基于税务风险防控视角的会计事务所信息系统优化

■ 姜军（信永中和会计师事务所（特殊普通合伙）大连分所）

就概念而言，会计事务所信息系统主要是指以现代信息技术为手段，借助网络通讯工具、数据库等载体，借助计算机软硬件资源，对业务活动中所出现的会计信息、数据进行捕捉和采集，存储与处理，并在此基础上实现核算；然后根据核算结果出台有关决策重要参考的系统。其能够根据会计主体发生的变化来判断相关经济事项要素的变化，从科学的数据计算，来实现对会计事务所经济管理活动的动态监管。

一、管理信息系统对会计师事务所的影响

随着信息技术的快速发展，其对传统工作的业务流程影响日渐深厚，管理信息系统恰是根据用户需求而定制的计算机处理系统，是依托互联网技术而生，借助互联网、计算机、信息等技术手段，来改变传统工作模式的一种创新手段。这样一种管理模式不仅大幅度改变了传统会计事务所的工作模式，且能够快速、准确地提供信息，支持事务所高层决策、中层控制的集成化，确保事务所竞争力的不断提升。概括地说，该系统对会计事务所所能产生的业务影响主要体现在这样几个方面：

（一）会计师事务所管理模式科学化

会计事务所的工作人员时常会前往各个委托单位，同时因为其主观性和独立性较强，一般的人力资源管理模式显然无法满足其要求、适应其特点，故而如此的信息系统在人力管理方面所体现出来的优势，就比较突出。

（二）会计师事务所管理方法规范化

在管理信息系统的框架内，所有的会计人员都被纳入其中，其所采用的系统管理、刚性管理模式，很大程度上提高了会计事务管理方式的规范化。

（三）会计师事务所管理流程透明化

借用管理信息系统，会计事务所的一切基础事务管理都会走向透明化。无论是数据的采集处理、管理使用，都需要秉承公开透明的原则，如此既方便了会计人员的日常工作，也便于事务所进一步查询和管理相关信息。

（四）会计师事务所执业风险最小化

有案例证明，会计事务所在采用了信息系统后，本身所面临的执业风险大幅度降低，甚至达到最小。

二、会计师事务所税务风险的主要特点

会计事务所所面临的税务风险，主要在于因自身管理不够规范所导致的纳税疏漏，诸如因为偷税漏税导致的罚款和补税行为等。另一方面，会计事务所如果没有及时使用政府等所颁布的税收优惠政策、导致事务所多纳税，也属于税务风险范畴，概括地说其具有以下特征：

（一）空间的全方位性

对于会计事务所而言，税务风险存在于其内部的各个部门、活动的各个方面，换言之任何一项活动都存在着税务风险的可能。

（二）时间的全程性

会计事务所的整个生命周期都需要进行税务风险管理，因为税务风险贯穿会计事务所运营的全过程。当然就生命周期理论而言，事务所在不同的发展阶段必然会有不同的管理重点，税务管理也是如此，其要在不同的阶段、不同的政策下定制管理模式，进而满足事务所发展的需求。

（三）管理的全员性

其主要包括两方面内容：一是指任何一种税务风险的管理都需要会计事务所内部的全员参与，二是指税务风险管理与每一位工作人员的切身利益直接相关。

三、会计师事务所税务风险产生的基本原因

当下国内建立专属于自己的信息系统的会计事务所并不多，而且大部分的会计事务所在信息管理方面比较松散，久而久之就会导致其内部所面临税务风险概率的加大，究其原因主要在于这样几点：

（一）会计事务所人事制度管理有所欠缺

会计事务所的工作人员对其他员工的日常工作内容了解极少，尤其是管理人员很难明确每一名员工在面对一具体项目时究竟要投入多少精力，如此就会出现严重的资源分配不当问题；同时，绩效管理制度的缺失，也会让员工潜意识中认为自己遭受了不公平的评价，进而影响其工作状态。

（二）会计事务所管理信息系统缺失

管理系统的缺失常常促使会计事务所内部无法第一时间了解到有关税收的新要求、新指示，同时相关管理人员的缺岗缺位，常导致与税务相关的工作无法第一时间完成。

（三）会计事务所客户管理信息滞后

很多会计事务所并没有委派专人进行客户信息的管理，或者仅仅将这份工作安排给指定的一名工作人员，一旦其出现调岗、请假等问题时，相关信息的调用就会出现“瘫痪”，久而久之甚至会出现久不联系的客户最终流失的情况。而且很多时候客户的付款情况无人跟踪，假设同一时期有多笔款项，那么极容易出现无法对应业务的情况，如此也会埋藏风险。

四、会计师事务所信息系统构建的两个关键

会计事务所信息系统的构建离不开两个关键点，这是确保信息系统能够有效衔接各项业务的关键所在。

（一）客户服务流程

在确定全新的客户业务以后，事务所要委派项目负责人，并由其记录客户的基本信息及财务委托等相关事宜方面的诉求；项目负责人需要根据客户本身的规模、要求，出具服务的具体章程及收费信息，然后确定项目小组成员以及各自的工作任务；项目小组根据客户制定基本的工作规划，并由项目负责人根据指定的规范进行审核，确定基本的工作标准；审核之后的工作标准要经过客户签署以后，生成最终的实施文件；客户在收到最终确定的实施文件以后，想会计事务所支付相关费用，确保服务流程的正式生效。

（二）报销流程

会计事务所的工作人员贴好报销单据后，要先交给财务人员审核报销金额的真实性；财务人员进行复核以后，交由部门经理进行审批；通常情况下费用较少的报销申请只需要经过部门经理进行审批，超过特定的金额则需要交由客户进行合作式审批；全部审批流程以后，工作人员的报销费用才会得到支付。

五、基于税务风险的会计师事务所管理系统建设的若干构想

针对前文所提及的两个关键点，会计事务所的信息系统有必要针对自身的工作所需，采取有针对性的措施进行优化。

（一）基础信息管理模块优化

其应由会计事务所内专属的信息工作人员负责，负责确保事务所日常业务、数据处理和分析、信息查询等基本工作的开展，是整个会计事务所一切工作开展、信息系统建立的基础和前途。

（二）个人业务管理模块优化

事务所内的基层工作人员根据该模块，可以明确每天的工作计划和内容；报销单的填写以及相关负责人的审批。部门负责人则可以通过这个模块对所管辖和负责的工作人员的日常业务进行安排和规划；工作人员的基本工作安排以及完成情况；审批超出一定限额的费用保险单。作为财务工作人员则可以通过该模块查看和了解工作人员所提报的报销申请等是否已经走完审批流程、完成报销。

（三）客户管理模块优化

该模块的操作人员可以是会计事务所内的每一位工作人员，主要功能在于录入客户信息，并进行分项维护与管理。客户信息主要包括客户名的全称和简称，客户的地址、负责人、负责合伙人以及风险因素等情况。同时录入的项目管理信息则包括客户的编号、委托内容、直接负责人、计划工作时间、收费（包括合同金额和已收款项）、项目进度以及复核情况等。

第一，基层工作人员可以通过该模块每天查看安排给自己的基础客户信息，以及所要进行管理的全部内容；

第二，项目负责人可以登录该模块随时更新客户信息和对客户信息进行维护；

第三，对所负责项目中所有客户的信息和管理内容进行查看；

第四，部门经理可以通过该模块对项目负责人所指导的工作情况进行复核，同时查看所辖范围内的客户信息。

第五，客户可以通过该模块管理基本的客户信息以及了解本项目所涉及的具体内容；并在部门经理完成复核以后，录入符合情况。

第六，财务人员可以通过该模块，录入和维护有关客户的相关信息，主要是指已收款情况，收款金额等。

（四）规范技术流程优化

因为会计事务所的工作人员避免不了出差，所以信息系统必须能通过手机端进行联网登录。而系统的服务器可以设计在事务所的总部，委托专业的技术人员进行管理和维护。

总而言之，在互联网的环境下，会计事务所的信息系统构建也是能够预防税务风险的有效策略之一。针对税务风险爆发的原因及主要特点，进行有针对性的规避和控制，积极采取有效的防范措施，借助信息系统加强管理和监督，能够最大程度地降低税务风险发生的可能性，且将风险控制在合理的范围之内。