新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设探究

文/云南省建水第一中学 李翠松

随着我国综合国力的持续提升，市场经济转型的不断深入，事业单位正处在改革发展的重要阶段。对档案管理工作来说，事业单位改革意味着诸多变化，档案管理工作涉及的内容、工作、职责也更为广泛，事业单位传统的档案管理模式显然已经无法适应当前改革的步伐，档案管理工作也迫切需要进行变革。规范化、标准化作为各项工作开展的重要基础，历来是企业管理高度重视的内容，对事业单位档案管理工作来说，规范化标准化能够有效保障档案管理工作的效率与质量，提升事业单位各项工作开展的精细度，以此来降低各种决策性失误的发生率。所以，为有效保障事业单位改革的有序推进，加强事业单位档案管理规范化标准化建设势在必行。

一、事业单位档案管理现状分析

（一）对档案管理规范化标准化建设的重视不足。从事业单位实际情况来看，诸多事业单位仍旧将工作的重点放在经济效益方面，片面认为档案管理工作本身不具备经济效益，在实际工作进程中对档案管理重视程度不足，导致档案管理规范化标准化建设严重滞后于事业单位改革。

（二）档案管理规范化标准化制度建设较为滞后。科学合理的制度是保障各项工作开展的先决条件。但从事业单位档案管理工作的实际情况来看，档案管理工作仍旧沿用传统的管理制度，显然无法满足事业单位档案管理工作的实际情况，档案管理规范化标准化制度建设存在严重的滞后性。

（三）档案管理数字化建设步伐较为缓慢。进入“互联网+”时代，数字化建设已经成为各行各业发展的主旋律，档案管理工作自然也不例外。但从事业单位档案管理工作实际情况来看，因为档案管理规范化标准化建设的滞后，导致档案管理数字化建设的整体情况不够理想，仅有部分内容实现了信息化管理，且因为数字化建设欠缺统一的规范与标准，事业单位档案管理数字化建设步伐较为缓慢。

二、事业单位档案管理规范化标准化的措施与建议

（一）加大内部宣传教育力度。为有效推动事业单位档案管理规范化标准化工作的开展，事业单位领导层必须要将档案管理规范化标准化纳入日常工作，将其提升到发展战略的高度。与此同时，事业单位需要全面加大档案管理规范化标准化的宣传教育，不仅仅是针对档案管理人员，还应当包含事业单位内部各个职工，使得各个职能部门均能够主动配合档案管理工作规范化标准化的开展，同时主动参与进来，共同推动档案管理的规范化标准化建设。

（二）建立健全立卷归档标准。事业单位传统的档案管理工作在立卷归档组合方面不够规范，其正是制约事业单位档案管理规范化标准化建设的主要原因，建立健全立卷归档标准成为关键所在。这就需要事业单位档案管理全面按照“以我为主”的立卷归档原则，保障档案保管利用价值的最大化。实际工作进程中，事业单位必须要严格落实有关要求，致力于完善以下几个方面的问题：首先，有效明确立卷归档的重点，针对各种文件、资源进行全面的区分，诸如各种文件资料本身在内容、形式等方面类似，必然需要针对相关问题实施系统的研究，避免档案管理存在重复、信息冗余的现象。其次，全面掌控立卷归档对应的时效性，必须要完成现行文件任务之后，才能够开展归档立卷操作，保障整个档案管理流程的规范性。最后，因为档案材料完整与否会对档案最终的价值产生巨大的影响，同时案卷对应的立卷方法、装订质量同样至关重要，必须要严格按照规范的流程标准来协调立卷方法、案卷装订质量，保障立卷归档的规范化标准化。

（三）完善档案管理制度与机制。规范、标准的制度是推动各项工作有序开展的重要基础，事业单位档案管理规范化标准化建设同样离不开管理制度。从事业单位实际情况来看，应当针对档案管理机制进行全面的优化调整，基于组织保障、部门写作、工作内容要求、岗位职责划分等诸多层面进行全面的优化。具体来说，事业单位应当基于档案管理工作实际，全面优化档案管理规章制度，将对应的责任明确到个人，并安排专门负责人，针对档案管理工作的各个环节进行全面的监管。与此同时，事业单位还应当组织档案管理规范化会议，通过内部协商共同制定规范化、标准化的档案管理机制，针对相关职能部门的职责、义务进行明确的规定，使得各个部门能够主动与档案管理部门之间进行协调合作，规范档案资料收集的完善性、利用的安全性。基于档案管理制度与机制的全面完善，使得事业单位档案管理工作能够严格按照制度、机制来开展，整个管理工作的过程自然更为规范。

（四）规范信息化建设标准。进入信息化技术高速发展的“互联网+”时代，各行各业均在致力于信息化建设，事业单位档案管理自然也不例外。信息化管理作为显著的特征在于标准化、规范化以及便捷化，这就需要事业单位全面推进档案管理信息化建设，综合参考信息化建设要求建立档案管理工作的相应规范、标准。具体来说，为有效满足档案管理信息化建设的相关要求，必须要针对档案管理整个流程建立系统的标准、规范，档案管理队伍在开展相关操作的过程中，均能够严格按照相关标准、规范来进行操作，基于统一的操作模式、规范的处理体系，使得档案信息资料处理实现信息化转化，保障事业单位档案管理工作能够进行高效的共建共享。

（五）规范档案著录与分类号。事业单位档案管理规范化标准化建设必然离不开对应的标准、规范，建立规范标准开展档案重组就成为首要内容。对事业单位来说，应当做好以下几个方面的措施：首先，针对一些内容复杂、厚度过厚的档案资料，必须要进行重新组卷处理，即将本身存在联系的档案进行组合，针对缺乏目录、页码的档案，需要实施目录、编码编著，以此来保障重组之后的档案更为规范、标准，从而有效优化档案资源，提升档案管理工作的效率。著录工作是档案管理信息化建设的基础性工程，关系到档案管理的可靠性、真实性。所以，事业单位档案管理部门必须要严格遵循《档案著录规则》，同时综合参考档案管理信息化建设的具体情况，建立健全档案管理著录的具体细则，针对著录行为进行全面的规范，有效推动事业单位档案管理的规范化标准化发展。与此同时，分类号是档案检索的重要标准，关系到检索的效率与质量。事业单位档案管理部分必须要在遵循《中国档案分类法》的同时，主动结合事业单位档案管理信息化建设情况，构建基于信息化建设的分类标准、流程，为事业单位档案管理信息化建设奠定基础。

三、结语

总的来说，事业单位档案管理规范化标准化建设作为提升档案管理效率与质量的重要途径，必须要引起高度重视。对各个事业单位来说，应当主动吸收借鉴档案管理相关的先进理论、经验，针对当前档案管理实际进行系统、深入的分析，结合档案管理信息化建设进程来建立健全相应的规范标准，通过加大内部宣传教育力度、建立健全立卷归档标准、完善档案管理制度与机制、规范信息化建设标准以及规范档案著录与分类号，以此来推动事业单位档案管理工作规范化标准化发展。