信息化背景下文书档案管理工作探讨

文/广东省特种设备检测研究院珠海检测院 曾俏慧

在信息化背景下，文书档案管理工作如何更好地适应信息化时代的特点，引入科学的信息化手段进行改进优化，已经成为文书档案管理工作开展的一个重要探究课题。我们应该做好文书档案管理工作的有效创新，更好地利用信息化技术，让文书档案管理工作的开展满足多元性、开放性、高效性、规范性、共享性等多方面的特征。

一、信息化背景下文书档案管理工作思路分析

（一）客观认识当前文书档案管理工作的信息化发展。面对现阶段信息化时代对文书档案管理工作的要求，我们应在思想意识层面做好后续工作落实执行的保障。信息化时代文书档案管理工作的开展理念必须要不断革新，并从新环境和新角度出发，引入更加深刻的互联网思维，这样才能做好对当前档案网络化管理工作的优化，打造一套更加适应信息化时代的档案管理体系。档案管理部门内部应该客观分析当前档案网络化管理工作对于软硬件环境方面的要求，增加人员和物质方面的投入，让档案管理工作的开展能够得到可靠的配合支持。相关档案管理人员自身在参与档案工作的过程中，也应该积极了解当前信息化的新环境特点，融入信息化的理念和思维方式，对自身工作进行合理的改进和扭转，做好对现阶段档案网络化管理工作的有效推进。在具体工作的执行和落实上，我们也应本着服务用户的理念和思想，对当前网络化管理工作开展中一些服务策略进行调整和完善，通过有效的创新和优化，让文书档案信息资源的价值得到充分展现，提升档案工作开展的整体成效。

（二）从信息化的角度做好文书档案管理岗工作机制的调整。在现阶段信息化背景下，文书档案管理工作的开展机制和模式也应该随之进行同步的改进，构建一套更加符合信息化管理需求和特点的档案管理体系，后续文书档案管理工作才能更好地发挥信息化的优势特征。不同类型业务的档案特征不尽相同，同时其文书档案的内容具有较强的专业性特点。我们在具体档案管理制度的完善和调整上，应该做好相应的改进，合理融入信息化管理要素，明确档案管理工作的标准，引进规范化的管理思想，让档案管理体系更加完善、规范，促使整体档案管理工作开展效能和水平的提升。只有构建一套具备较强适应性的新工作机制，这样文书档案管理工作才能更好地适应时代。

（三）做好队伍建设工作。在文书档案管理信息化工作开展的过程当中，档案队伍内部管理人员应该做好相应的管理培训，让现阶段文书档案管理工作中存在的问题得到更好的认知与了解的同时，利用当前的信息化管理思维，对于现存的文书档案管理工作中存在的问题和不足进行解决。相关的管理者本身应该在思想意识上给予足够的重视和关注，并且在具体工作的执行上，能够从更加科学的角度，对于文书档案管理的理念进行更加深刻的运用。与此同时，我们应做好内部管理培训工作的开展和执行，结合当前信息化技术的应用要求，让在岗人员掌握不同系统构成方面的操作规范。例如，我们应该结合实际文书档案管理系统操作的需求，配备专门的信息系统管理人员，让其定期展开系统日志、安全性的核查，做好信息网络安全方面的防护，提升内部网络的安全性，这样整个文书档案信息管理系统的运行能够保证稳定性。另外，在人员管理中，我们应该做好对专业优秀人才的引进，结合当前文书档案信息化方面的需求，制定科学的人才管理策略，实现对优秀人才的吸引和留用，扩充队伍，优化当前文书档案管理工作队伍结构。

（四）加强软硬件设施的投入。针对信息化背景下文书档案管理工作的需求和特点，我们应该做好软硬件基础设施方面的投入，更好地支持文书档案管理信息化的实现。文书档案管理部门应该做好相应的调研分析，围绕当前信息化建设需求，给予充分的物质方面的投入和支持，保障各项信息化管理条件具备。在实际工作的推进上，我们也应该做好合理的完善和构建，打造一套优质的物质层面的基础。从软件角度来说，我们应该围绕文书档案业务的特点，对当前现有的档案管理系统平台进行优化，增加相应的功能，并且结合以后业务发展需求做好提前的预留和准备，这样才能更好地提升文书档案信息化管理的应用成效，提升时代适应能力。

二、结束语

总的来说，在当前信息化环境下，文书档案管理工作的开展应该积极适应信息化环境的诸多特征，引入科学的工作策略和工作思路，实现对当前档案管理工作的有效强化，构建科学化的管理体系，发挥信息化应用的优势，提升文书档案管理工作的开展质量和效率。