顺序是否保持一致，不一致需要及时进行调整，从而保证通过文件目录可以找到档案资料。关于档案资料的应用，要坚持用完及时放回的原则，并由档案管理人员按照资料号码顺序对应放回，进而为以后应用提供便捷。第二，档案盒材质，建议采用无酸纸档案盒，并通过专业机构进行订购，以达到保障资料安全存档的目标。第三，标注。基于相关规定，通常在档案盒的盒脊或者是底部填写必备项目，例如，档案盒号、保管期限、年度、全宗号、起止件号等。这里特别需要注意的是：第一份与最后一份的号码一定要用“/”隔开。第四，备考表。关于备考表的完善，必须在所有档案资料归档到档案盒之中，再进行备考表填写，具体包括：档案整理人、检查人、情况说明以及日期。

8 资料检索

第一，关于档案需要说明的相关内容，具体包括：档案所属单位的性质、单位概括以及在一定时间之内单位资料归档整理的实际情况等。第二，关于目录制作。严格按照档案资料整理归档的相关规定对目录进行制作以及打印，需要注意的是：纸张必须保持统一。第三，封面编写，严格按照档案资料的管理期限以及归档所注释的内容将其装订成册。整个目录，必须设置全宗名称、年度、保管期限等必备项目。

综上所述，对于事业单位来讲，档案管理工作非常重要，而收集整理归档则是该工作开展的基础。因此，科学、合理的整理归档将能够保障档案管理的有效性。在这里笔者也倡导大家必须要重视档案管理工作，并善于结合工作实际需求，采用一些先进的管理方法以及技巧，这样才能保障档案能够发挥其真正价值。

参考文献

[1]焦娜.探讨办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2019（13）：159.

[2]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：131+133.