新时期医院档案管理存在的问题及对策

文/安阳市人民医院 何晓雯

医院档案资料组成成分较为特殊，其内部具体信息可以为医院发展以及医务工作者提供一定的数据参考，但是就现阶段档案管理实际情况而言，很多医院对于档案管理没有高度重视，档案的录入与管理存在一定的缺陷，致使医疗档案无法发挥作用。因此，对新时期医院档案管理存在的问题及对策研究有着现实意义。

一、新时期医院档案管理存在的问题

医院的档案资料管理存在很多问题，在一定程度上会限制医务人员的日常工作，还会阻碍企业发展，问题主要表现为以下几个方面：

（一）管理人员意识薄弱，不够重视。通过调查分析发现，当下很多医务工作者认为档案管理十分必要，应该进一步加强管理力度，但是实际工作中，很多医院领导对档案重视程度不够，只重视收益，不在乎档案工作，导致档案管理工作人员思想松懈，往往认为自己的工作内容较为简单，无须花费太多时间与精力，即使因为操作不当发生事故，也不会对医院发展造成过多影响。

（二）管理人员水平不够专业。现阶段医院的档案管理工作者并没有形成专业化队伍，人员管理能力参差不齐，大多数管理人员是从行政、护理、医技等部门转岗过来，没有设置档案专业专职人员，因此所掌握的档案专业相关知识不够，导致管理水平偏低，加之对档案管理的相关培训不足，无法掌握现代化的档案管理知识，只能长期依靠简单陈旧的管理模式，这对于档案管理工作的开展十分不利。

（三）档案管理制度不完善，工作流程不明确。在档案管理过程中，很多的医院依然使用传统的档案管理制度，这虽然可以发挥一定作用，但是随着医院发展进程的不断加快，档案数量也在增加，传统制度在管理过程中暴露出很多问题。加之工作流程不明确，没有相应的考核机制，各部门不了解相关资料保存流程，不能积极配合，导致信息管理与档案管理严重脱节，使有价值的文件材料无法快速和统一收集，收集效率降低，造成档案工作缺乏完整性。因此，缺乏科学的工作管理制度、流程和相应的考核机制，便不能很好地顺应时代发展的要求。

（四）硬件投入不足，数字化建设不完善。新时代，档案管理工作应该与信息技术以及计算机技术进行融合。但是就目前应用情况而言，有些医院不重视档案工作，硬件投入少，致使档案室用房不足，未达到档案保管标准要求。加之档案管理设备陈旧，管理技术滞后，虽然近年来随着网络数字化的发展，计算机及网络技术在医院管理中被广泛运用，但在档案管理实际操作中，数字化等技术的应用并没有从根本上提升档案管理效率，具体表现为应用计算机录入资料，然后进行存储，仅此而已。

二、新时期医院档案管理存在问题的对策

（一）加强领导重视，提升管理人员意识。档案管理工作本身是一个领导性强、保密性高的专业性工作，在信息技术和科学技术迅速发展的今天，医院档案管理工作为医院的全面建设提供着重要的力量支持。因此，只有医院领导重视档案工作才能助力医院进一步蓬勃发展。首先，要将档案工作纳入年度工作目标当中，与其他工作同部署、同组织、同考核。其次要进一步提升档案管理工作的效率，就需要从人员意识角度进行考虑，意识主导行动，只有管理人员意识提高，才能从根本上解决档案管理工作中的不足之处。其次，档案管理人员要改变服务意识，摒弃“管理就是保管”的传统理念，应该主动出击，加强收集，为医院提供有价值的档案资料。最后，要注重档案材料收集的方式方法，提高效率，保证时效性，快速及时地为需要者提供资料。人员意识培养需要医院内部加强宣传，通过展板以及会议等方式增强管理人员对档案管理的重视程度。新时代，还可以应用医院官网进行档案管理重要性等知识的传播，此种方法不仅可以更加契合现阶段人们的生活方式，还可以打破空间和时间限制。

（二）优化人员配置，提高管理水平。医院档案管理工作存在一定的特殊性，相比于其他类型的档案管理，涉及的资料内容更加复杂，资料数量更加庞大，这主要是由于医院工作性质所决定，基本上每天都会产生大量信息资源，同时这类档案管理周期性很长，几乎贯穿整个医院发展史。以上诸多内容共同决定了当下医院档案管理工作者需要有足够的耐心以及责任心，即使每天面对大量信息资料仍然需要做分类和录入等工作。这就需要医院要配备具有较高专业素质工作人员担当档案管理人员，要求管理团队中的每个工作人员都有高水平业务能力，一方面医院可以对现有的管理工作者进行定期培训，从管理方式到管理行为都需要进行明确的规范。另一方面可以从外界聘请专业的管理的人才，从而增强队伍活力。日常管理工作中，需要对相关人员进行定期考核，根据考核成绩进行人员调整和调动，实际的考核内容不应该仅限于管理技术层面，还需要综合考虑管理人员的行为、品德以及工作态度等内容，工作懒散的人员不能委以重任。

（三）完善管理制度，明确工作流程。要保证档案工作高效有序地发展，需要建立一套适合实际的档案工作制度，比如档案人员管理制度、档案保管制度、档案收集归档制度、档案利用借阅制度等等。还要建立工作人员工作职责和考核机制，从而约束档案工作人员的工作态度和效率。医院不仅要健全工作制度，还应该建立工作流程，明确档案管理部门职能，统筹规划档案管理工作，对医院日常工作中所有资料进行收集、整理与保护。应该在各个科室中安排有专门的档案资料收集上报人员，定期移交临床科室的相关档案资料。在档案资料收集中，建立档案资料接收、借用登记表，保证档案资料有去有回。并且每一个可以归档的文件，都必须要保证内容的准确性、系统性以及完整性，还要特别注意对档案的保密，必须严格执行国家《保密法》，保证档案袋的机密与安全。在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等环节注意保密，整理时要存放有序，严防丢失。档案收进、移出必须建账登记，做到账档相符。

（四）完善档案数字化建设。新时代，各类信息技术与计算机技术已经被应用在人们日常生活中，并且可以发挥更加重要的作用。医院作为社会基础组成部分，更应该深化高端技术的应用，通过技术的合理应用进一步提升档案管理工作的效率和质量。应该明确，数字化的技术应用并不仅仅是信息资源的录入，可以将传统的档案变成视频、声音、文字等元素组合的综合系统。可以立足于网络技术在医院官网中建立一个档案管理入口，并在其中按照时间为主线，各类医院部门为参考的综合搜索系统，不仅可以便捷档案管理，还可以便捷档案查找和阅读。可以在日常工作应用电子借阅卡，方便纸质档案的借阅和登记效率。需要注意，数字化的档案管理，应该进一步考虑到信息安全问题，操作人员在进行档案录入时，应该保证电脑环境安全，外接U盘等设备没有病毒，做好信息备份，采用云存储技术和云桌面技术进一步强化设备以及信息系统的安全。

三、结论

综上所述，档案管理工作是重中之重，尤其对于医院而言，档案管理更应该被高度重视，为了解决现阶段医院档案管理问题，需要从多个角度进行考虑，无论是提升人员素质还是健全数字化档案管理系统都不能一蹴而就，还需医院各个层级的领导和工作者共同努力。