浅谈中小企业会计档案管理

安雯

随着我国经济迅速发展，时代变革进步。中小企业在经济发展浪潮中的作用也越来越大，各按企业市场影响力逐渐增强，业务范围、业务品种及业务量不断增大，在业务办理中产生的反映经济业务重要数据和史料——会计档案也在逐年增多。而会计档案记载着日常业务发生的重要内容，其中主要包括三大类：会计凭证类，会计账薄类，财务报告类。目前，很多人对会计档案管理工作内容缺乏足够的了解，对其重要性缺少足够的认识，在会计档案管理工作中缺乏足够的激情，往往造成会计档案管理意识弱化，给查阅、审查会计档案工作带来了很多阻力。如何进一步提高中小企业档案管理水平，充分利用档案资源，更好的为业务发展服务，笔者对此进行了一下思考。

一、当前会计档案管理存在的问题

（一）在思想认识上不够重视

由于大多中小企业负责人对会计档案管理存在思想不重视，财会人员的安全意识普遍不强，有些会计将查阅过的会计档案随便地放在档案室的桌上或地上，档案柜的门也不加锁，而且基本上中小企业的档案室门都是一般的木门，存在严重的安全隐患;有些新员工对会计资料的重要性认识不足，如：业务资料随便放在自已的抽屉内，年终后没有全部整理归档，导致会计档案不完整;甚至有柜员将客户签约资料直接扔进垃圾筒等等。

（二）会计档案移交不够规范

中小企业人员变更较为频繁，财务人员离岗时虽有会计交接，但手续不完备与内容不完整。我们会计离任时通常会办理会计交接，但是对会计法规关于会计交接的具体要求不清楚，因而使得交接的手续不完备，一般储蓄会计人员离任，要由会计机构负责人或会计主管人员负责监交;会计机构负责人或会计主管人员离任，要由单位负责人监交。但是有些中小企业在会计人员离任时，只是由移交人和接替人参与交接，没有监交人，内容也不完整，原因是中小企业负责人对此事未予重视。

（三）日常管理责任不够明确

目前中小企业的会计档案虽然已分类造册，进行统一管理，但责任还不明确。一是没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐，甚至有的企业为图省力，没有用标准的会计档案封面，直接用白纸或其他便于装订的纸当封面，每一卷档案里没有卷内目录和备查表;二是有些企业没有对装订成册的会计档案逐张编号，导致档案封面填写也不完整;三是档案调阅管理不规范，内部人员调阅档案未实行登记制度，存在本单位档案调阅人将档案带离中小企业且没有办理档案调阅登记的情况。

（四）会计人员素质有待提高

会计档案跟会计人员的日常工作和中小企业的业务发展息息相关，会计人员的素质的高低在一定的程度上决定了会计档案质量的好坏，许多会计没有经过系统性会计学习和培训，甚至大多企业的财务人员都没有会计从业资格证，因而提高会计人员的素质非常有必要。

二、规范会计档案管理的几点建议

（一）提高会计档案管理认识

必须要认识到会计档案的重要性，不断更新会计档案管理观念。会计档案管理工作是维护业务历史真实面貌的一项重要工作，科学规范地进行会计档案管理是中小企业工作一个重要部分。会计档案为中小企业发展提供了第一手资料。科学规范的会计档案，是会计工作的一个重要方面，也是衡量一个中小企业管理水平的重要尺度。

（二）建立健全会计档案管理制度

完善健全的会计档案管理制度是做好会计档案管理的前提，不断完善会计档案管理三大流程立卷归档、借阅审查和定期销毁的制度，明确档案管理要求及会计档案管理分工。严格执行会计档案管理制度，把握档案的整理，归档，管理的各个环节，做到有条不紊，规范有序，常整理，常审查，防鼠，防虫，防潮;确保档案室干净卫生，档案资料完整无缺，整齐不散乱，查找不慌乱。

（三）推进会计档案管理队伍建设

目前来说，会计档案管理都是有中小企业会计负责，由于中小企业的人才队伍所学专业很少有涉及档案学课程，对档案管理工作内容和方法都不甚了解，全靠中小企业前辈传，帮，带;缺乏专业性的知识指导，加强会计档案队伍的培训势在必行。可以选派会计档案管理人员参加市档案管理部门参观学习或者邀请档案管理专家当面授课，让会计档案管理人员认识会计档案管理的重要性，强化会计档案管理知识，提升会计档案管理水平。

（四）加强会计档案后续检查管理

加强会计档案的检查、考核力度，从而确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。一是对原有会计档案财务会计部门要组织人员进行全面清理，通过搜集补救一批、规范整改一批、集中銷毁一批，保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。二是财务部门要抓好会计人员调动时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不清，人浮于事，造成会计档案的遗失。三是要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。