试析数字时代高校档案管理转型升级

文/武汉东湖学院 王冀

数字时代的档案管理是将数字化档案的信息资源进行完整保存之后，以网络化的方式进行信息之间的连接，从而实现信息资源共享，在不久的将来，数字化将在提高人们的生活质量方面带来许多好处。高校档案数字化的工作必须要做到与时俱进，将更好的档案管理水平展现出来，真正做到高校档案的现代化、信息化、网络化管理。但是在高校档案数字化当中也存在着一些如安全保障之类的问题，这些问题很有可能会对高校的档案信息造成丢失、泄露等，因此高校必须将这些问题进行解决，才能真正实现高校的档案数字化。

一、高校档案管理现状

高校本身比较看重学校的管理技术，也只有好的技术才能将高校的发展向前推进，但是这种技术大多指的是学习资源上的，对于档案的管理技术却不是很关心，甚至很多高校的工作人员认为档案并不重要，只是一个面子工程而已，让学生觉得学校够专业，其实并不是，高校的党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类11类档案以及重要资料都在档案库里，这些档案资料如果外泄，可能会影响学校未来的发展建设。高校如果对于数字化档案管理工作没有一个正确的认识，就会导致数字化得不到正确的使用，数字化得不到发挥就不会推动高校信息化的建设发展工作，自然而然就不会体会到数字时代的好处。

档案管理工作相对来说是一件比较麻烦的工作，它需要工作人员对档案进行严格分类，定期检查有没有档案出现纰漏，积极宣传学校档案管理的规范和要求，自觉遵守学校档案管理制度，定期向领导汇报档案管理情况等。所以，档案的管理工作除人工之外还需要引入现代化设备进行管理，但是，以现在的档案管理工作质量来看，还存在着内容不完善等一系列问题。高校的档案管理工作自从引入数字化之后会大大地减少了这类问题的发生，高校工作人员应该对数字时代有一个完整的概念，才能正确发挥数字时代的作用，而数字化档案管理本身就是一个良好的辅助管理系统，它可以让管理人员的工作量得到适当的减少，从而使得管理人员能够在有限的工作中尽职尽责。

二、高校档案管理的转型升级

数字时代的学校档案管理工作可以很好地推动高校的信息化进程，让高校管理者能够更快认识到学校的发展必须跟随时代发展的步伐，对于学校中一些已经老旧的设备进行更新，让学生体会到不一样的学习环境，从而利用信息化技术促进高校的发展。从另一个角度来讲，也是对数字时代的推广。学校是学生学习的场所，高校加强高科技设备的引入不仅可以加强学生对学习的兴趣，同时也加强学生在日常生活中对数字化的应用，加强学生对数字时代的了解，并对数字时代产生兴趣。因此，数字化对于高校档案管理工作和高校整体发展水平来说是一种共同进步的关系。

学校的档案有很多类型，在某些特殊时候有着很关键的作用。当数字化使用在档案管理工作中的时候，学校是全网覆盖的，无论是学校领导、教职员工还是学生，都可以直接在电脑上输入查询信息，几秒钟就可以了解到自己想查询的内容，没有必要再去一趟档案室，在给学生档案利用者争取了更多的学习时间的同时，提高了工作效率和学习效率。因此，数字化对于学校档案管理工作来说是非常重要的。数字化的应用可以说是带动着整个教育界的完善和发展，对于学校的作用是非常积极向上的，相信经过高校档案管理人员的不断研究，数字时代的高校档案管理工作会得到一定的提升，为教育界作出更大的贡献。

数字时代的高校档案管理工作作为信息化的一部分，对于高校的影响是非常深远的，它在提高管理效率的同时，能够对学校的信息化建设起到一个促进作用，也是代表着未来中国的信息化发展趋势。政府也应该加强对高校信息化建设的扶持，不管是在教育界还是社会中，都能起到一定的鼓励作用。转型升级之后，数字时代的高校档案管理工作一定会给高校的未来发展带来推动作用和更深远的影响。