浅析新时代企业档案工作新思路

（中铁建大桥工程局集团电气化工程有限公司，天津 300300）

引 言

现阶段，信息技术为各行各业带来了便利和快捷，企业档案工作也应与时俱进，在时代环境的影响下实现信息化转变。但是，在实际档案工作中仍存在诸多问题亟待解决，所以本文就新时代企业档案工作展开探讨和分析，确保有针对性的解决问题，完善工作流程。

一、企业档案工作现状

传统企业档案工作过于守旧，以人工管理纸质版文件为主，在采集、储存和搜索使用环节都将耗费大量的时间和精力，工作效率难以提升。新时代，由于档案数据量呈规模化递增，传统档案工作过于被动，无论在信息资源的获取还是使用阶段都难以发挥其时效性，难以满足现代化企业的发展需求。虽然很多企业在信息技术发展趋势下也开始引入先进手段，但传统工作思路根深蒂固，若员工掌握的知识不足，无法发挥计算机系统的优势则档案信息难以得到充分利用，而且现阶段的工作制度也不够完善，部门之间联动性不强，采集效率不高，管理工作无法正确落实到位[1]。

二、新时代企业档案工作新思路

（一）完善工作制度

俗话说“没有规矩不成方圆”，档案工作涉及到的信息量较多，要通过完备的制度将责任具体到个人，规范业务活动和档案使用，保证工作的专业化和细致化，还要顺应时代发展改进工作制度，将清晰的工作流程图呈现到位，尤其是对管理中的关键点要详细明确的体现在制度中，要求从采集、整理、储存到应用皆有规可循，具体的标准和责任人也要对照呈现。此外，要加强评价机制，通过系统统计档案使用人数、种类、档案数量、分类情况等，这些硬性指标都将反应企业档案的应用情况，发挥资源的社会功能，使其价值有所体现。档案相关的法律规定也要明确体现在工作制度上，使工作人员能依法执行档案管理，有关部门还要加强企业监督和检查，确保内容的安全性和管理的规范性。

（二）提高员工素质

工作人员是档案工作的主体，因此要转变其传统守旧的管理思路，强化新时代档案工作氛围的建设，引进更多先进人才，优化人资管理，使创新型人才经考核和培训后上岗，为后续的档案管理奠定良好的基础。企业老员工应提高对新时期档案工作的重视程度，定期参与到企业提供的培训教育活动中，既要确保自身档案工作素质和能力，还要学会正确运用信息技术，建立数字化档案，在采集、储存、管理、使用环节确保工作效率。此外，还应加强新老员工互动交流，使新员工获取更多工作经验，及时解决工作中存在的问题，使老员工汲取先进思想，确保档案工作的创新化发展。企业要完善绩效考核制度，通过奖惩方案来约束不规范行为，对于工作认真、成绩突出的员工予以物质或精神上的奖励；对于好逸恶劳、得过且过的员工酌情予以惩罚，对其他员工起到激励和警示作用。新时代，档案管理应实现科学化、标准化和规范化转变，员工要不断提升自我，及时掌握新知识，除采集和整理档案外还应深入发掘企业档案的内在潜力，为企业的经营和管理提供信息保障。

（三）引进信息技术

随着信息时代的到来，各行各业都实现了创新性转变，企业档案管理应结合信息技术，生成数字化系统，提高信息采集和传递的时效性和快捷性，打破传统档案工作的局限。首先，企业加大信息化系统投入力度，在互联网的支持下完善信息整理和共享，保证查阅和管理效率。其次，要及时将纸质文件导入到计算机系统中，可避免纸质文件在长期保存的环境下出现字迹模糊、局部破损或遗失的情况，还能借助现代化手段修复纸质档案，使人工管理真正意义上转变为信息化管理。需要注意的是，信息技术有利有弊，虽然给档案工作带来了便利，但由于网络环境具有虚拟性，加之电子文件的特质是可篡改性、可删除性和可复制性，一旦商业机密档案泄露将会对企业的发展带来负面影响，所以在内部防控中要设置身份权限，使用者要经身份验证后方可使用文件，外部防控可使用内外网或防火墙技术等避免黑客或病毒攻击，确保档案管理的安全性和共享的可行性[2]。

（四）加强部门联动

档案管理不能局限于单一部门，各部门都有编制档案的职责和义务，在上交档案时要求确保质量，在种类和数量上皆满足要求，而新时代档案数据出现规模化发展趋势，各部门要形成联动效应，在各环节提高档案质量。管理人员在采集档案时要进行筛选核对，不满足需求的要退回修改，然后再录入系统储存，还要实现关键字查询，当部门人员需要调取档案时能通过关键字生成相关信息，使档案能正确应用到位。由于新时代信息技术具有传递的时效性，各部门人员可以随时随地调取档案，将档案正确应用到实际工作中，确保其实用性和科学性。传统档案共享过于局限，新时代应加强档案共享，与合作企业或分公司之间建立互动平台，通过档案传递和使用确保工作的科学性，为合作提供理论性的保障。

结 语

总而言之，档案管理人员应转变传统守旧的工作思路，发掘信息技术的内在潜力，利用其信息传递的时效性和数据储存的规模性为档案工作的创新发展奠定基础。企业还要注重人员专业素质和能力的提升，促进部门联动，提高档案采集、储存、使用效率，使档案工作更为完善、科学、合理。