数字档案在现代档案管理中的应用

文/大连港油品码头公司 于燕

一、档案数字化对于现代档案管理的作用

（一）档案数字化让现代档案管理实现了资源共享。通过计算机技术建立一个存储量大而且信息量十分广泛的数据库，能够有效为档案管理工作提供更加广阔的空间。现代档案管理工作的目的就是通过对早期信息进行整理和利用，从而为日后的信息查询和制定决策等提供相应的依据和借鉴。更好更快地为用户提供利用。由于传统的信息储存方式主要依赖于纸质信息存储，所以其存储量非常小，存储空间巨大，而且使用极不方便，很难满足档案信息的利用要求，也无法有效实现资源共享，因此在这种需求下，通过数字档案技术建立现代档案管理数据库，不仅能快速实现资源共享，而且还能有效延长储存时间，增加储存的容量和范围，这不仅对档案管理人员的工作带来了极大的便利，同时也更加全面满足了员工的实际需求。

（二）数字档案的应用使现代档案管理工作更加便捷。在信息化技术不断发展的过程中，网络已经成为学习沟通的重要载体，在现代档案管理中，其实用性有突出的表现，通过网络数据库能够实现资源快速搜索和查找，相关人员登录网站进入系统后，可以随时随地满足对档案查询的需求，这不仅使档案管理人员的工作效率得到了很大的提升，同时也有效节省了人力、物力和财力的投入。数字档案技术可以让档案管理人员从复杂繁琐的工作中脱离出来，能够快速、大量保存相应信息，在查询过程中也能够按照设定的程序，根据相关的关键词或者代码等形式轻松的实现搜索和查看，因此有效减少了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的工作效率。这些信息的获取需要档案人员前期档案的收集、整理、编目等基础数据的录入和文档的扫描工作。

二、数字档案在现代档案管理工作中的具体应用

把计算机技术应用于档案管理中，首先需要把相关的资料和数据进行有效的整合，建立相应的数据库。在实际使用的过程中，要不断对相应的资料进行整合和实时更新，通过不断改进来逐步完善数据库的相关内容，通过数据库的建立满足相关单位对档案管理的实际需求。此外需要特别注意的是，建立数据库时一定要根据本单位具体的实际情况和实际需求来完成，不能盲目模仿或毫无依据地建立，因此在建立数据库时一定要根据需求，合理建立数据栏以及数据的检索条目等，这样才能方便相关人员查询和检索，此外，在对数据和资料进行添加和更新时也会更加便捷。基于以上的需求，在建立本单位的数据库时，要有专业的技术人员做好软件的研发和设计，这样才能为后期的工作提供更多帮助。目前我单位已经全面实行实体档案与电子档案同步的原则。

三、数字档案技术应用于现代档案管理中需要注意的问题

（一）建立健全相关管理制度。利用数字化档案技术对现代档案进行管理的过程中，一定要建立健全相关的档案信息管理制度，通过在原有制度的基础上不断改进和完善，从而使相应的管理制度更加科学合理，这不仅能够有效确保管理的规范性，同时对于档案管理工作的长远发展也有很大好处。档案管理制度涉及收集和归档制度以及利用和保管制度等，在收集档案信息的时候，一定要确保信息的及时性和完整性，此外在其它的管理环节，还要对相关的档案信息进行及时的补充和更新，确保档案信息的安全性和准确性，把相关的管理制度切实应用于实际的工作当中。

（二）提高安全意识，保障档案信息安全。在对档案信息进行管理的过程中，一定要确保信息的安全性，尤其是一些重要的文件和资料，要严格界定档案信息的保密级别，通过计算机技术的加密功能，来对数据库中不同的数据进行分级别的加密设置。此外，还要安装杀毒软件，为相应的档案管理系统设置入侵检测以及漏洞的扫描和防火墙，通过实时的监控来随时掌握系统的安全，一旦发现问题要及时采取相应的措施，并做出相应的弥补方案，这样才能保证整个档案管理系统的安全运行。

四、结论

数字档案技术在现代档案管理中的应用已经成为趋势，这不仅有效的提高了档案管理工作的效率，充分节省了相关人力和财力的投入，同时对于档案管理工作的长远发展也提供了有效的支持。所以，我们需要不断探索和研究在档案管理中，计算机技术如何更好地发挥其作用，并且不断创新和完善相关的解决方案，为促进档案管理工作的现代化作出更多的贡献，为企业的经营目标和利润做好强有力的保障。