医学院校附属医院教学档案管理的实践与思考

文/威海市妇幼保健院 高莉莉 孙鹏飞

档案是重要参考资料，是各样宝贵历史经验，是我们国家机关与社会团体还有个人在社会活动中发生的一些重要事件而记录起来的资料。对相关医学类的档案而言，对医院学术技术进步的研究，帮助医疗卫生事业的有效发展具有特别的参考价值。现在的医学院校附属医院在档案管理方面，都会存在一些档案的系统问题、档案的分类问题、档案资料不完善、不完整等之类的情况，严重阻碍了医学院校附属医院有效管理档案的进展，不言而喻，同时也对医院整体技术水平的提升带来了不利影响。

一、教学档案的现状及问题

（一）院校缺乏沟通。尽管相关的学校对教学档案都有统一的制度，不过对医学院校附属医院的教学档案通常都会缺乏相应的指导沟通，会对医学院校附属医院档案教学缺乏监督，它只在每年进行例行检查，附属医院经常在检查前夕急于补充教学档案，缺乏教学过程中积累经验的有效总结，学校很少深入医院，未能有效宣传档案的重要作用。

（二）人员素质低下，人力投入不足。现在有的医学院校附属医院的临床教学档案都会交由教学秘书兼职管理，一般教学秘书会参与临床教学活动，对教学的内容，计划和过程有明确的控制，能够充分了解教学档案信息，可以很好地收集档案。不过有的教学秘书对档案知识缺乏专业性，在收集数据、整理数据的有效性会存在一些不足。众所周知，医疗资源在医学院校附属医院供求矛盾突出，医院教学部门没设立专业的档案管理人员。教学秘书通常是兼职人员，他们厌倦了处理一些麻烦的日常事务。因此，由于对教学活动的重视和对资料积累的忽视，就影响了档案质量。

（三）管理体制混乱，制度缺失。机构设置时，医学院校附属医院按卫生行政部门编制，人事部门编制人事档案，病案室编制病历，综合档案室编制文件、基础设施等专项档案，教学档案则是由科教科和各教研室完成。教学档案管理人员分散，没有完善的教学档案管理制度，从教学档案的来源入手，整个过程进度不一，档案质量良莠不齐。缺乏一套完整的管理体系来控制所产生的档案，使数据及时收集和归档。

二、加强医学院校附属医院教学档案管理的措施

（一）完善制度。各级相关领导要高度重视专业档案的教学，制定医学院校教学管理专业的档案管理详细规则，扩展档案内容来源，提升软硬件环境，建立审查制度，做好教学管理工作。医学院校附属医院应培养档案工作者的综合素质，增强责任感。档案工作者的素质和能力决定了高校教学管理档案的综合性，档案质量的保证是需要档案工作者的水平和能力实现的。做好高校教学档案管理工作必须有专业知识水平与综合的素质，这就要不断增强对管理人员的专业知识水平、管理能力、信息化技术的培训，保证管理人员的水平、能力、技能的提高。同时，高校要努力提高档案管理人员的福利待遇，对于兼职管理人员可以考虑设立专门的奖励待遇，鼓励档案管理人员申报档案专业职称，通过组织专业培训和提高相关待遇，稳定档案管理人员的队伍，增强档案管理人员的工作意识和责任感。

（二）优化医学院校附属医院的分类归档工作。普通高校的教学档案工作根据教学年度提交和交付。在和平时期收集和整理教学档案特别重要。各档案管理工作者应该具有实时整理感。他们应该每学期至少设置三个时间段，并组织教师在第一段时间内收集材料。第二段时间由档案人员进行分类整理，第三段时间作为档案的预立卷，每学期进行实时整理，同时保证了每学年的档案整理工作稳步进行。档案分类存档是管理的骨架。它确定档案的流程，是档案查询管理的索引，所以，如何管理教学业务档案应首先建立分类存档的系统和水平，然后归纳提交业务档案。

（三）完善档案管理制度，建立健全工作机制。按照学校自身的实际情况，进一步对档案管理规章制度的制定与完善，明确规范管理工作者的职权，明确档案管理范围，建立各部门档案管理制度，调动全体教师参加工作，负责档案的收集整理工作，并按照档案管理的范围，纳入档案管理部门，确保档案管理人员对档案进行重新整理和分类。学校安排教育行政部门有关人员定期检查落实各部门教学档案奖惩制度，如有发现问题及时解决，使全体教师都能参与档案工作，使教师重视档案工作，在思想上看重工作，间接地形成保护自己的教学效果。为了能够保障档案信息的完整性，在教学管理与教学实践的过程中，需要对各种教学活动进行检查，包括计划、总结与后效的记录，保障档案信息的完整有效。这样能够让教学活动和教学工作更为详细的参考依据，实现它的功能。

（四）加强专业指导和学习。档案管理在医学院校附属医院教学中是一项重要的管理事项，相关教学管理者，尤其是教学档案管理者，应加强学习档案专业知识，了解档案管理的有效进展，并定期检查教学研究部门和教学部门的档案。此外，还应加强高校教学管理档案网络建设。因网络的发展，需要把教学模式和网络信息技术融为一体，教学中常常应用多媒体技术，但教学管理档案也能够很好地与网络信息技术结合起来，这将是一种新的方式。

三、医学院校附属医院教学管理的档案信息化管理

（一）建立医院教学管理电子文件归档体系。把电子文件归档事项落实到医院档案管理的归档制度，按时对教学电子文件进行检查工作，建立档案库和虚拟档案库。

（二）利用现代科学技术管理医院教学档案。由原来的分散管理转向集中统一的管理，由原来的手工管理转向现代管理，不断提高档案管理人员的专业素质。有效运用科技信息技术对档案的管理，从而有效提升教学档案的管理工作，达到实现教学档案的目标。

（三）提升教学管理部门和教学运营部门档案的意识。尤其是兼职档案工作者，重点收集平常的电子档案，通过各样的渠道开发档案信息资源，增强档案管理工作。通过学习档案专业知识、档案规章制度和标准，加强档案工作者的专业培训，提高档案工作者的专业素质，形成更多的档案工作者。如经验交流、主动走访教研室、教学科室了解师生对教学档案使用的需求，系统地在线查阅部门档案目录，更好地服务教学，以刺激档案管理员和使命感。

四、总结

医学院校要认真督察所属医院档案教学的形成工作，加大指导与检查力度，有效宣传临床教学档案中的一些有利资料，利用教学评估指标体系加大对教学档案的重要依据，有效引导医学院校附属医院在评估、奖惩、目标管理等方面努力做好档案教学工作。