软件机器人在企业医疗费用报销流程中的应用

文/何伟玲

1 概述

医疗费用报销频繁、重复、枯燥，数量大、耗时多，数据准确性无法保障，造成资源的再投入，进而影响财务工作整体的质量提升。工作量、时间成本与人力成本之间的矛盾日益突出,迫切需要新技术提高效率来减轻医疗报账人员的负担。针对此类价值不高的工作环节，软件机器人可以完美地取代人力的投入，高效完成重复性高并且有逻辑性的工作。通过人工智能、RPA技术解脱简单劳动，解决电力企业中业务处理高度重复、业务工作量大、业务处理时间紧迫等问题,将人力释放到更深层次的创造性工作,对促进企业精益管理水平的提升,提升财务管理中的工作效能，具有重大的现实意义和必要性。

2 现状分析

医疗费用是民生焦点,职工及离退休人员每年发生的门诊、住院医疗单据、报销频率、费用管控业务量呈上升趋势，给医疗费用报账人员带来巨大的压力。医疗报账业务手工操作量大，每月需要打劳动力集中战，安排大量员工对上千张医疗票据进行手工识别、整理、统计以及核查校验。数据处理以及制单效率不高，数据准确性无法保障，且出现账单数据不一致、单号与凭证混淆的退单循环问题，对业务处理时效和服务品质都带来了负面影响。

3 软件机器人的亮点

软件机器人应用于企业医疗费用报销可以从优势和效益两方面来分析本研发的亮点。

3.1 软件机器人的应用优势

替代医疗费用报销流程中重复性的手工操作；根据明确的规则进行无差别化的业务处理,消除人的不稳定因素影响；机器人处理业务准确率较高,差错率较低,显著提高了企业医疗费用报销的效率和效果。通过持续重复进程，减少人为错误，缓解企业交付风险。并且能自动生成风险预警,从根本上降低电力企业有可能面临的财务风险。机器人作业的每一个步骤可被监控和记录，可为后续的业务处理异常提供审计证据；采用非侵入性,不影响原有IT基础架构的模式。

3.2 软件机器人的应用给企业带来的效益

管理效益：用软件机器人替代人工完成日益增加的复杂、繁琐的工作,将业务人员从大量重复性劳动中解放出来,大量的人力得到释放,转而投入到更深层的、更有意义的企业财务战略方向的工作中去,有助于人财物等资源重新整合，有助于企业将人力资源投入更高价值的工作上。软件机器人的应用加速了业务处理的速度,加快了业务的流转,提高了业务数据质量。

经济效益：软件机器人的业务处理效率比人工普遍快12倍，可以满足特殊业务在极短时间内完成的高效性要求。软件机器人可以全天候待命作业，可以在晚上等非繁忙阶段执行业务处理，不影响正常的工作。可以全天候365d、24h不间断工作，可以不受工作量等重担的影响，始终保持着高昂的工作激情。

4 核心功能

（1）处理重复性工作的软件程序，这些程序可以模拟和替代手工作业。

（2）有明确的规则操作,对应流程中有明确的、可被数据化的触发指令和输入,并保持对规则的高度严肃性。

（3）在用户界面运行，以外挂的形式部署在现有系统上，通过用户业务界面自行进行应用数据获取，而不必为现有系统添加新的调用接口，不会影响企业原有的IT基础架构以及财务流程。

（4）复制人机交互行为，模拟常规业务，文字模版代填。

（5）提供较强的管控能力及审核能力，所有流程步骤都能够做到详细、实时的记录及追踪。

（6）机器人运行及控制中心，提供机器人运行效率报表及效果分析视图。

（7）实现多页面表单信息集中展现自动化，业务受理流程自动化。

5 整体框架

主要依托员工操作过程的录屏数据、操作行为文本数据的采集，从而实现自动化、智能化的行为分析，使用流程可视化设计工具对流程进行设计配置，通过机器人管理、流程管理及任务管理，执行许多预先制定的流程自动化方案,并模拟人工操作来完成人的工作，将这些重复且枯燥的工作程序自动化，进一步提升工作效率、提高合规性。

整体的功能框架，实现了基础数据的采集，从而为业务分析及人员行为分析服务，从而兼顾了后续大数据分析的发展需要，加入了从安全、应用、维护、开发等各种场景数据，从而实现整体数据的全面分析，实现全面的智能分析手段，提供更智能、更自动化的辅助工具。根据机器人流程自动化程序的管理、运行过程和结果，通过报表及视图的方式展现机器人流程自动化运行情况，同时,机器人在完成任务的每个步骤都可以被监控和记录,从而用作审计证据已满足法律合规的需求。

6 具体实施内容

医疗费用报销业务包含票据初审、票据粘贴、报销金额统计、制作凭证、费用稽核、票据审批、票据扫描、数据录入、账务核算等环节。根据发票总金额、发票自费金额，自动统计报销基数、报销金额，自动生成补充医疗保险门诊补助填报单，自动生成银行报盘。保障数据的准确性、规范性，简化工作，缩短报帐结算时间，节约人力成本。人工操作需要1小时的工作量，软件机器人仅需5分钟，报帐结算每月节省了130小时，提高了相当于原来12倍的工作效率，极大地提升管理效率，发挥了信息化对行政办公精益化管理的助推器作用。

软件机器人实施的医疗费用报帐过程被细分为五大部分：数据采集与处理，报表生成、制作填报单及凭证，银行报盘生成，附件处理，财务系统数据录入及提交。其中，数据采集过程是与本地数据的交互（员工信息、银行信息、开票信息、财务信息等），报表生成过程是处理补助填报单及报表汇总，而数据提交过程是与财务系统的交互过程（登录、数据填写、提交等动作）。

6.1 数据准备

（1）启动软件机器人，通过脚本的预定义，机器人自动打开事先维护好的Excel文件，获取业务基础数据及员工信息；

（2）根据发票总金额、发票自费金额，按照员工身份证号码、银行名称、银行帐号以及员工状态等信息进行自动统计，统计历史累计基数、本次报销基数、报销金额、实报金额；

（3）并自动判断员工报销金额是否超出报销范围，根据设定的标准，自动计算标准内以及标准外相应报销比例的金额，自动通过设定好的规则进行调整。经过每条明细项之间的计算，再按照条目明细一一对应的填入汇总的Excel表中；

（4）补全费用数据，新增、分列、明细汇总统计，机器人将处理好的数据放到统一的文件夹，由业务人员进行审查（或干预）。

6.2 自动生成报表、补助填报单及制作凭证

（1）自动打开医疗费用明细表及员工信息表，获取相应的数据信息，对票据进行整理和分类，根据员工的医疗情况分别选择对应的医疗保险补助填报单模板（包括一般门诊填报单、特殊门诊填报单、住院填报单）；

（2）根据设定的脚本，对财务数据进行处理和相关计算，按日期和明细数据自动生成相应人员的当笔补充医疗保险补助填报单，包括累计报销金额、已报销累计次数、发票单据数、发票总金额、自费金额；

（3）自动统计历史基数，自动判断是否超出补助限额，自动判断计算限额3000元及以下报销基数、3000元及以上报销基数、建国前参加工作退休老工人的报销基数等等，分别按员工姓名统一存储在预设的文件夹下；

（4）批量完成后，自动制作凭证，批量打印填报单，打印明细表及统计表。

6.3 自动生成银行报盘

自动打开医疗费用明细表，根据设定的脚本，调用相应的员工数据，按日期和明细数据填入报盘模板，自动生成银行报盘，包括银行帐号、实发金额、基数等。

6.4 附件处理

票据、填报单、凭证等附件粘贴后，按照银行报盘的员工姓名顺序整理，依次叠放，按顺序扫描。机器人获取银行报盘的员工姓名，将指定的文件夹下的扫描件，依次自动将扫描件按顺序重命名为对应的员工姓名。

6.5 财务系统数据提交

（1）软件机器人自动打开财务系统，并自动登录帐号，进入报账平台的费用报销管理模块，同时打开Excel费用明细表，读取信息，获取业务报账数据进行数据处理发起。

（2）对应每个员工的明细项逐条填表录入账务系统，包括每个员工的费用报销单、费用明细、借款核销等相关数据信息项。

（3）自动识别员工的借款信息，自动核销历史借款，自动提取指定文件夹对应员工的附件并上传系统，在不对财务系统做任何调整的情况下完成系统间的数据录入。

（4）录入完整保存数据之后与源数据进行自动校验，校验之后提交，自动传递给财务审核人，记录处理结果，并对工作结果展现，邮件通知填报结果，关闭退出。

7 结束语

软件机器人与医疗费用报销管理的结合,将大大改善电力企业财务报销管理的现状，为报销管理提供更为稳健的企业资金安全，增强企业内部医疗费用报销管理工作的效率，规范财务内部管理，使财务工作更加精益化、专业化，使电力企业向信息化、数字化、智能化转型。