关于妇幼保健院档案信息化及管理策略探讨

薛影

摘 要：科技与网络的发展，推动着各个行业的信息化发展，妇幼保健院档案管理的信息化建设，是适应信息化时代的必然举措。基于此，本文首先简单阐述了妇幼保健院档案信息化管理的重要意义及主要内容，分析了当前存在于其中的问题，随后提出了实现妇幼保健院档案信息化管理的有效策略，以此仅供相关人士交流参考。

关键词：妇幼保健院;档案信息化;管理策略

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）18-0211-02

加强档案信息化管理，是妇幼保健院适应社会发展的需要，是推动档案管理工作进一步精确、高效的重要途径，亦是关系妇幼保健院未来发展的重要因素。在社会信息化的大环境下，如何在快速发展档案管理信息化的同时，解决当前妇幼保健院档案信息化管理在发展不均、缺乏协调、保密性与安全性威胁等问题，保证档案信息化的完整性、安全性、系统性，促进其档案管理的高效性与经济性，是当前妇幼保健院档案信息化管理需要面对的首要任务。

1 妇幼保健院建档信息化的重要意义

档案信息化是妇幼保健院顺应时代发展完善档案管理的必然趋势[1]。经济与科技的发展，催生了信息化时代，作为社会必然产物，信息化又反作用于各行业，要求其不得不顺势改变，档案的信息化也是建设信息化社会的重要一环。妇幼保健院的工作内容与广大妇女儿童息息相关，加强档案信息化建设，是社会对妇幼保健院的要求。虽然当前妇幼保健院在档案信息化管理方面遇到新的挑战，但其带来的新机遇，以及时代发展的必然趋势，彰显着妇幼保健院档案信息化管理的必然性。

档案信息化有利于妇幼保健院提高档案管理工作效率[2]。加强档案信息化管理，可以增强保健院数据和信息资料的规范性、准确性，电子文档、电子目录、电子信息查询系统等，使得档案信息的利用、检索、管理更加便利，应用范围也有所扩大，管理工作也更加开放，管理方式更加丰富，对信息的利用更为快捷，有利于实现妇幼保健院信息与数据资源的合理配置。

档案信息化有利于促进妇幼保健事业的发展。在信息社会，妇幼保健事业要实现进一步发展，实现档案管理的信息化是关键一步[3]。电子信息与查询系统使得保健院各部门对档案信息可通过网络随时查阅、存取，其查询与利用更加便捷、准确，给保健院各项工作的开展提供强有力的支持。实现档案管理的信息化，还可以更好地保护重要档案信息，归档更为整齐有效，降低了以往纸质档案的保护难度以及重要档案丢失的风险，提高档案管理工作效率。此外，档案信息化管理是一种新的管理模式，不仅可以使管理的档案资料更加清晰、直观、便捷的呈现在所需人员面前，更是节约了大量人力、物力、财力，同时增加了档案管理的完整性，提高了管理的有效性。

2 妇幼保健院档案信息化管理的主要内容

2.1 病历档案的信息化

人类患病的种类日益复杂，幸而医学事业亦在不断进步、不断开创新高，当前，医学技术不断发展，新的项目不断涌现，疾病谱不断扩大，将相关医学数据、信息输入计算机存储，便于医务人员及时学习、利用，如将不同的手術名称通过计算机技术编码存储，将其手术内容、疗效等对应一一编入计算机，在计算机高效的查询分析功能支持下，实现对所需医学知识得快速查找与利用。此外，计算机可以对病案信息进行加工编辑，附上所需相关知识传送给临床科室，反馈并完善临床科室的知识系统，支持其不断发现问题，不断总结，促进医学水平的提高。

2.2 文书归档与处理的信息化

文书归档与处理的质量关系着档案信息本身的质量，其实现信息化对于档案管理工作具有基础优化作用[4]。大数据时代，每日需要处理或更新的数据量不断增大，传统的文书处理方法难以适应庞大的任务量，运用计算机实现文书处理的信息化，将日常新文件逐一输入计算机存储管理，并传送到相应查询网站，不仅优化了文书的归档与利用效率，同时降低了工作任务量，人力资源也得到优化。

2.3 人事档案的信息化

信息化社会对各个行业都提出了信息化要求，人作为社会上最活跃的因素[5]，对人的管理亦是需要实现信息化，这一点在人事档案信息上突出表现出来。通过现代科技网络手段，实现人事档案的信息化，并根据人事档案自身特点，使人事档案的管理由实体变为网络管理，促进人事档案管理的动态化，人事档案信息的快速掌握。

3 当前妇幼保健院档案信息化管理的问题

3.1 缺乏档案信息化的管理意识

在信息化时代，档案管理的信息化无疑是管理发展的首要方向之一[6]。然而部分妇幼保健院对档案管理信息化的认识不足，档案信息化管理意识薄弱，将档案信息化管理简化为一种仅用计算机来完成档案管理，忽视了档案信息化管理的价值，浪费保健院的档案资源，降低了档案管理工作效率。事实上，充分利用档案管理的信息化，可以充分发挥出档案资源的作用，可以带来较高的社会效益，同时也有利于增加自身经济利益，但部分妇幼保健院缺乏全面的认识，对档案的价值重视也不足。

3.2 档案信息化发展不均且协调不善

我国的档案管理信息化发展呈现出明显的不平衡状态，经济发达地区，妇幼保健院的档案信息化管理较为完善，但在部分经济欠发达的地方，妇幼保健院的档案信息化管理发展缓慢，政府投入资金不足，缺乏先进设备与符合要求的全面人才，档案管理的信息化建设较差。此外，全国缺乏统一的妇幼保健院档案资源平台，缺乏统一指挥的工作部门，导致档案资源难以共享且分散，标准不一，数据难以对接，整个档案管理的信息化缺乏有效的协调。

3.3 人员素质有待提高

档案信息化管理对工作人员提出了更高的要求。传统档案管理的工作人员主要是及时整理收集到的信息，保存以便于后续利用。而要实现档案的信息化，档案数据不再只局限于纸质，不仅需具备档案管理专业知识，还应学习互联网、大数据、计算机、创新服务等新科技知识，对工作人员的要求更加多样化与全面化。而目前不仅缺乏专业出生的档案管理人才，更缺乏同时具备计算机、网络技术全面发展的人才，阻碍了妇幼保健院的档案信息化管理进程。

3.4 安全问题与保密问题

网络的渗透性以及网络技术的飞速发展，对档案管理的信息化给档案管理的安全性与保密性提出了更高的要求。档案数据存储与计算机互联网，虽提高了管理与使用的便利性，也留下更多不可控因素。由于工作人员操作技术不当、责任意识薄弱等，在操作档案系统利用网络收集和处理信息时，管理不严格或忽视审查，使得保健院自身信息也可能被他们截取。妇幼保健院的病患档案信息泄露会给病患带来不必要的麻烦，而人事档案、院方档案信息等泄露可能会给保健院自身带来经济损失，甚至埋下灾难性隐患。

4 实现妇幼保健院档案信息化管理的有效策略

4.1 加强妇幼保健院人员档案管理信息化意识

创新档案管理意识、树立信息化时代全局观念在信息化社会具有必要性。当前，许多妇幼保健院缺乏足够的档案管理意识，提高档案管理人员的责任意识与信息化意识、创新意识，促进其积极工作。为此，可从三个方面展开强化档案管理信息化意识的工作。其一，大力宣传档案信息化管理工作，帮助工作人员认识到档案管理工作对于工作单位的重要意义，增强工作人员的责任心与荣誉感，对档案管理的具体要求和工作认真执行。其二，鼓励并认同档案管理工作人员的工作，激励其积极工作并主动参与管理与创新，增进档案管理创新服务的可能性。其三，健全相关管理机构，明确划分档案信息化管理的权益与责任，将管理任务与责任落实到人头，并严格执行安排的任务。

4.2 制定具有针对性的妇幼卫生信息标准

《中国妇幼卫生信息系统标准体系研究》是当前众多妇幼保健院遵循参考的标准之一，在一定程度上有利于加强妇幼保健院档案信息化管理的建设，促进档案资源共享。但当前国内对妇幼卫生信息的标准还不完善全面，要实现档案信息化管理，除了标准规范外，还需要统筹规划，有计划、有步骤、有重点的开展妇幼工作，将电子档案资源充分活用起来。

4.3 重视档案管理人员素质的提高

档案信息化是自动化办公的重要组成部分，再加上对计算机、网络的操作使用，因此档案管理工作人员需要具备专业知识、自动化办公能力、操作技术以及综合道德素养等。工作人员除了需要强化专业知识，还应加强对其他学科理论的学习，以符合信息化时代背景下，档案管理人才的开放性、高效性、优质服务性等要求。因此，无论是在选聘员工，还是后续培训上妇幼保健院都应重视工作人员的综合素质，充分利用电子信息，确保保健院信息资源的有效使用与安全性，促进妇幼保健事业各项工作顺利进行。

4.4 重视信息化管理的安全性问题

档案管理的部分资料具有保密性，必须严格把控档案的保密工作。档案管理的信息化建设必然对其安全性与保密性提出了更要的挑战。因此，除了提高档案管理人员的素质，还需要加强硬件设备，加大先进设备投入，努力研發妇幼保健院的专用档案管理系统，在需要统一规划，协调配合，对于需要保密的档案要设立有效的密码或查看权限，并由签订过保密协议的专人进行看管。建立相应的监督机制，督促档案管理工作的有效性与保密性。

5 结语

妇幼保健院档案管理的信息化是不可逆转的发展趋势。强化档案信息化管理意识，提高工作人员的责任心，积极完善相关档案管理制度，促进妇幼保健院整体档案管理制度的完善，加大资金投入确保档案信息化的安全性与保密性，提升整体工作效率，促进妇幼保健院各项工作顺利完成。

参考文献

[1] 邓艳芬.浅谈医院病案信息化建设[J].办公室业务，2017（1）：38.

[2] 刘波.档案信息化管理的优点与策略[J].科技创新导报，2017（3）：199-200.

[3] 李金波，郭栋.医院档案管理工作规范化管理路径的实践探索[J].卷宗，2017（30）：123-124.

[4] 邹丽梅.医院档案信息化建设的问题及对策[J].中国管理信息化，2017（13）：68-69.

[5] 杨莉玲.医疗设备档案信息化管理的实现途径与相关技术研究[J].中西医结合心血管病电子杂志，2017（20）：105-106.

[6] 曾琼.浅析妇幼保健档案管理信息化建设问题与研究进展[J].办公室业务，2017（13）：61.