信息化背景下文书档案管理创新对策

文/中铁一局集团物资工贸有限公司 居华峰

文书档案是对已经发生过的事件的真实记录，也是共享知识的重要载体，在当前时代，实现文书档案管理工作的信息化是不可阻挡的趋势。创新是灵魂，文书档案管理在当前时代也需要进行创新，实现高度的信息化、智能化，为此如何创新成为非常值得探索的问题。

一、文书档案管理信息化分析

文书档案管理具有非常重要的意义，在当前时代，信息化是其发展的必然趋势，实现信息化的文书档案管理，具备如下优势特征：

（一）信息共享。传统的文书档案管理模式下一般是用表格、照片、文件等纸质形式来进行保存，在共享方面因为需要人工来进行传递，过程相对来说比较复杂，信息共享的效率比较低。而信息化的文书档案管理模式最显著的特色就是信息共享。文书管理当中所有涉及的档案资料进行数字化处理后上传到信息管理平台上，只要符合平台权限就能够进行绝大部分资料的查阅，涉密档案则可以通过专门的权限来访问。只要有需要查阅档案资料的情况，只要满足了权限要求就可以在管理平台上查阅到，大大提高了信息共享的效率。

（二）信息查询。传统模式下，一般要查阅档案资料时需要到馆藏当中查找，费时费力，繁琐而效率低，同时因为一部分档案资料需求旺盛，翻阅次数多，有一定概率造成档案资料的损坏。而信息化后，所有资料档案存储于计算机服务器当中，只需利用相应的功能进行查询便可快速找到自己需要的资料。

（三）信息核查。文书档案管理关键在建，核心在管，重点在用，这要求文书档案的建立必须要真实可靠，管理要科学合理。文书档案是对一些正在发生或已经发生的事件的真实记录，需要如实反映事件的前因后果和其中的人事物。档案收集整理以及使用工作在传统模式下往往需要人工持续到实地考察、监督，效率低、周期长，不利于资料的完善。而信息化后资料员将当日资料上传至档案管理系统，系统推送至相关部门审核，这样相关部门就能够更好地掌握实际情况，出具更有指导意义的政策措施。

信息化的档案管理虽然是一种必然趋势，但是文书档案管理在信息化建设当中也存在一些挑战，导致信息化的程度不高，信息技术没有发挥出作用，保密水平也不高，所以在信息化时代，探索文书档案管理工作的创新意义重大。

二、文书档案管理的创新对策探析

（一）文书档案管理创新的基本思路。因为信息化建设的需要，电子档案方便快捷的查阅方式优势非常明显，所以在坚持创新方式与信息化齐步走的原则下，将电子档案纳入纸质档案整理工作流程之中，构建“互联网+”文书档案管理模式，在具体操作过程中，应因地制宜地找准文书档案管理的工作重点，突出建管用，与软件公司合作研讨，制定一款合适的、便捷完善的档案管理软件。重视信息安全，树立保密意识，强化保密工作。

（二）文书档案管理创新的对策分析。文书档案管理的信息化根本目的是提高文书档案管理的效率，并能够长时间地将文书档案保存下来且将其用在需要的地方。第一，文书档案管理的创新最为基础的一点在于，强化文书档案管理的基础，扎实做好档案管理当中的基础业务工作，包括档案接收、保存、业务指导、利用、编研等工作。即便是实现了信息化，文书档案管理的传统模式也是不过时的，基础业务不变，而且因为数字化处理资料后，纸质档案可以精心保存下来成为典藏，实现了传统模式的升级，变成了记忆工作，而不是单纯的保存资料。例如，现在的精准扶贫工作当中的档案建设工作深入贫困村镇，逐地逐户地进行实地考察，并与贫困人员进行面对面的交流访谈，准确摸清情况，包括经济情况、人口情况、收入来源、贫困原因、就业需求、培训意愿等等。进一步要求在深入贫困地区进行摸底工作时，做到五清四明，并建立基础台账，调查一人、登记一人，避免出现错漏。第二，完善硬件基础设施（包括功能相对强大的计算机、服务器、网络设备、扫描仪、数码相机、条码扫描枪等）外，还需配备相应的软件——适应数字化、网络化的档案管理服务系统。且至少应包括业务管理、事务管理、档案利用服务等功能模块。建立数字电子档案管理平台，作为档案管理中心或者是数据交换平台。面向有需求的人士提供档案服务。档案关键在于，要将重心下到基层，聚焦基层，通过实地调研的方式，摸清情况建立准确的文书档案，讲究实事求是，哪怕是一个小数点都要仔细、反复核对。而精心制作的文书档案要通过硬件设施，比如扫描仪等进行数字化处理后上传到电子档案管理平台的服务器当中，数字档案馆基于专门的档案管理系统对上传的资料进行审核、归档。同时档案馆要指导和监督档案管理系统使用方面的问题，使电子文件的形成、归档、使用规范化。构建数字化档案馆所需要的硬件设备的成本相对较高，为此还要考虑信息资源建设问题，要考虑好是否将全部资料完全数字化，还是将重点资料、珍贵资料又或者高频使用率档案进行数字化。第三，要强化监管，做到同步部署、同步实施、同步检查、同步验收，工作走到哪里，档案服务工作就做到哪里。只有强化监管才能保证档案工作的高效性。比如精准扶贫当中，一般情况下，各个村会按照村级资料、村级留存，上下级资料、本级备案留存的原则进行扶贫档案资料的收集与管理。因为档案是一个部门，而扶贫工作又是另一个部门在负责，可能会出现工作开展不畅的情况。为此要聚焦基层建立健全档案机构、规章制度，管理人员和设备设施。第四，因为文书档案有电子档案和纸质档案两种类型，电子档案本质是纸质档案的延伸，方便使用，而纸质档案如何保存是非常值得考虑的问题。一般来说，大部分纸质档案会用塑料盒来保存，但塑料盒特别易碎，不利于保存。所以要思考如何用更好的方法来将纸质档案打造成典藏，将这些珍贵的资料保护并留存下来，笔者建议使用统一制定的归正有序、分类清晰的档案保存外盒——无酸卷盒来保存。这种保存盒不易老化破损，耐腐蚀，非常适合长期保存。注意保存盒上标准档案的分类情况，一个保存盒存一个类型的文书档案，在卷盒背脊信息的基础上，完善出全宗号、类别代号、编号、保管期限、件号等信息，形成综合信息卷面，方便查找档案。第五，做好文书档案管理当中的保密工作，现在是大数据时代，大数据技术发挥的作用越来越显著，但是大数据也带来了一个问题，就是信息共享下的公开化，很多资料都是暴露在网络上的，信息安全是重中之重。文书档案管理的信息化进度不快主要还是因为信息安全问题。所以这里必须要做好信息安全防护问题，真正实现文书档案的安全共享。为此要突出一个数据脱敏和数据加密，针对数据的身份、属性等进行扩展式加密。该技术主要的手段是密钥基加密和政策基加密，前者是在密文当中整合集成密文和属性，并形成映射关系，当用户在访问数据时，需要提供映射关系当中的谓词（密钥）来解密。后者则是将明文数据表示为与、或、非用逻辑表达的方式进行加密，用户获取了数据要解密需要满足对应属性的密钥要求。第六，人才是关键，要清楚地认识到当前文书档案管理工作当中面临的一些现实问题，其中人才问题是关键，即很少能够配齐具有较高档案管理知识与技能的专业人才。上一级档案部门要牵头进行专题培训，上一级部门参与调研、软件开发的人员要针对档案工作进行针对性的培训指导，通过集中授课，亲自指导的方式，将关于文书档案规范化管理的相关业务知识进行系统的讲解，同时构建QQ群、微信群，通过新媒介来保证随时随地沟通交流，帮助基层档案工作人员答疑解惑。

三、结束语

综上所述，在信息时代，人们对档案信息的需求在不断增大，文书档案管理工作面临一些挑战，当然也有基于实践，围绕信息技术实现文书档案管理的创新意义重大，本文提出了一些创新的方法，希望有一定参考价值。