机关事业单位干部人事档案管理研究

文/山西省忻州市纪委监委会党纪教育中心 刘志凯

干部人事档案中记载了干部职工个人参加各项学习活动及社会活动的详细情况，并且是了解干部发展轨迹的重要信息资源，使用人才就必须加强对干部人事档案的应用，挖掘档案信息资源，用于衡量干部的才能及素质，确定干部适合哪些岗位及哪类工作，优化人力资源的分配。所以随着近些年来人事管理制度及体制的改革，必须要优化机关单位的人事档案管理现状，切实将新技术和新方法应用到档案管理中，提升人事档案管理效率及发挥人事档案的作用。

一、机关单位干部人事档案管理存在的问题

随着基层人事管理体制的改革不断深化，机关事业单位干部人事管理愈加难以适应新的工作环境，需要实现管理体制、管理模式及管理技术上的调整，才能更好地适应新形势的变化，达到人事管理对干部人事档案管理的新工作要求。目前，机关事业单位干部人事档案管理主要是存在以下问题：

（一）档案管理人员整体素质偏低。素质不足，并不是体现在个人素质上，而是档案管理人员缺乏对信息化管理的认识，工作观念及行为上过于守旧，没有随着时代的变化革新传统的管理方式及措施，以至于机关事业单位干部人事档案管理效率低下，无法及时实现信息共享，在档案调动及使用中无法跟上干部岗位变化，难以为人事管理提供充足的档案信息支持。特别是档案管理人员自身也缺乏对人事档案管理创新的认识，没有认识到档案管理要求及形势的变化，无法及时与实际发展接轨，以至于影响了人事档案管理整体水平，不利于发挥人事档案的作用。

（二）管理权限纠纷多。干部人事档案管理权限上的问题，多数是体现在管理体制上。正常情况下，机关事业单位的管理都是以行政化为主导，部门之间会存在一定的级别差异，导致不同的人事档案管理权限不一样，整个部门的干部人事管理职责界限不明。但，实际上多数档案都是由综合档案管理部门负责，导致很多档案在管理中出现了卡壳的现象，不仅降低了人事档案管理的效率，也难以实现档案的规范性管理。一旦出现了权限矛盾，就会出现纠纷，出现人档分离的情况，还会影响机关事业单位工作的照常运行。

（三）档案管理重视度不高。机关事业单位的领导对干部人事档案管理缺乏认识，比对其他类型的工作，无法直接展现出自身的活力，导致很多人都觉得干部人事档案管理很刻板，没有太大的作用，所以给出的待遇及福利也比较一般，很难吸引专业能力较强的人就职工作。导致机关单位人事档案管理缺乏自主性，很少会有人主动参与到档案管理中，影响了人事档案管理的现代化发展。基于上述问题，机关事业单位应基于新的时代和工作需求，重新制定新的干部人事档案管理措施，优化及规范人事档案管理流程，加强对干部人事档案管理的规划及工作部署，以提升干部人事档案管理的效率。

二、机关事业单位干部人事档案管理的创新措施

为满足基层事业单位的用人需求，必须要革新传统的人事档案管理体系，随着人事管理体制的改革，提升干部人事档案管理的效率，引进现代化技术与管理理念，创新档案管理思想和转变档案管理模式，建立新的人事档案管理模式。

（一）提升干部人事档案管理的地位，引起领导层的重视。干部人事档案管理应主动从台后走向台前，在人事管理及干部考察、审评中，主动联系相关部门，提供完整的干部档案，为人事工作的开展提供信息支持。其次，应完善干部人事档案管理工作，在机关组织的人才竞争中，定期公布干部学习情况及评级考察情况，让干部能及时了解自身的档案信息变化，并将信息及时共享到各个部门中，逐步提升领导层对干部人事档案管理的认识，以逐步提升干部人事档案管理的地位。领导层能在人才挖掘及留住人才的过程，看到干部档案管理工作的价值，自然会注重人事档案管理工作，在人事档案管理工作创新与改革中给予支持。鉴于此，机关事业单位干部人事档案管理工作的创新，要先在机关事业单位的人才竞争中展现出人事档案管理的价值，及时实现信息共享及交流，将以往被动的档案管理行为转变为主动信息共享，让其他组织及部门能及时得到有效的档案数据，以此改变干部人事档案管理的地位。

（二）构建档案管理系统，规范化实现档案管理。干部人事档案管理不能一味地沿用传统的管理模式，要主动引进大数据技术、计算机技术以及信息技术，开发出符合机关事业单位特点的干部人事档案管理系统，以提升档案管理的实用性及使用效率。机关事业单位应通过现代化手段建立完善的档案管理系统，负责进行单位人才信息收集、整合及反馈、跟踪查询等，建立数字档案及多媒体档案等，以解决现如今档案管理效率低下及信息不完善等问题。一方面，单位要组织人事档案管理人员学习现代信息技术，逐步将计算机技术及大数据技术等落实到档案管理中，引进或是研发干部人事档案管理软件；另一方面，机关事业单位应完善档案管理制度，明确规定干部人事档案管理的范畴及流程，运用好电子信息技术实现档案管理的信息化建设；实施责任到人制度，确保档案管理各个环节都有专门的人员负责，确保档案收取及整理来源及取向有迹可循；建立档案数据库以保证档案保存到安全性，实现档案的纸质化及电子化双向保存，定期维修及更新管理系统，以优化干部人事档案管理的效率及安全性。

（三）创新档案管理方法，优化档案组织体系。新时期要将新的管理理念应用到干部人事档案管理中，可以借鉴和学习国外的管理理念及引进外来的管理体制，加强对内部档案管理人员的培训及考核，通过专业的理论指导及操作锻炼，促使档案管理人员能熟练地掌握新的档案管理方法，革新传统的档案管理方式。为进一步缓解档案管理的权限问题，加快干部人事档案管理的现代化进程，应下设分立型档案工作机构，便于与各部门进行联系与交流，明确档案归属，实现档案的统一收集及分类规整，为各部门提供综合性的信息。因此，机关事业单位，一是要完善干部人事档案基础设施建设，完善档案信息化管理的软硬件配置，做好档案信息资源共享的设备配置工作。二是要明确人事档案管理的目标及流程，统一档案管理环节，建立规范的档案系统工程，保证各部门之间的档案信息共享无阻，能确保各部门能随时调取相应的档案，并做好调取记录。三是要专门建立干部人事档案档案数据资源库，并将检索页面设置在内部信息系统中，通过微信、账号或是QQ登录进行验证，为不同级别的干部开放相应的档案检索权限，便于干部获取档案信息，享受档案信息服务

三、结语

综上所述，为了适应机关事业单位的新时期发展，干部人事档案管理创新，要从体制、技术、方法及思想入手，转变干部及领导对人事档案管理的认识，增强全体干部人员对档案管理的重视；提升干部人事档案管理人员的专业能力及信息素养，树立新的档案管理理念；引进信息技术及大数据技术，实现干部人事档案管理的现代化及数字化发展。