项目负责制下科研项目档案管理研究

文/山西省医药与生命科学研究院 车兴

由于缺乏有效的前端控制措施和规范的文档管理机制，在项目研制各阶段仍有部分文档不能按时归档，影响了项目研究的顺利进行。为了保证科研工作的顺利进行，建立科研项目文档一体化管理模式，是提升项目管理工作质量的有效措施。科研项目档案管理工作会受到多方面因素的影响，为了更加有效地提升科研档案管理的质量，应当从众多影响因素分析，并建立起项目负责制下的科研项目档案管理，保证档案管理的水平与质量。

一、科研项目档案管理常见问题

（一）档案意识不强。对于科研单位来说，其日常工作的重点是进行科研项目的研究，因此对于档案的概念不够清楚，缺乏档案管理意识，而且认识不到档案管理的价值及作用，认为在科研项目的开展过程中对于研究资料没有必要进行档案式保存，甚至会觉得档案的收集与整理非常麻烦，仅仅进行成果汇报就可以了。由于这种意识的影响及思想支配，导致很多科研项目档案在进行验收时，只记录了研究过程中的声像、照片等资料，但对于细致的项目资料却没有进行很好的保存，例如记录了数码光盘，却缺少纸质的数据资料、照片等，而且归档人员还认为只要有电子版即可，不需要纸质档案的保存，这也导致后续科研项目进行重新分析时缺乏有效的档案资料进行支持，难以达到理想的科研效果。由于档案意识不足导致档案管理水平低下，大大影响了科研项目的发展。

（二）档案资料收集不全。科研项目档案管理主要就是对科研的相关资料进行收集与归档，而目前档案管理中最大的问题之一还是档案资料收集不全。造成档案资料收集不全的原因是多样的，科研人员以及档案管理人员的档案管理意识和资料收集能力不强，或者档案收集中未能够重视纸质文件、录像文件等资料的收集等，都会导致档案资料收集不全。目前档案资料收集不全的问题主要也表现在这两方面：一是档案意识的缺乏，导致科研项目相关人员在进行科研档案整理时，忽略了很多档案内容，比如科研过程中的过程性影像、录音、原稿等资料。另外虽然目前信息化正广泛应用于各个领域，档案管理中电子档案记录也十分重要，但不可忽略科研项目中纸质资料的重要性，为了保证档案资料的有效性以及准确性，应当将科研项目的原稿资料整理好，做好档案的收录工作，另外要注意原稿遗失只能提供复印稿的也要由相关单位进行审核后盖章做出说明，避免影响后续档案管理工作。

（三）档案管理人员水平。档案管理人员的工作水平以及责任意识是影响档案管理质量的关键内容之一，现阶段档案管理人员存在水平参差不齐的问题。档案管理人员往往是具备相关从业资格的人员，但由于科研项目的重要性和特殊性，在进行科研项目管理中很多档案管理人员的水平可能不足以完成科研档案归档工作。科研档案的归档并不是单纯地将资料汇集在一起存放，而应当对形成的档案进行收集、鉴定、分类、编目等，部分档案管理人员的专业水平不够往往容易导致上述环节出现差错，出现档案管理方面的问题。

（四）科研与档案管理不协调。除了档案管理人员的工作能力外，科研人员与档案管理人员之间不协调也是影响档案管理质量的主要问题。科研人员工作侧重点在于科学研究，而档案管理人员则需要根据相关规范对档案进行收集与整理，而在实际工作中双方很有可能爆发矛盾，这在科研项目档案管理中比较常见，科研人员无法按照档案管理的相关要求提供完整、有序的资料，认为科研资料档案的细枝末节并不需要归入档案，或者原稿遗失等情况都可能造成双方工作上的矛盾，影响工作质量。

二、项目负责制下的科研项目档案管理

（一）以科研项目为中心。在项目责任制下开展科研项目档案管理需要以科研项目作为工作中心。整个科研项目档案管理工作围绕着科研项目的要求和内容开展，保证档案管理的优质性。档案管理人员在开展档案管理活动时，应当保持着对科研项目认真负责的态度，分析科研项目各个阶段以及不同档案记录形式下的科研相关内容。在进行科研项目归档时应当注意根据研究项目的不同类型进行分类处理，重视科研档案中细节性内容，将影像资料、录音资料、文字资料与电子信息记录等进行有效的整理。

（二）确立责任人制度。责任人制度是在项目负责制下科研项目档案管理的关键内容之一，项目责任制的关键点在于成立对应的责任人制度。为了保证科研项目管理的可靠性，责任人设立也应当强调科研项目组的主体地位，早期的科研项目是以单位作为主体的，而责任人制度的建立能够强调科研项目主持人的地位，保证科研项目的顺利实行。在实行责任人制度中应当贯彻执行责任人制度，项目责任人在批准计划任务以及预算范围内享有自主权，并且对于科研项目承担其法律责任。

（三）合同制管理模式。合同管理模式是保证项目负责制的关键，合同管理的建立能够帮助参与本次科研项目的各个人员之间形成良好的互动关系，双方的工作、责任、义务等都按照合同进行，并且合同将作为各方行为规范的法律依据，保证了科研项目的可靠性。应用合同制管理中应当注意合同双方的权、责、利统一性，提高管理的质量。

（四）重视对档案管理问题的解决。在上述分析中得知，科研项目的档案管理中，存在档案意识不足、档案资料收集不全、档案管理人员水平低下、科研与档案管理不协调的问题，对此，科研单位应当充分认识到解决这些问题的重要性，首先应当树立档案管理意识，充分认识到科研项目档案管理的重要性，并且注重在进行科研项目研究过程中的档案资料收集，同时不断提升档案管理人员的专业水平，确保其能够胜任档案管理工作，并促进科研与档案管理的协调性、一致性，从而实现档案管理水平的不断提升，以更好地服务于科研项目的管理与发展。此外，基于项目负责制的科研项目档案管理，应当更加注重实现项目负责制，同时解决档案管理问题，以更好地满足科研项目的要求。

三、结束语

项目负责制下的科研项目管理工作有利于提升科研项目管理的质量，通过责任的明确以及责任人的设立等，能够帮助提升相关人员对科研项目的重视程度，优化档案管理的相关流程以及操作，进而提升管理的整体质量。