事业单位档案管理存在的问题及处理策略

文/青海省农牧业项目管理中心 窦颖

事业单位档案内容较为庞杂，包含很多方面；其管理工作对人才的考核、选拔及单位其他工作者帮助很大。事业单位人员可通过查看档案相关信息，获取所需的资料，利于下一步工作的开展。近年来，随着社会经济发展，新型管理理念的涌现，单位档案管理质量不断提高，但仍然存在诸多问题。对此，本文即对当下事业单位存在的问题进行综述，并提出相应处理方法。

一、档案管理中存在的问题

（一）信息化程度较低。随着现代科技的发展，信息化技术被广泛应用与推广，在各行各业中都取得满意成绩。档案管理工作中信息化技术的引入，更有利于事业单位工作开展，其好处显而易见。档案管理工作中利用现代信息化技术，可极大提高工作质量、效率，减少人为因素误差。同时信息化技术的应用，可更方便、快捷地进行档案的提取、整理、查询等。此外，信息化档案管理实施，更为符合环保理念，减少成本等，可使重要地方有更多资金周转运用。但实际情况，目前大多数事业单位仍然较为守旧，没有意识到档案管理信息化的好处与优势，导致即便实施信息化档案管理，但落实不够彻底，依然应用传统档案管理模式。

（二）管理人员职业素养较低。当前事业单位虽然开展信息化档案管理，但档案管理工作人员专业素质较低，或直接由其他部分人员替代，甚至部分单位并无专业人员进行档案管理，导致档案管理工作过于松懈、简单，不仅影响档案管理质量，且不利于单位发展。即便部分事业单位有专业人员进行档案管理，但缺少考核、考察、培训等相应管理工作，导致档案管理人员综合素质较差、专业程度较低等，影响档案管理工作质量。档案管理工作涉及科学、数学、统计学、计算机等多方面知识，并非想象中那般简单，若档案管理人员职业素质较低，则无法满足档案管理需求，难以做到科学化、专业化的管理。此外，因管理人员职业素养较低，可能造成档案管理不当、丢失、损毁等情况，甚至严重者利用档案资料，做一些违法犯罪事情，则不仅对事业单位，也对社会安定造成严重影响。

（三）事业单位档案管理工作缺乏收集力度。档案管理工作较为烦琐、复杂，工作量大，事业单位管理工作中常存在归档不及时、收集归档工作被动、执行不严格、收集归档监督制度不健全等，严重影响档案资料的收集、归档。同时普遍存在部分归档资料准确性差、不够真实、材料不全面等问题，且这类虚假现象较为严重，大多考核、鉴定资料，存在“如出一辙、千篇一律”的现象，对于每个接受考核人员信息，无法真实反映，降低档案管理工作利用率，严重归档质量。

（四）重视度较低。以往档案管理工作中，大部分人认为其只是单纯的资料保管工作，只需将制定资料、放置于指定位置，做到不丢失即可，导致档案管理工作存在诸多问题。同时，也正是因为事业单位管理层的不够重视，松懈的思想，导致事业单位档案管理工作质量差、效率低，管理方式落后。事业单位档案管理的重要性，对社会、国家不言而喻。部分重要档案中，包含关系重大的机密文件，一旦因管理不善，造成遗失、损毁、泄露情况等，可能对单位、社会甚至国家都造成巨大影响。

（五）管理力度薄弱。由于事业单位领导人员对于档案管理工作的重视度不足，导致其管理手段落后、管理水平不高、管理力量薄弱，不重视档案管理工作。近年来，随着事业单位科室重组、机构调整，改革的纵深推进，档案管理工作岗位变动。部分档案管理人员，对工作性质觉悟不高，重视度不足，且大部分未经过专业档案知识培训，对于档案管理工作中的装订、归档、整理、收集等业务并不熟悉，甚至大部分人员兼职档案管理，投入精力不足。档案管理工作中，对于档案资料未及时整理归档，对档案管理水平造成严重影响。而档案管理设备上，大多仍然采用“因陋就简”的原则，将库房、查阅、办公等集为一体，缺乏铁窗、铁门等基础设备，同时缺少防盗、防潮、防火等安全措施。管理手段单一陈旧，大多是采用人工方式进行调阅档案，严重影响工作效率。而纸质档案对保存要求较高，若多次翻阅、阳光照射，档案资料存在较高损害风险，易发生字迹褪色、纸张发黄等情况，对档案完整性造成直接影响。

二、应对措施

（一）加强信息化、现代化档案管理建设。随着信息化的推广，事业单位需深刻认知到其发展的必要性与重要性，信息化档案管理的开展是必然趋势。事业单位在政策、资金上，均需加大对档案管理科技的投入，完善其相应设备，促进信息化、现代化档案管理发展，进而提高档案管理质量与安全性。同时，加强管理人员专业技能的学习、培训，促使每位档案管理人员均符合岗位职责需求，使其在工作上更快速、熟练地掌握现代技术，推进信息化档案管理建设。

（二）人员综合素质提高。事业单位档案管理质量与工作人员综合素质存在必然联系，在档案管理人员的聘用、选拔中，因高度注重人才的职业道德、修养、综合素质、专业能力等，在进行全面考察后，再选拔出优秀人才，保证岗位需求。同时，事业单位需加大对在职档案管理人员的培训工作，使其学习先进技能、掌握最新的管理理论，满足岗位需求。同时，设立相应考核机制，避免工作人员出现松懈情况，使其紧跟时代发展。

（三）档案管理认知的提高。事业单位档案管理工作的开展与落实，与领导者的重视度息息相关；领导需带动、教育下属，调动工作人员的档案管理工作积极性、提高其认知，使档案管理工作做得更好。同时，需制定完善的管理细则，并严格要求、规范执行，以保证工作的原则可依，进而加大对信息化档案管理的开展。

（四）加强信息化、现代化档案管理建设。事业单位档案管理工作要求高效率工作，因此，加强现代化、信息化档案管理建设是必要的，实行计算机辅助管理，利用现代技术与扫描仪、计算机等现代科技设备，在计算机中录入档案资料，将声像、图片、文字等转变为信息数据，储存于现代化设备中，实现数据格式与自制档案并存的管理体系，提高档案管理质量，同时信息化档案管理，更方便人们对需要的档案资料进行查询，提高工作效率。同时，充分利用现代化技术，创新档案管理，利用网络共享功能，将不属于保密范围的档案资料共享，提高档案信息管理质量。

三、小结

事业单位信息化档案管理工作开展中，因其自身具备的复杂性、特殊性，导致信息化档案管理建设存在一定难度。对此，我们需根据自身单位特性，不断探索，找到最理想、合适的方式、方法，更好落实、开展信息化档案管理，提高档案管理工作质量与效率。