声像档案的建设与管理之我见

摘 要：随着社会发展和档案管理进一步规范化，声像档案成为机关单位档案的重要组成部分。通过检查发现，本部单位声像档案管理工作滞后于文书档案的管理，存在着归档不完整、建设不到位等一系列问题，本文就如何强声像档案的建设与管理谈一点作者自己的看法。

关键词：声像档案;建设;管理

随社社会的进步和科技的普及，机关单位的办公条件也在不断改善，在日常工作和各类会议、活动中形成的档案涉及领域愈加宽广，内容更加丰富，声像档案就是其中的一个重要分支。声像档案不仅是现代科学技术在档案管理中的具体应用，还是对我们工作过程的记录和对外宣传的重要依据。声像档案管理工作的滞后直接影响了其保管和利用。因此，如何采取有效措施加强声像档案的建设与管理工作刻不容缓。

1 声像档案形成与管理工作中存在的问题

1）声像档案滞后于其他门类档案管理。声像档案作为机关及其下属事业单位档案门类之一，其档案信息资源的重要组成部分，它与纸质的文书、会计等档案紧密联系、相互补充，具有一般文字载体档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。目前本部单位档案室文书档案数量所占比重大于声像档案，声像档案的匮乏使室藏结构不合理，档案室内一柜柜、一架架摆放整齐的纸质实体文书档案，而属于声像档案的照片、光盘（录音、录像）则寥寥无几。主要是由于声像档案的收集与移交工作没有走上正轨而造成的，声像档案形成的数量和途径与文书档案不同，声像档案管理基础也较之前两者显得薄弱。

2）声像档案意识薄弱。声像资料拍摄责任者多为办公室、宣传处或其他业务部门，由于档案意识薄弱，存在着思想认识上的误区。一是部分人员认为在各类会议、各项活动中拍摄与录制的照片、录音、录像带不属于档案范畴，拍完、录完就算完成了任务，不需移交本单位档案部门归档保存;另一种则是误以为在公务活动中的声像资料是为了搞好本单位宣传工作而拍摄、录制的，将录像、照片等送往报社、电台就算完成拍摄任务了，没有及时移交档案部门分类保管;还有很多人员对声像档案的认识还停留在纸质档案管理模式上，只知道传统的声像档案保存的是胶片、照片，缺乏对数字化声像档案的了解和认识，往往从个人实际工作需要出发对声像资料任意处置，致使大量的声像材料积存没有及时归档，失去了其应有的保存价值和利用价值。即使归档的声像档案整理也不规范，没有相应的文字说明，加之保管条件等原因，致使照片、录音、录像等不同程度的损伤，使得本来很珍贵的声像档案资料丢失、不齐全。

3）管理制度落实不到位。声像档案没有实现集中统一管理，虽然制定了相关的声像档案管理制度，但收集与移交工作缺乏有效的保障措施，没有建立归档责任制，单位领导及其各个业务处室人员也不重视，导致落实的力度不够，缺乏有效的保障措施。机关单位档案员多数是兼职，有的是文书、有的是会计，有的甚至身兼数职，例如我个人就是文件资料收发、档案管理、文员打字等几个岗位兼职在做。由于兼职任务过多、日常工作繁忙，文书档案的整理归档已是勉强应对，无暇顾及声像档案工作，造成声像档案质量不高，再加上对于及时收集声像档案材料的必要性认识不足，使得声像档案收集不齐全，声像档案的整理、立卷、归档工作更是滞后。

4）收集资料渠道不通畅。目前单位档案室中保存的声像档案极为匮乏，有相当一部分声像档案散存在个人或业务处室内，信息资料的收集与移交工作没有走上正轨，没有集中统一管理。本单位习惯于多年来沿袭下来的做法，声像材料分散、没有及时归档，致使档案室保存的声像档案不齐全、不完整。同时，添置的声像设备或闲置或使用不得当，使得设备不能得到有效利用，加上业务处室人员的调动，最终造成一些重要会议、活动的声像资料没能及时摄录。此外，由于声像档案的被动利用服务方式直接制约了声像档案开发利用工作的开展，档案利用工作仅停留在等待利用者上门查询的状态，缺乏主动性，从而使利用工作严重滞后，不能满足各层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。

2 加强声像档案管理工作的建议

1）提升声像档案的现代化管理意识。声像档案管理是机关及其下属事业单位档案业务建设基础性管理工作之一，树立声像档案信息资源观，提升档案的现代化管理意识。档案管理部门是档案保管的主要负责人，而档案管理人员则是再生信息的主要形成者，在保存、开发声像档案信息资源的过程中，两者都必须具有与时俱进的现代化管理理念，为声像档案创造优质的保管条件，为利用者提供高质量的档案信息。做好声像档案管理工作不仅是档案管理人员个人的工作和责任，更是单位和主管档案部门的事情，领导的重视以及业务处室的支持是做好声像档案工作的重要保证。就本部单位的声像档案管理而言，应当与文书、会计等门类档案一样，做到层层有人抓，处处有人管，纳入本单位纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的单位档案管理网络。

2）加强管理，建立声像档案责任制。单位立档部门应当建立声像档案责任制，对本部门产生的声像材料从收集、归档到移交档案室实行统一管理，防止声像档案材料的分散流失，杜绝将声像档案占为己有现象的发生。本部单位的声像档案要参照文书档案管理的原则，实行办公室负责本部档案管理工作，各处室建立临时档案，指定一名专门负责归档的同志把本处室以光盘为载体的声像（如数码照片、视频等）材料进行全面收集整理、分类登记，并送办公室归档。同时，对声像档案的日常保管、借阅、利用等工作作出明确规定，使声像档案管理工作有计划、有步骤地进行。市档案部门应加大对本单位声像档案管理的监督指导力度，将声像档案管理纳入档案工作规范化管理评估的工作目标。

3）强化收集渠道的部门化和条理化。声像档案于文书纸质档案相比较，虽然同属档案门类，但载体不同、鉴定的方式发发也不同，档案人员要认真负责，确保档案材料的真实、完整并要特别关注其原始性和档案价值。声像档案的收集并不是简单地将所有声像材料都搜罗集中起来了事，而是要经过严格的鉴定和筛选整理，对今后会议、科研活动、有查考价值的声像材料才有必要作为声像档案保存。个人认为声像档案按年度整理形成的材料數量太多，要做到在突击收集的同时注意平时收集，在全面收集的同时注意重点收集，最大限度地把应归档的声像材料收集齐全，为声像档案管理工作奠定良好的基础。建议单位部门在日常各门工作、各类会议、各项活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的声像材料均纳入归档范围，坚持“谁经手、谁负责、谁主办、谁预立卷”的原则，要采取随时收集归档、随时整理立卷的方式，否则档案越积越多，大量集中归档整理费时耗力，还很可能造成档案的缺失。

声像档案以特殊的方式真实记录了统一战线在各个发展时期的人物、历程和面貌，充分体现其生动性、形象性、还原性和纪实性，是统战档案的重要组成部分，也是统战部门的特殊资源和珍贵财富。因此，做好声像档案管理工作，尽量避免和减少这部分档案的流失，以保证统战档案内容的齐全和历史记录的完整，使声像档案在统一战线事业的伟大进程中发挥不可替代的重大作用和重要意义。

参考文献

[1]张玲.加强声像档案管理工作的紧迫和思考[C].档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会论文集.2013年10月.

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[3]王凤鸣.加强声像档案的管理[J].中国档案.2005年第4期.

[4]党军.加强机关单位声像档案的收集与管理[J].浙江档案.2008年第6期.

作者简介

周凌洁（1987-），女，江苏常州，本科，中级馆员，研究方向：档案管理。