GXRC人事档案外包服务营销策略研究

冯文敏

GXRC是GX人民政府建立的区域性、综合性的国家级人才市场，具有很强的人事档案外包服务优势及实力，但因协调机制不灵活等原因，造成在市场上竞争力出现疲软乏力的瓶颈局面。现针结合目前存在的优势、劣势、机会、威胁四个方面的内容，联系实际情况，提出与之相匹配的营销策略。

档案业务外包是档案管理单位与外部专业档案管理机构依据服务合同协议，将全部或部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或执行的一种档案管理工作模式，是企事业单位资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益、实现档案信息资源开发、共享的必然趋势。

一、档案中介服务行业现状

目前，社会上档案中介服务机构有国有、民办、合资三种。主营范围有档案咨询类的，如某档案咨询服务中心、某档案管理咨询有限公司等;档案信息化类的，如某科技数码有限公司、某科技公司等;档案代管类的，如某档案寄存中心等。这其中不乏有经济实力雄厚的高科技数码公司，但也有不少无场地、无资金、无设备、无人员的四无公司。这些企业的发展良莠不齐，由于没有形成有效的档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式，目前档案中介服务机构基本处于中间地带。由于缺乏行业管理，不少民办档案中介服务机构进入门槛低，企业内部的管理水平差，从业人员缺乏专业性。不少民营企业档案中介，如档案信息化类科技公司，大量从事的是档案数字化加工业务，技术含量低。业务大时，会直接从社会上招募临时人員，经过简单的培训后就让其上岗。人员的专业素质无法得到保证，严重影响了档案业务外包市场的正常有序发展。

二、GXRC人事档案外包服务概况

GXRC是GX人民政府建立的区域性、综合性的国家级人才市场，是GX人力资源和社会保障厅直属管理机构。其中人事代理部是GXRC的业务部门之一，人事档案管理工作主要由人事代理部负责，人事代理部除了负责管理社会流动人员的人事档案外，还专门为国有企事业单位提供专业的人事档案外包服务，为提高服务质量，还特别设立单位服务专员，为单位客户提供一对一的人事档案外包服务。

现本文以GXRC人事档案外包服务为研究对象，通过分析当前GXRC人事档案外包服务的优势、劣势、机会、威胁四个方面的内容，结合实际情况，提出与之相匹配的营销策略。

三、GXRC人事档案外包服务SWOT分析

（一）人事档案外包服务优势分析（S）

1.具有人事档案托管权限

GXRC是全GX权威的社会人才人事档案管理专业服务机构。主要负责流动人员人事档案管理及相关人事服务工作，是用科学的原则与方法管理流动人员的人事档案，提供档案信息，为组织、人事提供服务的一项工作。流动人员人事档案管理工作是组织人事管理的重要组成部分，也是国家档案工作的有机组成部分。因此，GXRC是GX内人事档案外包服务行业中，唯一一家具有档案托管权限的人事档案外包服务机构。

2.具有丰富的人事档案管理经验

GXRC于1984年成立，有丰富人事档案管理工作经验。日常主要办理业务：人事档案管理、转正定级和工龄核定、大中专毕业生档案接收手续等。目前管理的人事档案共有有13万多卷，其中包含了提供人力资源事外包服务的400多家单位，目前正在成为各类用人单位的“公共人事部”。人事档案管理库房面积达500多平方米，可容15万多卷档案。配备铁质档案密集架、空调、除湿机、自动柜式灭火器、温度计、湿度计、火灾报警器、消毒仪器、电子扫描仪等标准档案库房设施，能满足档案管理要求中防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀等共十二防的要求。

3.行业内信息化管理建设的领跑者

为适应市场经济的发展，实现人事档案管理社会化、信息化和标准化的方向，已实现GX市县人才市场人事档案管理三级联动，即已搭建成功GX人事档案管理网联平台，实现互联互通。如人事档案托管人员需要办理档案转移，只需要在转入地人才市场提出档案转移申请即可一站式办结，一改从前的让群众“多跑腿”、“跑断腿”的业务状况。GXRC的人事档案信息化建设已经迈上新台阶，成为业内领跑者。

（二）人事档案外包劣势分析（W）

协调机制不灵活。随着市场经济的发展，市场竞争唯有灵活、变通者方可胜出，而GXRC作为档案管理的权威机构，秉承的是一贯以来传统的人事档案管理作风：严谨、保密，过度的“保密”管理使得很多托管的人事档案一直处于“封闭”式状态，个人完全无权介入。虽然这一规定意义上是保护了人员的隐私不受侵犯，但是在这种“封闭”的管理模式下，当事人对自己人事档案记载的数据和信息完全不得而知，绝对保密制度也使人事档案利用价值大打折扣。人事档案管理过于“保密”，使人们对于其管理方式和收集内容不得而知，平时对档案管理的投入过少，导致人事档案发挥不出多少作用。

（三）人事档案外包服务机会分析（O）

1.国家政策的支持

在市场化运作下，越来越多的企业重视人力资源管理工作的完善性，而且人事档案是人力资源管理中不可或缺的重要组成部分。国家文件政策也一再强调要求单位要统一管理员工人事档案，并且在人社厅发[2016]75号文中提到“有人事档案管理权限的国有企业、国有控股企业和事业单位，要依据有关规定做好本单位干部职工档案管理工作。鼓励用人单位办理集体委托存档业务，加强档案材料收集，提高管理服务效率。”国家文件政策的鼓励，成为了人事档案外包服务的助推器。

2.外包服务对象不具备档案管理条件

随着社会主义各项事业的深入改革和快速发展，陈旧的人事档案管理和干部选拔制度已成为制约国有企事业单位发展的重要因素。很多具有档案管理权限的国有企事业单位，还停留在认为人事档案工作就是抄抄写写和分类保额的事务性工作。在这些单位中存在人事档案管理信息化未得到建设，人事档案利用的范围有限方式陈旧，人事档案材料制作粗糙不规范等问题。在市场化运作下，越来越多的企业开始意识到人事档案的重要性，在自身人力、物力、精力各方面都有限的情况，将人事档案管理工作进行外包无疑是最佳的选择。

（四）人事档案外包威胁分析（T）

1.科技信息公司的技术竞争

市场上存在部分档案中介服务机构，属于档案信息化类的中介服务机构，容易给人模糊的概念，从事的是提供档案信息化方案和服务包括开档案数字化管理系统软件、档案数字化加工等业务。这其中不乏有经济实力雄厚的高科技信息公司。这类公司集中有较多信息化技术人才，对档案管理系统的开发占据优势。

2.档案中介公司存在用廉价劳动力打价格战

不少民办档案中介服务机构进入门槛低，企业内部的管理水平差，從业人员缺乏专业性。业务大时，会直接从社会上招募临时人员，经过简单的培训后就让其上岗，低廉的成本目的就是把服务价格压到最低以抢夺市场业务。档案工作人员的专业素质无法得到拷量，档案信息安全令人堪忧，档案管理工作的质量更是无从保证，这严重影响了档案业务外包市场的正常有序发展。

（五）发挥优势、利用机会（SO战略）

GXRC应利用自身的区位优势，提高社会大众对人事档案的认识，将人事档案的意义作用、相关管理政策法规、制度、经验成果等内容向社会公众进行推介，逐步提高社会人才对人事档案管理的意识，在全社会形成推动人事档案规范化管理的合力。在行业中起到引领前行的作用。

四、GXRC人事档案外包服务7P营销策略

上述已对GXRC人事档案外包服务进行SWOT分析，根据学习的市场营销策略中服务行业适用的7P营销策略理论，结合客观实际情况，得出以下对策。

（一）常规服务与个性化服务相结合（产品Product）

在人事档案外包服务中，为已签订合作协议的单位除了提供常规的人事档案保管、补充材料接收、查借阅等服务外，还可以根据单位的需求提供个性化的增值服务。如某单位要提拔某位员工，在任职提拔之前需要对该员工的人事档案进行审核，并且要根据相关文件的要求进行，那么这个审核的工作经过档案专家领导的研究后对工作量进行评估，确定可行后制定实施方案，紧接着对工作进行安排落实。

（二）采取双方协商的定价方式（价格Price））

在签订人事档案外包服务过程中，因服务项目众多，服务内容较为繁杂，如果一一列出服务项目的单价，则会因为价格过低不利于体现服务的价值。因此经过研究制定出，让单位根据自身需求自主选择服务项目后，GXRC再根据所选择的项目定出一个打包价，对方经过与外面市场比对无异议后，则价格确定。打包价更容易给人一种享受到VIP优惠的感觉。

（三）自主选择不同的服务模式（渠道Place）

合作单位可以根据自身的实际情况自主对服务模式进行选择，服务模式目前分为“一站式”服务和上门服务。“一站式”服务是指把档案托管在GXRC的单位，因为GXRC是有档案托管权限的，所以该操作完全符合档案管理规定。在档案到达之后GXRC会给每一个合作单位在库房单独分库，并同时在系统中开设单位集体账户，为单位搭建电子档案库房，就相当于单位是把库房移到了GXRC。上门服务是指部分国有企事业单位，对于体制内的员工档案不允许外放，只能自己单位内部管理，但又因人员有限，专业性不强，无法完成对档案做材料增补、装订、审核等繁琐的工作，那么GXRC档案外包服务则可以满足这个需求，根据工作量的大小视情况派专人、配设备进驻单位。服务方式既灵活又符合档案管理规定，既保证了档案安全，也顺应了市场需求的变化。

（四）强化公众对人事档案管理的认识（促销宣传Promotion）

要提高社会大众对人事档案的认识，必须对将人事档案的意义作用、相关管理政策法规、制度、经验成果等内容向社会公从进行推介，逐步提高社会人才对人事档案管理的意识，在全社会形成推动人事档案规范化管理的合力。可以从以下手段进行推广宣传工作：

1.采取灵活多样的形式，有计划、分层次、分阶段地进行宣传。通过各种媒体手段，加大对人事档案及其收集归档的范围、作用的宣传，使全社会关注人事档案管理工作，形成社会档案意识。

2.利用人才市场活动形式多样、涉及范围广这一有利的平台，借以人才交流大会等大型活动对人事档案管理的工作进行大力宣传，并在人才市场内部设立咨询台、广告版等进行长期宣传。

3.主动深入到企事业单位内部进行讲座，充分结合本地企事业单位人事制度改革的实际进程，进行宣讲，提高社会对人事档案的认识。

（五）服务对象细分（人People）

人事档案外包服务协议是与单位签订的，服务对象是与之签订协议的单位这毋庸置疑，但千万不要忽略了单位户下的员工，服务工作不仅需要与单位接洽，也需要与单位签订劳动合同的个人进行接洽，因此要把服务对象细分为单位和个人，并且都要由指定的专人进行服务，这样才能让服务对象感受到与普通公共服务的不同，享受的是VIP的待遇。

（六）数字档案体验（有形展示Physical Evidence）

档案数字化工作流程长，步骤多，对于不了解档案管理工作的人来说，光是靠文字描述是感受不到数字档案的价值的，他们会认为档案数字化就只是把档案材料进行扫描上传而已。但实际上在生成一本完整的数字档案之前，要先经过一道很长的工序：按中组部文件要求对档案进行整理、分类、排序、去污、修补、做目录、扫描、调光、校正、打水印、挂接，需要经过这一系列步骤才能最终生成一份数字档案，并且配套相应的电子目录，翻书式浏览。但这一段制作过程的说明即使把它列出放进方案中客户依然感触不大。因此，辛苦劳动既然已经付出，那么结果的呈现又何必吝啬。直接在阅档室配置一台电脑，让前来查档的潜在客户体验使用，让他们直接感受视觉上的冲击，高清图片的翻书式阅览，电子目录一览无疑，图片随意跳转切换，比翻阅纸质材料的速度要快得多，而且还能避免纸质档案被翻阅过多而造成的档案损坏折旧。这种体验能使人真切地感受到档案信息化时代真的已经到来，而不只是口头说说而已。

（七）从粗略服务到精细服务（过程Process）

在服务中必须转变工作理念，纠正档案工作人员“官本位”的错位理念，激发他们工作积极性，提高服务意识，使人事档案外包服务工作返朴归真，真正实现市场化。

在市场化运作下，越来越多的企业更重视人力资源管理工作的完善性，以及人力资源管理对企业战略管理的影响。人事档案与职称申报、户籍、人才引进、因公出国政审等紧密相关，这一系列手续都是以人事档案为基准的。职称申报是员工职业生涯规划中的一部分，还是许多对专业职业技术资格有要求的单位必不可少的硬件要求。人事档案管理作为人力资源管理工作中的一部分，是完善人力资源管理工作不可或缺的一部分。我们可以针对用人单位的不同需求，从不同的切入点推动人事档案外包服务的业务开发，把人事档案外包服务做精做细，并逐步拓展到各行各业，拓宽到社会一切有需求的人群中。

五、结语

由于人事档案管理这项工作属于国家要求并且重视的一项服务工作，必须严格根据国家相关政策进行开展，对于管理机制及相关流程方面存在的不足，改进或者创新工作都需要经过国家相关部门统一开展，涉及客观因素较多，对于这方面所存在的问题个体是无法轻易改变的。因此，作者在管理机制和政策法规存在不足这方面的研究和讨论中，提出的建议也仅仅代表个人看法，仍存在许多不完善之处。（作者单位：广西大学商学院）