探究人才交流服务中心档案管理信息化建设的重要性

耿菲

摘 要：在社会发展进程中，人才交流服务中心扮演着重要的角色，其主要开展人事代理、人才交流、人事建档与档案转接等工作，从而为社会各个领域提供相应的人才资源服务。人才交流服务中心在运行过程中会产生大量的档案，所以做好档案管理工作极其关键，但是，由于需要管理的档案数量太大，运用传统的档案管理方法是远远不够的，实现档案管理的信息化建设成为必然要求。对此，在本文中就人才交流服务中心档案管理信息化建设的重要性进行探究与分析。

关键词：人才交流服务中心；档案管理；信息化；重要性

信息化时代的到来，各个行业都实现了信息化建设，这也推动了我国信息技术产业的发展。新时期，为实现人才交流服务中心的高效运行，应重视档案资源的科学性管理，实现档案管理的信息化，将档案资料转变为电子版本，实现对电子数据的管理，从而实现档案数据管理的信息化。通过对档案管理信息化优势的分析，了解到将其应用到人才交流服务中心的档案管理上，所产生的价值是不可替代的。

一、人才交流服务中心档案管理信息化建设的重要性

通过对人才交流服务中心功能与相关事务的分析，了解到人才交流服务中心属于人才和企事业单位沟通、交流的重要桥梁[1]。就目前人才交流服务中心档案管理现状来看，业务指导系统还不够完善，且基础设施、设备投入力度严重不足，且档案管理团队的专业性不强，导致档案管理效率不高，成为人才交流服务中心所面临的一项关键性问题。另外，人才档案中记录着人才的工龄计算方式、组织关系与个人信息等重要数据，因此，为确保档案信息的实际价值，应做好人才交流服务中心档案管理工作，实现对信息化技术的应用，从而实现档案管理的信息化与数字化。相较于传统档案管理模式，信息化的管理效率更高，数据整理速度更快，还能实现对待业者信息的保护，可见，档案管理信息化建设具有必要性。

人才交流服务中心档案管理信息化建设的逐步推进，势必会为用人单位提供精准、高效而及时的人事档案依据，从而促进待业者更好的就业，其也为档案管理工作产生积极作用。档案信息化管理工作的实施，主要是实现档案信息资源的网络化与数字化，能实现对待业者各项信息的保护，便于加速人才流动，从而为待业者从业提供精准的档案信息[2]。此外，档案管理信息化建设的实施，可借助电子平台来对档案数据进行加工、存储、传输与检索，能大大提高档案管理质量，从而为人才交流服务中心提供基础保障，也是确保档案开发与利用效率的关键所在。档案管理信息化的实现，能实现对信息数据的规范化整理，建设更为优质的数据库，能实现档案数据的快速传输与共享，以求在根本上提高档案管理水平[3]。

二、人才交流服务中心档案管理信息化建设路径

1、构建完善的业务指导体系与规章机制

就目前人才交流服务中心档案管理实况来看，为达到理想的档案管理效果，应实现档案管理的信息化建设，成为社会对人才交流服务中心的必然要求。为满足该目标，应全面推进档案信息化系统建设，及时优化与完善相关的规章机制，构建一定的业务指导体系，从而全面推进档案管理工作朝着信息化方向发展[4]。结合时代的发展趋势，人才交流中心不可照搬传统人工管理方法与机制，需要全面遵循档案信息化建设理念与发展方向，根据当地发展实况来制定新章与工作流程，让档案管理工作变得有章可循、有据可查，进而实现档案管理的规范性与高效性。另外，对人事档案进行管理时，档案中所涉及到的都是当事人的个人基本信息与隐私，做好档案的安全管理非常关键，这就需要制定出相配套的档案管理规章机制，设定奖惩机制，以实现档案管理的信息化建设。

2、构建档案管理信息化平台

而今，制约人才交流服务中心档案管理水平的一个关键问题在于档案管理平台的信息化不强，导致档案管理效率不高，再加上平台的推广不够，使得使用率过低，这些都成为当前信息化平台所面临的现实性问题。因此，为促进人才交流服务中心的可持续发展，应结合人事制度改革现状提出科学的应对策略，要求档案管理者要意识到档案管理信息化建设的重要价值，增强管理者对档案管理信息化建设的高度重视。另外，档案管理者应高度遵守国家的相关政策法规，要求在制度条件下来实施档案信息化管理工作，为实现高效性的档案管理信息化，应加大信息化方面人力、财力的投入力度，及时补充各类基础设施，以求满足档案管理信息化建设的基本物质要求。此外，为实现基础设施建设目标，人才交流服务中心应加大在此方面的资金分配，及时将设备建设资金预留出来，从而为档案管理信息化建设提供条件。档案信息化管理工作的实施，势必会投入更多的资金，增强档案管理者的职业素养，从而为档案管理信息化建设提供保障。为增强档案管理的信息化建设效果，应加大对档案管理信息化的高效宣传，可采取宣传册、电子LED屏展示、手机短信、服务中心集体群等多种宣传方法，能让档案管理者意识到档案管理信息化工作实施的必要性，从中体会实施档案信息化管理的实际优势[5]。作为档案管理者，应不断提升自我认知意识，从而增强服务意识，能及时将档案管理信息化视为整个本职工作的核心性内容。

3、强化档案管理团队建设

档案管理信息化的实现，档案管理团队扮演着重要的角色，团队的专业性直接影响着档案管理水平。因此，应强化档案管理团队建设，打造一支高素質、专业性的队伍，从而提升档案管理者的专业修养。传统的人才交流服务中心时常会选择非专业或兼职类的档案管理者，其所耗费的人才成本偏低，但是在档案管理上缺乏专业性，最终导致档案管理信息化建设效果不佳。因此，为满足人才交流服务中心的高效运行，提高档案管理水平，应不断提高档案管理者的专业水平，选择拥有丰富档案管理经验、专业性强、态度认真的管理者，要求管理者拥有过硬的信息化管理技能与专业知识，还要熟练操作信息化设备，具备足够的创新意识与探索精神。在入职之前，必须对患者进行专业化培训，增强档案管理者的理论素质与实践操作能力，从而实现理实相结合，也要求管理者要具备纸质档案管理能力，对档案进行科学分类、整理与归档，能快速借助信息化平台来检索目标性档案，以至于更大程度上提高档案管理水平。同时，档案管理者还应具备与时俱进、积极创新的基本理念，及时转变传统相对落后思想与理念，重视对现代化、网络化与信息化管理方法的应用，创新与优化档案管理服务模式，进而提高档案服务质量，进而满足社会逐步向社会信息化方向的具体要求。此外，管理者还要具备足够的主动性，积极学习新知识、新技术，从而确保自身工作高效而高质的实施。

结束语：

综上所述，为顺应时代的发展趋势，提高人才交流服务中心档案管理水平，应实现档案管理的信息化建设，打造更为坚实而系统化的信息化管理平台，旨在为档案管理提供更为优质的平台，是提高档案管理水平的关键所在。档案管理信息化建设的实现，还应打造专业的档案信息化管理团队，要求管理人员既要掌握熟练的档案管理知识，还要熟练掌握计算机技术，从而在档案管理上能取得更为理想的效果。

参考文献：

[1]武文娟.人才交流服务中心档案管理现状及对策[J].兰台内外，2017（06）：71.

[2]张桂华.苍溪县人才交流中心档案管理信息化建设的现状与思考[J].办公室业务，2016（23）：45-46.

[3]郑敏.干部人事档案管理工作的现状及完善措施[J].黑龙江档案，2015（05）：116.

[4]包太敏.人才交流中心对干部人事档案信息化的对策[J].黑龙江史志，2014（03）：128-129.

[5]李依宁.县级人才交流中心人事档案信息化管理的对策[J].行政事业资产与财务，2012（06）：210.