论档案管理的基本策略

文/广州市工贸技师学院 钟巧毅

一、当前档案管理存在的问题

人事档案按照国家的人事政策，在培养、选拔和任用的工作中，记录职工的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩的系统规范文档，是单位合理使用、培养和提拔职工的主要依据。当前许多部门的人事档案管理比较混乱，收集的个人材料不全或者归类不正确，在档案的转递过程中不按照规定的流程操作，导致档案丢失毁损现象时有发生，就人事档案来说，在保管及使用上存在着不规范的现象，库房杂乱，缺乏干燥设备及遮光、防潮设施等，造成人事档案破旧、字迹不清，给人事工作带来许多隐患问题。由于人事调动比较频繁，因此人事档案的转递显得尤为重要，在转递过程中，许多单位不履行相关的转递手续，致使人事档案在转递过程中丢失材料，给单位及个人造成无法弥补的损失。这类现象主要是我们的人事档案管理人员没有认真学习党和国家的方针政策，不能熟练运用我国人事档案管理规定，未规范地对人事档案进行管理和运用。本人根据实际工作中的操作，就如何具体做好人事档案工作进行粗浅探讨。

二、档案管理的基本策略

在人事档案管理中，档案员应以高度负责的态度对每份人事档案进行整理管理。人事档案管理的具体策略有以下几点：

（一）档案管理的归集整理。1.收集。（1）因个人的经历和社会实践活动是一个持续发展的过程，档案收集需坚持不懈地做好补充工作。（2）档案材料主要产生于现实的工作中，既有组织形成的，也有个人形成经组织认可的，来源广泛，注意不要遗漏，要采取定向收集的方法。（3）有一部分职工档案材料是按照一定的时间规律形成的，时效性较强，收集应及时，以免时过境迁，增大收集工作的难度。（4）档案的形成不是孤立的，每一项工作，一个事件，都有其相互的联系性，收集要按图索骥，追踪进行。2.整理。严格按照国家及有关上级部门的工作要求整理档案，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案均达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。3.不需归档的文件材料。（1）经过区分，应属于文书档案等其他档案的材料。（2）重份材料，职工档案中每一件材料保存数量最多不超过三份，多者删除。（3）不真实的材料，指的是那些含糊其词，自相矛盾或虚假、诬陷不实的材料等。4.处理不需归档文件材料的办法。（1）转出。即转送有关部门保管和处理。（2）退还。对不齐全不完整的文件材料，退还原形成部门，补办完整，限期归还；对个人所得奖状、荣誉证书、任命书、日记原件等不应归档的材料，退还个人保管。（3）销毁。凡是重份和无保存价值的材料均按规定程序进行销毁。（4）留存。不属于归档范围，但有保存价值，由相关部门整理后作为资料保存。

（二）档案利用管理的基本制度。1.转递。（1）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。（2）对转出的档案必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。（3）对转出的材料，不得扣留或分批转出。（4）接收单位收档后经核对无误，应在回执上签字盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问。（5）接收职工档案，必须按中组部等有关人事档案管理的规定进行整理、装订；接收时要认真检查，不合乎要求的应拒收。2.保管。（1）根据有关规定的范围和原则，集中保管档案。（2）负责档案的收转和登记。（3）确保档案的安全，定期检查档案，发现问题及时解决。（4）配备适用的库房、装具及其他设备，并按照“七防”要求，防止人为与自然灾害发生。3.提供利用。档案的价值和工作目的在于利用，利用中应严格执行档案的查阅制度。（1）档案的查阅规定。凡申请查阅特定职工档案的单位，首先要填写查阅档案报告，写明查阅何人档案，还要填写查阅的姓名、工作单位等，需要摘抄或复制的一并注明。其次，查阅单位要在报告上加盖公章并由负责人签字，最后由档案管理部门审核批准。（2）档案外借规定。职工档案一般不外借，在特殊情况下，经分管档案工作的单位负责人批准方可借用，但要执行以下规定：第一，外借单位必须持有外借档案介绍信。第二，借出前，要进行认真登记，并由借档人员签字。第三，外借的职工档案，严禁转借、随意复制和愈期不还（借期一般不超过二周）。第四，归还时，经检查清点无误后，在外借登记册上及时注销。（3）出具证明材料的规定。利用单位派人或发函索要某职工档案内容的证明材料时，一律使用“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，加盖公章，档案管理部门提供的证明材料，要经领导审阅加盖公章后登记发出。

三、结语

人事档案的管理涉及到职工的切身利益，只有严格按照档案管理的基本章程管理，才能将档案管理水平全面提升，档案管理作为各项管理工作的基础，是每一个行政机关及企事业单位必不可少的职能，我们按照国家档案管理规定做好人事档案管理工作，建立功能齐备的人事管理档案室，培养和不断提高人事档案管理人员水平，相信我们的人事档案管理工作会日趋规范。