实验材料采购平台大数据对科技支撑服务知识价值的体现

蒋 芸, 朱卫星, 陈永清, 卢 凡, 程 苹

(1.苏州大学 医学部，江苏 苏州 215123；2.国家科技基础条件平台中心，北京 100862)

0 引 言

当今，社会信息化和网络化的发展导致数据爆炸式增长。据统计，平均每秒有200万用户在使用谷歌，Facebook用户每天共享的东西超过40亿，Twitter每天处理的推特数量超过3.4亿[1]。同时，科学计算、医疗卫生、金融、零售业等各行业也有大量数据在不断产生[2]。在学术界，2008年《Nature》推出了大数据专刊对其展开探讨；2011年《Science》也推出类似的数据处理专刊。IT产业界行动更为积极，持续关注数据再利用，挖掘大数据的潜在价值。为应对大数据带来的上述困难和挑战,以Google、Facebook、Microsoft等为代表的互联网企业近几年推出了各种不同类型的大数据处理系统[3-5]。借助于新型的处理系统,深度学习、知识计算、可视化等大数据分析技术也得已迅速发展,已逐渐被广泛应用于不同的行业和领域[6-7]。

学校于2015年开始构建实验材料采购管理电子平台(以下简称平台)，依靠强大的电子商务信息数据处理手段，实现集“商品选购”“审批”“配送”“验收”“结算”为一体的采购平台，实现采购的全互联网服务[8-9]。基于“互联网+”实验物资采供管理系统与学校财务系统无缝对接，打破了长期以来“信息孤岛”现象，做到终端用户，物资采供部门、审计部门与财务部门的全方位数据共享。平台上线运行3年来，真实完整地保留了学校实验材料采购的数据情况，本文根据真实的数据分析，试图去展现采购平台对科技支撑服务的多方面的知识价值。

1 用户行为分析

技术人员根据后台数据对平台构建以来每年的工作日不同时间段订单量进行统计。详细数据如表1所示。可以清晰的看出，主要采购时间还是集中在工作时间段，但是中午时间下单的比例明显在逐年上升，说明平台采购还是比较快捷方便，科研人员利用碎片时间就可以做好采购工作，从某种层面上保证了大段整块的持续工作时间不被打扰，能够更专注科研。科研人员的工作时间比较长，表中也明显看到，下班后的订单比例在逐年减少，这就证明了科研人员无需利用自己的休息时间继续去做采购等琐碎事宜，能够很好地保证自己的休息时间，更好地照顾家庭，做到工作家庭两不误。创新的采购方式，方便了教师的工作，很好地响应了国家加快实施创新驱动发展战略。

表1 工作日各时间段订单数量比例 %

2 平台内采购、自行采购数据对比分析

表2中展现的2015～2018年，平台采购以及平台自购订单的数量对比及其趋势。可以发现，自平台搭建以来，通过平台进行采购始终是占了很大的比例，且仅在搭建初期，平台内比平台自购订单量略少，之后平台内采购和自购订单数量相比，优势越来越明显。说明了学校实验采购平台的确做到了按需采购，实时采购，真实采购，降低了囤积风险和廉政风险。另外，从最常用商品的购买情况也验证了平台的实时有效作用，常用材料逐年增加的购买量也说明了该平台能基本满足老师的日常实验需求，为科研人员提供了便利，为科研提供最坚实的后勤保障。

表2 化学试剂平台内外采购商品数量比较表 %

3 年末的订单情况

传统的高校采购都会伴随着冗杂繁重的财务报销问题，自行采购产生的票据数量过大，给后期的财务报销事宜带来了很大的不便，占用科研人员大量精力，扰乱正常科研秩序。经统计，我校2016年仅实验材料和办公物资采购量为100 532笔，其报销量约占学校总报销量的50%，尽管学校一再增加财务人员，但仍赶不上报销业务量的持续攀升。

对于每个高校财务来说，12月份的报销结算压力非常大，因为经费结算的问题，常会导致集中报销，超量采购等问题的产生。集中报销会给财务造成很大压力，大大降低工作效率，常常是财务恨不得24 h加班，老师这边依然是怨声载道。而因为急于结算经费导致的超量采购，集中预先采购，往往给用户带来更大的廉政风险，一不小心就违法违规了[10]。

由表3可看出，平台2015年正式上线后，只是当年的12月报销订单超过11月，后来2年的12月传统报销高峰期，不管是自购备案报销还是订单总量都显著低于11月，有效地避免了报销高峰，大幅度减轻了财务和老师的压力，大家不用在财务报销、年终审计等问题上耗费原本不必要的时间和精力，使得科研人员可专心于本职工作。而且越到后期，在采购总量基本保持不变的情况下，通过平台内直接采购的订单数量有明显的上升，表明用户越来越认可平台内直接采购，做到了按需采购，年底集中花钱，超量囤货的现象得到了明显改善。

表3 年末平台内外订单数量对比图

4 平台运营服务于学校科研教学工作

实验材料采购管理平台创建设计的思路就是用户只需要在线购买和签收，供应商在线接单并集中开票,财务做到批量集中结算，监管方可实时看到真实的数据，做到在线审计。

平台通过几年的良好运营，教学科研人员从改革初的不理解，到现在积极参与，更是主动积极地帮助校方联系优质的供应商，协议供应商队伍不断得到优化，服务质量稳步提高。经统计，我校实验材料协议供应商从2014年的10余家增加到目前的70余家。

由物资采供中心定期与供应商进行资金结算(每月结算一次)，实现了从“先付款后供货”到“先供货后付款”的转变，由供应商垫支科研物资采购资金，大大提高了学校资金使用效益。另外，数据显示，学校统一与供应商谈判，科研物资采购单价基本低于市场价5%以上，提高了科教经费的含金量。也正是因为统一选取供应商，加强了物资采供内部控制，有效地防范了财务风险[11-12]。

而且，采购流程是采购人通过科研物资采供系统或平台7×24 h发起物资采购申请，经审批生成订单，供应商直接送货上门，采购人收货，验收人验收，实现科研物资采供“零库存”管理。减少物资采供人力成本和仓储成本，提升了物资采供管理效率和服务水平[13-15]。而且，不可忽略的是，经统计，2016年我校仅实验材料与办公物资共采购了100 532笔，实际报销凭证仅24 849笔。大幅降低科研物资采购业务报销量，有效提升会计核算效率和财务服务水平，节约了财务人力资源成本。

5 结 语

本文数据分析结果表明，该平台最初的预期效果已大部分实现，充分证实了学校采用的基于比较成熟的电子商务平台信息处理手段，参考政府协议供货采购模式，依靠江浙地区发达的物流手段，在互联网+的背景下采取平台集中采购为主，零星自主采购为辅这一种比较人性化的采购模式取得了跨越式的成功。

学校的“互联网+物资集中采购”，并不是简单的两者相加，而是通过信息技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展形态，从而提高管理服务等效率，让大量繁琐的事情变得异常简单。通过挖掘苏州大学实验采购平台后台的数据并进行统计，对比，进而分析出蕴藏在大数据背后的科研人员的行为规律，并在此基础上得出结论，推动平台发展，加强对科研的支撑服务。