医院综合档案信息化建设的应用及体会

文/山西省吕梁市人民医院 刘艳军

档案的信息化管理是凭借计算机网络平台而建立起来的，通过将档案数据信息化，而达到档案管理的目的。通过档案信息化应用模式的研究，解决了许多相关数据问题。但是，还有很多医院的档案信息化建设存在着不同程度的问题。如：档案管理人员的综合素质能力不够、法律维护不完善等，这些问题都严重影响着数据信息化建设的发展。因此，本文研究了如何实现医院综合档案信息化建设，并将研究结果汇报如下。

一、医院档案管理信息化建设过程中存在的问题

在建设医院的档案管理信息系统时需要建设一个良好的信息化办公环境，档案管理信息化的建设可以通过信息化平台为医院相关部门提供所需要的档案信息，方便查阅，并设置查阅权限，以免信息泄露。同时，建立医院档案管理信息化系统还有一个优点就是将信息资源优化，提高了医院的管理能力。但在建设过程中也需要不同部门的协同合作，才能顺利完成档案管理信息化建设。问题常出现以下几方面：

（一）医院档案管理信息化系统维护过程存在问题。建设完成投入使用后，如果不能够及时维护平台，会对医院的档案管理产生一定的影响。所以，为了维护一个良好的信息化管理环境，需要我们相关技术人员定期对信息化管理平台进行检查和维护。同时，医院档案信息化建设也需要各个部门的积极主动配合，及时提供相关数据才能得到真正的完善，所以，应提高部门的协作能力。

（二）部门分工问题。在常规的纸质版档案管理中，对档案的管理主要分成两个步骤：1.对文件进行接收和下发，不涉及档案的长期保存问题，即属于文件管理部门。2.主要是以档案的长期保存为主，并对档案进行定期的检查和归档，方便读者查看，即属于档案管理部门。但并不是所有的档案管理人员均了解档案的性质，将档案按照规定分类保存，造成了查找困难等问题，两个部门并不能完整管理好每一份档案。

（三）管理人员自身技术水平不足问题。与传统的纸质档案管理相比，数字化档案管理是将纸质的档案转变成数字信息，这就需要电子设备做技术支持，传统的档案管理方法不适用于新的信息化档案管理系统。并且，我国有关于电子文件在整理过程中需要遵守的法律法规，需要合乎国家规定，保证数据的完整性、保密性和安全性等，这就提高了对管理人员的管理水平要求。但是，实际上许多医院都注重对医疗人才的培养，而管理人员没有受到足够的重视，导致管理人员的档案管理水平不能满足数字化管理的需求。

二、综合档案信息化在医院管理中的应用

（一）数据管理信息化。档案信息化管理的基本应用是数据管理信息化。这就需要我们将所有相关信息变成数据储存在信息化管理平台中，便于后续的管理和使用。而实现数据管理信息化需要相关硬件设施支持，如：局域网、计算机设备等相应管理系统，才能建设一个完整的数据网络。另外，建设档案信息化管理平台离不开技术部门的支持，当数据平台出现问题时，则需要数据部门的良好配合才能将数据损失降到最低，并及时做好数据备份工作。

（二）工作方式信息化。工作方式信息化是实现档案信息化管理重要的一步，这就意味着相关工作人员需要开展信息化的工作方式。最初，医院的档案管理人员主要使用手工管理方式管理数据信息，这种方式最大的缺点是误差较大，可能不利于档案的完整性保存。并且，需要查阅数据时比较困难。但是，如果使用信息化管理工作方式，医院的档案信息会被有序、完整的分类记录下来，也便于读者查阅。同时，信息化管理平台也方便了管理人员后续的数据管理工作。

（三）信息检索信息化。信息检索是档案信息管理工作中重要的一项应用。我们可以通过检索信息化，更快、更精确地获得档案数据并加以处理，为资源的获取提供了诸多便利。但是，对于信息检索我们也应该加以管制，以免造成数据信息的流失。这就需要我们制定相关管理制度，明确信息管理权限，对于不同级别的信息要加以管制，防止不法分子损害医院的利益。

（四）安全管理信息化。档案管理是一项重要而机密的工作，在管理过程中，既要保证数据的原始性，还要保证数据的安全。随着计算机技术的不断发展，部分黑客可以通过网络对我们的信息平台进行数据窃取，给医院带来损失。这就要求我们要加强对档案管理的安全工作，提高技术管理水平，优化管理流程，从而推动档案信息化的发展。

三、医院综合档案数字化管理改善措施

（一）明确数字化档案管理的重要性。首先，医院应重视档案管理信息化的建设，为其提供专业的人才，需要将医院的数字化管理与医院的发展相结合，与时俱进，保证管理人员的管理技术水平。需要医院对相关管理人员进行专业的培训，提高管理人员对数字化管理的认知，摒弃传统的管理方法，寻找适应新时代先进的数字档案管理方法。

（二）完善医院信息平台。在如今快速发展的社会，信息化建设带来的便利已经深入到我们生活的各个方面，而改变人们生活习惯的互联网平台，不仅为各大行业提供了更广阔的交流平台，还提高了工人们的工作效率。所以，在互联网普及的时代，医院应与时俱进，构建档案管理信息化平台，合理分配各个部门的职责和功能，明确数字化档案管理工作的重要性和必要性。通过构建档案信息化平台，可以将医院的档案信息快速、准确地在内部进行分享，方便医生更准确地作出诊断。所以，信息化档案管理有助于提高各个部门的工作效率，部门之间互相监督，从而调动大家的工作积极性。另一方面，数字化档案管理还节约了纸张的使用，为环境保护作出了一定的贡献。

（三）完善数字化档案管理科学化标准。数字化档案管理与传统的纸质档案管理相比，最大的不同点是需要定期对电子设备进行维护和更新，从而保证数据的完整性和安全性，防止丢失。因此，数字化管理需要制定科学的管理规定，使管理人员严格遵照规章制度，进行档案的管理工作。数字化管理系统的建设需要各个部门的配合，所以，应合理有效地对各个部门进行任务规划，明确职责范围，保证档案数字信息化平台的顺利建设，也便于信息系统的有序操作。

（四）强化数字化档案管理人才的培养。数字化信息档案管理还需要管理人员熟悉电子设备的硬件以及软件上的一些操作，这就需要档案管理人员具备一定的计算机专业水平，才能胜任档案管理工作。因此，我院应该加强对管理人员专业技能的培训，提高管理人员的实操技术水平和理论知识，以保证档案在管理过程中的安全性和完整性。

（五）健全数字化综合档案管理的硬件需求。建设一个完整的数字化档案信息管理平台，需要专业的计算机硬件作为技术支持平台，从而对档案进行合理、有序的归档和保存。随着科学技术的迅速发展，为了追随信息时代发展的脚步，医院还应该定期对计算机硬件设备进行更新和维护，保证计算机硬件设备的先进和安全，从而适应数字化档案信心管理的工作。

四、综合档案信息化对医院档案管理的作用

（一）综合档案信息化实现了在档案管理过程中数据管理的自动化。包括：档案归档、数据分析等，以我院管理系统中的OA为例，OA的推广使用实现了电子文件的统一化管理，从而减少了档案管理人员的部分工作内容，节约了时间，从而提高医院的档案管理效率。同时，OA系统的实施可以实现电子信息资源的共享，节约了人力资源、纸张耗材等，使各个部门可以更好地协同工作。

（二）有助于医院服务水平的不断提高。1.提高了档案信息的查询效率。传统的纸张档案，相关人员查阅时只能去现场翻阅，不仅浪费了很多查阅时间，还存在着诸多不便。而信息技术的应用，可以使查阅者快速查阅到信息，得到想要的数据，同时，还可以检索到更多的信息，如类似的案例，查阅者都可以统计出来使数据进行更好的比较，为医学工作提供了便利。2.实现多元化的利用需求。档案管理系统实现了档案数字化的利用与存储，如电子病历、检查报告等，信息化数据管理可以通过计算机平台更好地对数据进行处理，使各个科室可以从多方面进行数据分析，得到各自的数据。

（三）使档案工作人员的职业素质不断提高。综合档案信息化的不断建设，从一定角度上说，提高了对档案管理人员的综合职业素质，需要档案管理人员不断加强业务知识，提高管理技术，从而提高综合素质，更好地对档案进行管理。

五、体会

综上所述，医院综合档案信息化建设在医院的档案管理工作中具有重要的作用，其优点在于能够提高医院的档案管理水平，为重要的事件提供充足的数据参考，推动医院工作人员的综合素质。医院可通过完善医院信息平台、强化数字化档案管理人才的培养、健全数字化综合档案管理的硬件需求、构建科学的管理机制，来不断完善数字化档案信息管理系统。在信息技术不断发展的趋势下，不仅给档案管理工作带来了便利，同时也给数据管理带来了挑战。因此，为了更好地对数据进行管理，需要我们不断完善档案管理方法，不断提高管理人员的综合素质能力，将综合档案管理信息化应用到我院的档案管理工作中，从而提高医院的服务质量。