电子档案信息安全管理面临的问题及化解途径

文/中山市南头镇档案馆 吴颖婕

一、电子档案信息安全管理所面临的问题

电子档案信息安全管理所面临的问题主要存在于两个方面：一是着重于“管理”方面存在的问题，即，对电子档案的信息整理、储存、保管种种事项。二是着重于“电子信息安全”，即，电子档案本身的安全性和对抗侵犯性。因此，从电子档案信息安全的问题展开来讲，主要是以下几点：

（一）管理人员或部门的人为差错。电子档案和传统纸质档案都需要有专门人员进行管理维护，但是在目前的电子档案信息安全管理中，存在着某些管理人员安全意识不高、对档案管理系统操作熟练度不够等现象。电子档案的信息安全和管理人员的安全意识是息息相关的，管理人员如果对电子档案的重要性采取忽视、无视或者轻视的态度，不尽职尽责，那么很容易出现档案信息遗失或出错的情况。笔者针对此问题进行过问卷调查，发现电子档案信息出现的安全纰漏问题，竟有56%是由于工作人员玩忽职守造成的。这是一个沉重的数据，同时也提醒电子档案信息管理人员一定要重视本职工作，重视档案安全。对电子档案管理软件的不熟悉是造成电子档案信息安全出现问题的第二个人为原因。众所周知，纸质档案需要依靠档案盒和档案室进行保存，而电子档案同样需要借由专门的数据管理软件进行整合。和纸质档案相比，电子档案可以整合更多数据，保存也更加便利。但是由于专业性较强，电子档案整合软件的应用门槛也比较高，需要经过专门培训才可上岗。有些档案管理人员对软件操作熟悉度不够，从而造成档案遗失或损毁的例子时有发生，足以引起警惕。

（二）机械或网络故障。电子档案的虚拟保存设施是软件或网络云端，物理保存设备是电子计算机或特定终端机。举例说明，如果某个存有电子档案的笔记本不慎损坏，那么其中所储存的电子档案就会遭到损毁。同样，有些电子档案由于其敏感性，其储存设备是不许接入网络的，一旦接入网络就会存在被盗取的风险，这样就对档案本身的安全和整体安全造成破坏。

二、电子档案信息安全管理问题的化解途径

（一）加强员工培训，塑造合格管理队伍。对电子档案信息进行管理的员工一定要进行入职前的专业培训，培训要从思想和技能两方面同时进行。首先要让电子档案管理者明确自己工作的重要性，要知道电子档案信息的管理是事关单位或公司发展的重要工作，不是“养老工作”，不可以懈怠。要规定严格的规章条例，例如明确上下班时间、明确上班时间严禁玩手机等。只有严格职场环境制度，电子档案信息管理者才能认真工作，从而最大程度上减少人为错误的出现。其次，要对员工进行上岗培训。由于电子档案信息管理软件的专业性较强，要确保员工在进行电子档案管理的时候做到熟练应用各种数据管理软件。可以安排为期一个月的岗前培训，在培训结束后还要进行实战检测，确保人员的技能掌握情况。其次，由于电子档案管理软件更新换代较快，除了掌握一种软件程式的应用外，员工还需要掌握尽可能多的软件，以备不时之需。

（二）定期排查维护，确保硬件安全。电子档案信息管理所依托的计算机或终端机要进行定期的检修和维护，以一个月为期限，对硬盘主板内存进行排冗扫描，及时排查错误，避免事故发生。除了防止硬件设备出现问题外，还可以从软件安全上着手。比如建立断电保护机制，使计算机可以在遭遇紧急关机的时候保留档案内容。或者建立云档案传输机制，但是要注意有些档案的密级程度较高，如果运行云档案管理要注意保密工作。

三、结语

电子档案已经成为档案储存的趋势，它最终将代替纸质档案承担大部分的信息记录工作。因此我们探究电子档案信息安全管理面临的问题及解决途径具有十分重要的意义，这不仅是为了当下，而是顺应了未来发展的趋势。