信息化背景下档案管理工作现状与优化策略

文/泰安市泰山票务交通管理处 许静

档案是在不同时期形成的各种形式的记录，包括文字、图像、音频等等。在信息技术快速发展背景下，传统档案管理方式也逐步信息化。不仅改变了档案存储方式，方便了档案信息的检索与应用；同时对档案工作模式、管理方法也产生了重要影响。因此信息化浪潮是档案管理工作的一次历史性变革，对于提升工作质量与成效具有重要促进作用。

一、信息化背景下档案管理工作现状

档案信息化建设是提升档案管理与利用效率的最佳方法，在实际工作中由于种种因素的影响，档案管理工作还存在一些问题，主要体现在以下几个方面：

（一）现有档案资源信息化程度不足。档案信息化不仅包括已有电子档案，也需要将传统纸质等载体档案进行电子化改造。据相关数据统计显示，全国仅有60%左右的档案资源实现了信息化改造，尤其是传统载体档案进展缓慢，完全没有达到信息化建设要求，成为档案信息化建设的短板之处。

（二）档案信息化建设中，由于互联网的介入，档案安全管理存在风险。调查过程中发现，许多档案馆接入了互联网，但是相关管理人员却缺乏一定的安全管理意识。大部分选择定时更新系统来确保信息安全，却很少有单位选择对信息进行加密处理，十分容易导致信息外泄甚至是信息丢失、损害等情况，为档案安全带来极大威胁。另外则是在信息传递或者公开资源传递中，对风险识别不足，导致信息系统面临危险。

（三）在信息化建设中，档案检索质量较低，尚未建立有效检索系统。在互联网背景下，人们信息获取不再处于被动状态，而是根据自己的兴趣与所需，针对性地进行检索，极大提升信息获取效率与质量。例如常见档案信息数字化系统，往往是建立在统一平台的基础上，进而实现档案的自动筛选、归集与检索。但是实际情况中，许多档案信息化建设不完善，缺乏统一的档案信息化标准，导致信息检索过程中出现重叠、效率降低的情况，导致资源检索技术与已有档案内容无法顺利衔接起来。

二、档案管理工作信息化建设策略

在前文论述中，分析了我国档案信息化建设中存在的问题，主要包括信息化程度不足、信息安全意识较差以及检索应用效率不高三个方面。结合实际工作经验，本文认为可以从以下几个方面进行优化，保障档案管理信息化的顺利进行。

（一）增加档案信息化建设方面资金与硬件投入。档案工作信息化建设并不是一蹴而就的，它是一个长期的、动态的过程，因此需要投入大量的时间、资金以及人力资源、硬件设施来保障工作的顺利开展，具体如下：一是与国家相关部门积极协商，通过建立档案信息化建设专项资金的模式来获得财政资金拨款。二是档案管理工作是服务于社会大众，因此可以广泛发动群众力量，鼓励社会资金参与档案管理工作。另外在人员配置上，档案管理信息化建设需要建立在专业人才的基础上，针对档案管理信息技术人才缺乏的问题，不仅要积极引进专业人员，也要强化对内部人员的培训，提升其信息技术水平与档案信息管理能力。在硬件设施投入上，要以档案资源的信息化为对象，以档案资源为基础，基于信息技术和网络环境进行精细化管理，为社会公众提供更详尽的档案信息服务。

（二）建立档案信息管理制度，提升信息安全管理水平。信息安全是档案信息化建设的基础，如果缺少安全保障，那么一切信息化建设都将归零。例如为保障档案信息资源的准确、完整、真实、有效，可以根据我国《电子文件归档与管理规范》制定档案信息化建设制度，保障档案资源的不断丰富和完善。又如为保障信息安全，要禁止那些未经授予权限的、非法的用户通过不正当的手段进入档案管理信息系统窃取信息。其次在实际管理过程中，针对信息管理安全问题既可以采用系统加密、数据加密等措施来进行预防。也需要建立针对性的风险识别机制，对可能存在的各种风险进行分析，发现潜在威胁因素，做好应对措施，切实保护实体档案和档案信息的安全。

三、小结

信息技术的出现极大改变了人们的生产生活方式，档案工作的信息化建设是大势所趋，是企事业单位档案工作提效的必经之路。任何一个行业脱离信息化，就会被时代所抛弃。面对档案工作信息化建设的不足，必须加强信息化建设资金投入，以档案实际工作需要为导向保障信息化建设工作、信息安全管理的有效开展，稳步推进档案管理工作信息化进程。