浅论中小企业合同管理中存在的问题及对策

张巍

平湖爱驰威汽车零部件有限公司 浙江平湖 314200

企业在日常经营中不可避免地会涉及到大量合同的签订、履行，因而企业合同管理显得格外重要，它是企业管理中的不可忽视的一环。企业存在一天，风险就伴随一天——做好合同管理，方能维护企业合法权益。在大型企业中，合同管理工作开展得较好，不仅聘请有外部法律顾问机构为企业提供日常法律咨询服务，而且内部也建立有专门的法务部门，作为企业与法律顾问之间了连接的纽带，同时履行企业内部的合同管理等法务工作。但相当一部分中小企业，合同管理上存在着不少问题。根据我所工作过的企业及所了解到的部分企业情况，本文对中小企业合同管理中存在的问题作简要探讨。

1 中小企业合同管理中存在的问题

1.1 企业人员合同意识较差，法律观念不强

企业负责人以及各级员工缺乏合同法律知识，不重视合同的签订，轻信口头协议，一旦对方出现失信行为便无法提供支持自己的依据；将合同签订流行形式，不重视合同的实质内容；企业的用章不规范，缺乏用章审批程序，用印随意，有些公司仅凭个简单登记就可以任意由自己加盖公司印章，没意识到这其中存在着巨大的法律风险。

1.2 未设立合同的归口管理部门或岗位

有些中小企业由于规模不大，未设立有专门的法务部门，但也没在相应部门（比如企业内部的综合管理部门）设立合同管理岗位，没有专人负责合同的管理。企业签订的合同散落在各业务人员手中，甚至出现企业与其他方签订了合同，自己方却没有保留一份合同文档的情况。企业对自己签订了多少合同都是迷迷糊糊的，这对企业履行合同带来极大的问题。

1.3 企业缺乏具备法律专业知识的人员对合同进行系统管理

不少企业由于规模较小，未设立有专门的法务部门，也没有配备具有法律知识的专业人员。企业对外签订经济合同全凭经验和信任，对合同中不利自己的条款不能完全识别，也未能留下出现纠纷时有利自己方解决问题的条。虽然有些企业也聘请有外部法律顾问，但由于企业自身内部没有具备法律知识的人员，不知道何种情况应向法律顾问咨询以充分发法律顾问为企业保驾护航的作用，往往结果是顾而不问，只有在出现纠纷时才匆匆忙忙找法律顾问寻求诉讼解决，法律顾问成了摆设，并没有起到法律顾问应有的防患于未然的作用。

1.4 缺乏合同签订、评审程序，签约随便或不签约

不少企业签订经济合同未严格把关，随意签约。所签下的合同中，对合同标的约定不明确，合同条款不完善，责权利表述不明确，意思表达模糊；变更或解除经济合同时未履行合法的程序。企业内部未制订合同评审程序，在签订合同时，对对方提供的合同版未经审查就直接签约。这些行为都会留下合同纠纷的隐患。

1.5 合同签订履行监控制度不完善

合同签订后，对自己方的合同义务要及时履行，不然将会导致承担违约责任。正是由于有些企业在合同管理机构、法律专业人员、合同管理制度等方面的缺失，导致合同履行上缺乏监控，最后因自己方履约不及时而被对方追究法律责任，并承担违约责任，给公司还来不必要的损失。

2 加强中小企业合同管理的基本对策

2.1 设立合同管理部门或合同管理专员，配备具有法律专业知识的人员

市场经济是法制经济、契约经济、合同经济。企业不能只重视生产和销售，还应重视风险的管控。具有一定规模的企业应考虑设立独立的法务部门，对企业包括合同管理在内的法律事务进行系统地管理。对规模较小的企业，应设立法务岗位，履行合同管理职责。并为法务部门或法务岗位配备具备法律知识的人员，由其参与合同的磋商，牵头负责合同的评审、签订、监督履行及合同文件的归档管理，统筹管理企业合同事务。将合同管理落实到具体的部门和人员，这是做好合同管理的第一步。

2.2 加强内部普法，做好合同法培训

通过普法，提高全体员工法律意识。上至企业管理层下至普通员工，均应通过法律学习，提高自身法律意识，认识到合同对企业经营的重要性。中小企业应赋与合同管理机构如法务部门或法务岗位法律宣传职责，有必要时聘请有经验的律师对企业人员进行相应的法律培训，提高合同管理人员的合同法专业知识，通过企业经营中发生的真实案例，对合同中存在的风险点进行有针对性的讲解。通过培训，培养起一支懂法律、懂合同的经营队伍，使企业上下都拥有较强的合同法律风险防范意识，这样才能使企业得到稳定的发展，有效避免经营风险。

2.3 建立合同管理制度，严格合同评审程序，把好合同审核关

企业内部首先要结合自身的实际制订具体、可操作性的合同管理制度，对合同磋商、合同订立、合同履行、合同归档等进行明确规定，使得合同管理有章可循，成为内部人人遵守的合同工作指引。其次，在合同审核方面，一定要严格把关。在与合同对方进行磋商的同时要对对方资信状况进行全面调查，了解对合同对方的资金信用、主体资格、履行能力等情况。对于资信不好的合同对方，避免合作或者要求对方提供有效的担保，以降低企业签约风险，发生合同纠纷时可避免或减少自身的损失。在合同内容审核方面，要求对方主体资格合格，合同条款完备，权利义务约定明确无歧义并具有可操作性，合同内容合法。千万不能轻信口头承诺，必须将权利义务条款化，在发生合同纠纷时以易于处理。重要的合同，要由企业法律顾问帮助起草或审核，尽量将合同风险降到最低。

2.4 做好合同履行的监控管理

企业在落实了合同管理机构、人员和合同签订制度的基础上，还要做好合同台账、合同档案制度的建立健全工作。合同签订后，合同管理人员应及时将合同的合同文本、补充协议、会谈纪要、往来书信、邮寄凭证、单据、说明书、合格书及其他各种凭证的原件和复印件等相关资料收集、整理、归档，保存好各类电子数据往来记录，规范企业履行行为，堵塞漏洞，在发生合同纠纷时亦能提出有效的证据维护自身合法权益。

3 结语

企业经济合同管理为市场经济条件下中小企业经营管理的核心内容之一，它是对经济合同的全过程、全方位、科学的管理。加强合同管理，变事后救济为事前防范，可有效地降低企业法律风险，做到防范于未然，从而维护企业合法权益，为企业管理水平和经济效益的提高提供助动力。