事业单位加强办公室档案管理的创新思路研究

文/山东省潍坊市人民医院招标办公室 邓艺琳

档案管理工作作为事业单位运行的重要环节，其管理水平将直接影响事业单位各部门工作的运行程度。尤其对于事业单位而言，档案管理是事业单位成长进步的记录者和观察者。在档案中，我们清晰地看到单位成长过程中的每一个脚印。而正是这些足迹成为了事业单位未来发展决策的参考依据。通过准确的信息记录和良好的资料保存促使各部门工作相互协调，高效运营。可以说，良好的档案管理工作为事业单位内部工作效率的提升保驾护航，为事业单位间的相互合作提供了坚实的信息基础。然而从目前的档案管理工作现状分析，无论是档案管理意识、档案管理机制还是档案管理水平都不能满足现代经济发展的需求。事业单位的办公室档案管理工作迫切需要从意识、机制和管理水平上进行改革创新，为适应现代化的事业单位发展道路，做出新的尝试。

一、现代化档案管理机制的构架原则

（一）规范性统一原则。由于事业单位自身的工作性质决定了其档案管理区别于普通单位的档案管理工作。那么从事业单位的档案管理运行机制分析，所有的制度完善都要建立在《档案法》的相关规定之中，按照法案的规定深入落实档案管理工作，让每一项日常管理工作都做到有法可查、有法可循、有法可依。利用法律作为行为规范的保障，建立一套标准化、规范化的管理运行机制。

（二）责任制划分原则。事业单位的档案管理工作不仅需要一套标准化、规范化的运行机制，还需要在实际工作中明确职责划分，根据工作的具体内容划分相应的职责和权益，确保每一项工作都有人落实，每一个工作都能找到对应的负责人。通过责任制划分原则，不断提升事业单位档案管理人员的责任感和使命感。

二、现代化档案管理机制构架的创新思路

（一）资源开发。伴随着信息技术的不断渗透，事业单位工作开始进入信息化时代。而信息化时代的到来也意味着传统的人工信息录入、资料保存、信息查找已成为历史。电子信息平台的建立和使用成为当代档案管理的主旋律。首先，在管理设备的应用上，事业单位要在意识上明确档案管理工作的重要性，积极引入先进的档案管理设备和管理技术，建立数字化档案管理系统。通过网络的全面覆盖，让信息的录入、维护、查询变得更加快捷方便，加强各部门之间的信息沟通，减少不必要的智能交叉，有效提高各部门的工作效率。其次，在资料的更新维护上，借助电子平台系统，进行定期的材料数据更新，尤其是对于党员材料、干部履历、培训档案、考核记录等数据随时录入，随时更新，方便资料的查询和使用。最后，在资料的安全保护上，制定规范化的平台使用制度，做到安全登录、资料保密。从系统使用的角度确保信息的私密性和安全性。与此同时，档案管理部门还要加强对平台网络的维护，对可能出现的网络安全漏洞及时排查，确保档案信息管理系统的稳定运营。

（二）思维创新。基于档案管理的重要性，事业单位可以通过信息技术的应用，借助网络平台的搭建，对档案管理工作进行有效宣传。无论是工作进展还是工作成绩，都可以发挥微信、微博等信息媒介的宣传优势，让更多的人关注档案管理工作，提高管理人员的工作意识，让档案管理变得不那么枯燥乏味而是生动有趣，更加富有生命力。与此同时，档案管理工作的宣传还可以打破员工的传统管理意识壁垒，将员工从落后的管理意识中解脱出来，在多样的管理形式下，明确自己的责任和义务，让责任感和使命感由内而发。

（三）队伍建设。事业单位档案管理工作内容多、任务重，是一项技术性极强的任务。那么想要承担这样艰巨的工作任务，事业单位就要不断强化管理人员的专业技能。一方面，在人员分配环节中，坚持选用档案管理知识丰富的员工，并在工作中实施绩效考核，利用责任划分原则，确定工作性质和工作流程，强化管理人员的工作意识。对于能力优秀的管理人员进行物质奖励，对于能力不足的员工及时进行培训。另一方面，在管理人员的培训上，事业单位要根据考核情况，建立培训计划，定期安排专业的技能培训，无论是管理技能还是信息技术的掌握，都要进行合理的培训安排。尤其在管理人员的信息技术水平提升上，通过现代化的信息技术设备的引进和专业的技术指导，强化员工的电子信息技术掌握能力，让每一个管理人员都能熟练地操作信息管理系统，实现电子信息化管理的全面落实。

三、结语

综上所述，档案管理工作作为事业单位发展运行的重要组成部分，对事业单位未来的发展有着重要的推动作用。尤其是在信息爆炸的时代，档案管理工作的模式和机制都需要向时代靠拢。在思维的创新、资源的开发和队伍的建设中打造一个现代化的档案管理模式。