信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策

文/泰安市中心医院人力资源部 田云峰

当今社会，现代化信息技术迅猛发展。受到互联网的影响，各个行业都在潜移默化中不断改变，文书档案管理工作也不例外。受到信息技术的强力冲击，传统的文书档案管理已经不再适应当前社会的发展形势，文书档案管理工作必须要与时俱进，融进新的理念和技术，紧跟时代潮流和脚步，才能满足社会发展的需要。

一、信息时代档案管理工作面临的新形势

毫无疑问，伴随信息化时代席卷全世界，随之而来的高科技、现代化信息技术掀起了文书档案管理工作的改革发展新浪潮。文书档案信息资源体量的剧增，信息资源的整合利用、各类电子文书档案管理系统的建立等，都标志着现代社会文化档案管理工作迎来了创新性的管理变革与技术进步。正可谓，机遇与挑战并存。信息化技术在为传统文书档案管理模式注入新活力的同时，也在不断颠覆传统管理的思维方式，这对新时期文书档案管理工作将是一项全新的挑战。

二、信息时代档案管理工作呈现出的新问题

（一）基础业务的薄弱性仍然突出。信息化发展迅猛，但各单位适应信息化发展而对文书档案管理工作作所出的调整却不够及时和有效。尤其是信息化初始，各类文献资料呈现出“井喷”的状态。一时间由于两者的不匹配，导致文书档案管理工作基础薄弱性特征尤为突出。

（二）信息资源开发利用不足。当前，虽然很多单位开发利用了各类信息化系统助力文书档案管理工作，但流于表面形式的居多，很多资源未能真正、及时、有效、充足得到使用。也就是说，虽然现已进入信息化时代，但信息化资源尚未真正得到充足的利用，信息资源开发利用不足。

（三）传统文书档案封闭落后的管理模式依然盛行。从实体管理到信息管理，从信息管理再到知识管理，这一过程是当今信息时代文书档案管理必然要经历的环节。受到传统观念的影响，“重藏轻用”的矛盾依然突出。信息时代，对信息数据的“用”，要提到更重要的地位，必须要通过合理、有效的二次开发，将编研成果推送至档案受众。

（四）工作人员技能素质与信息化时代要求差距明显。信息时代对文书档案管理的要求更为严格，由于管理内涵更加丰富，文书档案管理人员必须要及时更新观念，提高业务水准，强化业务技能。然而，很多单位对文书档案管理人员缺乏培训教育，导致其技能与信息化建设要求差距拉大。

三、信息时代档案管理工作创新发展的对策

（一）以人为本，优化文书档案管理人才队伍结构。优秀的人才队伍、科学合理的人才梯队和结构，是确保新时期信息化时代背景下推进文书档案管理又好又快发展的基本保证。没有人才，就失去了基础，一切都会变成空谈。要培养适应新时代发展需要的高技能文书档案管理人才，既要加强档案管理人员的基础业务技能，同时也应当不断提高人才队伍的综合素质。当前形势下，单位必须要以现代信息化要求为指导，强化档案管理队伍关于现代信息技术的开发和利用，增强理解、获取、利用信息的技术能力，不断优化人才队伍，以确保管理人才队伍体系科学、合理。

（二）资源优化，全面扩充文书档案的信息资源库。信息资源整合，是文书档案管理的有效方式。要做好该项工作，首先要做好日常文档管理的数据采集、整理、加工和利用；其次要根据具体形势做好文书档案管理的数字化建设，确保信息资源整合的有效性和科学性，并在此基础上提升档案信息资源推送和利用服务，构筑文书档案管理工作与其他业务工作之间的桥梁，提升文书档案的凭证价值和参考价值。

（三）统筹全局，打造系统完善的综合服务机制。在信息化时代背景下，要做好文书档案管理工作，必须要立足新形势和新要求，将深入开展文书档案管理事业作为根本目标，站在新的高度统揽全局、综合协调，提升档案管理的工作内涵，处理好档案整理保存与保密安全及有效利用之间的关系，建立完善、系统的档案综合服务机制，有效利用管理制度化提高服务水准和工作效率。

（四）科学严谨，确保文书档案信息化建设稳步推进。数字化和信息化，是信息时代档案管理工作面临的必然趋势。这也是文书档案管理从传统模式向智能化方向转型的必经阶段。近年来，云计算、人工智能、大数据、区块链等新兴技术对文书档案的信息化建设，将产生变革性的影响，要确保文书档案管理的稳步推进，必须要有科学严谨的意识，制定文书档案事业信息化发展建设规划，逐步实现OA办公自动化系统、电子政务等信息资源之间实现有效联接。