报社档案管理的法制化和规范化研究

文/凉山日报社 王娟

新时期我国的国民生活都有了一定的改变，作为我国的传统媒体中的重要部分，报社文书档案管理工作中要做好自身的调整工作，建立法制化、规范化、制度化、标准化的档案管理工作，提高档案管理水平，能够同当前的经济发展相适应。

一、报社档案管理的主要特点、重要影响

（一）报社档案的主要特点分析。报社档案主要是对报社的公务文书、文章、图标、声像、照片以及出版物等进行的管理。同其他行业的单位企业的档案管理工作不同，由于报社既要对内需资料进行管理，还要对外需要进行出版物的刊发，所以报社档案管理具有种类多的特点，管理的资料既包括内部经营资料也包括外部宣传的资料。对外出版刊发的档案管理由于报纸或者是其他的刊物需要不断进行出版，所以长久以来形成的档案数据非常多，导致报社档案管理工作具有内容比较多的特点。报社档案管理内容多的特点还体现在内部的管理上，由于大多数报社在经营的过程中，采用企业化的管理方式，这就会产生大量的内部档案信息。

（二）报社档案的重要作用分析。报社档案的种类比较繁多，每种类型档案也有着不同的意义。报社内部管理过程中所产生的一些档案资料对于报社未来的生存和发展有着积极的参考作用，并且还能够为报社的发展指明方向。而人事档案资料则是对于报社工作人员从业的证明，并且对于工作人员晋升以及优化报社人员配置也有着重要的作用。相较于对内管理过程中的一些档案资料，报社的对外报道宣传的出版档案资料则是更加具有价值。在以往的时间里，党和政府的思想政策主要是通过报纸来向人民群众进行宣传，并且报纸还能够体现出人民群众的生活诉求，能够连接党和政府与人民群众，加强党和政府与人们的沟通与交流。由于报社内容涵盖的领域比较多，专业跨度大，报纸能够通过其内容引导社会舆论，对于我国的发展建设有着重要的影响。在长期的发展过程中，报社的档案不仅将各个时期的党和国家的发展路线、思想、政策以及方针都能够做好相应的记录，并且还对报社当地的经济、文化、科技、人文等资料信息进行了一定的保存，是研究当地历史人文的重要材料之一，并且对于当地的发展中也有着重要作用。1.档案管理对于历史的研究有着重要的作用。报社所出版的内容一般都是各个时期内、地区内社会生活的表现，能够体现出当地的经济、政治、文化等信息习惯，对于一些历史家、学者进行地区的历史研究有着重要的参考价值。并且对于修撰方志也有着重要的参考价值。2.对于报社的经营和发展也有着重要的影响。报社的出版产品一般都是凝结着以往工作人员的智慧，同时也能够体现出往期报社经营的思想、工作方法等，对于当前报社的发展有着参考的价值。报社的领导人员可以通过借助报社档案资料，制定出报社发展规划，通过对于以往经营过程中所出现的问题的规避处理，使得报社的发展规划能够更加的合理完善。档案资料还能够对报社的具体事务提供参考价值，工作人员可以将某一段时期内的影响比较好或者是各个时期内比较典型的版面进行展示，对于报社自身的品牌宣传也有着重要的作用。当前我国的科学技术有着很大的进步，人们可以通过互联网技术加强对于档案信息的管理，并且还能够通过互联网提升档案信息的价值以及宣传范围。3.能够向社会提供服务。报社所出版的内容，主要包括政策、法律、规定、公告、新闻以及广告，能够提高人们对于当前社会现状的认识，并且向人民群众提供一定的信息，为服务人们的生活提供帮助。对于当地的社会进步以及经济的发展也有着重要的推动作用。

二、我国报社档案管理的现状

现阶段，我国的一些比较权威的国家级报社比如：人民日报社以及新华社等，档案管理都已经实现了数字化、信息化，而这种进步，使得报社在档案管理的过程中，工作效率得到有效的提升，并且也对于报社内容的宣传起到了一个良好的作用。还有一些地方党报，如广西日报等。通过数据库的建立，能够对自身的档案进行实时、准确的检索工作，也通过档案管理的数字货币提升自身的档案管理工作。通过PDF类型的报纸版面同互联网上相关数据链接进行连接，能够使人们在进行档案管理的过程中对每一份档案进行查阅，节省大量的时间。实施有效地信息化档案管理，能够提升档案管理规范化程度，并且还能够提升档案资料的机制。

但是由于当前我国的报社档案管理还存在着一些不足之处，如：在进行档案管理的过程中，管理方式比较落后，导致档案管理工作的效果不能够有效的提升，并且在进行管理的过程中，还存在着档案管理工作比较混乱的局面，一些工作错误时有发生。还有就是规模较小的报社的档案管理科技水平比较低，不能够有效地保障档案管理工作的规范化程度。此外，当管理人员缺乏一定的法制精神时，导致报社档案管理的法制化以及规范化都受到了不同程度的影响。

三、强化我国报社档案管理法制化以及规范化的有效措施

（一）不断完善档案综合管理机制。报社应该在法制化的基础上进行档案综合管理机制的建立，并且不断加以完善。报社领导应该要提高自身对于档案管理工作的重视程度，要建立健全的管理监督制度，使档案管理人员能够在遵守国家法律法规的前提下进行工作。报社管理人员还应该要明确工作人员自身的责任，划分好各个档案管理工作内容，优化管理流程，从而使档案管理工作能够有序地进行。

（二）加强报社档案编研的整理工作。当前我国的报社档案内容种类多、内容广，所以为了能够更好地保障档案管理工作的效率以及效果，要对档案的内容按照相应的资料类型进行分类归档，从而使档案管理工作变得规范化。管理人员还应该要建立多层次的档案管理体系，针对不同类型的档案进行不同的管理。档案管理人员还应该要定期或者是不定期地举行档案管理的工作交流活动，使档案管理人员自身的档案管理水平得到有效的提升。

（三）加大先进技术的引入力度，提高档案管理的信息化水平。在进行档案管理的过程中，管理人员应该要注重借助现代科学技术的力量进行相应的管理工作，特别是一些规模比较小的报社也应该要努力地改善自身的档案管理信息化水平，采用新科技能够有效地简化相应的档案管理流程，并且还能够降低对于档案管理人员的消耗，从而使报社档案管理水平以及经济效益得到提升。

四、小结

当前我国不断发展，国家法制建设不断完善，各行各业也逐渐趋于标准化与法制化。所以为了能够更好地适应当前的形势，应该加强档案管理的规范化以及法制化的程度，要规范相应的工作流程，采用当前最新的科学技术，树立良好的法制观念，建立一系列的管理规定，通过国家的法律和报社的规定来保障报社档案管理工作能够有序地进行。