新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择

王超慧

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-126-01

摘 要 办公室行政管理成效关系到企业各部门工作的协调性，能够帮助管理人员作出重大决策。顺应当今时代发展潮流，企业办公室性质也逐渐转化为综合服务性管理机构，其在企业运营中的关键作用也日益凸显出来。我国企业办公室行政管理工作在发展中受到了诸多要素的干扰，产生了各式各样的问题，进而降低了其实际品质与效力，不利于企业的长远发展。

关键词 新形势 企业办公室 行政管理 问题及路径

一、办公室行政管理工作主要内容和所扮演角色

（一）办公室行政管理工作的主要内容

广义的办公室行政管理工作涵盖了行政事务管理、办公事务管理两方面。联系企业日常工作并将其具体化，大致可以分为下列三项：第一，文件管理工作。文件管理工作包括了从接收到整理再到发出的整个流程。办公室行政管理工作往往涉及大量文件，为能够实现快速准确查找，有必要对其进行归类存档。另外，行政管理文件属于企业机密文件，在对其进行管理的过程需要遵循保密条例，不得随意外泄或外借。第二，会议管理工作。会议管理工作包括了从准备到记录再到总结的整个过程。会前应当提前启动投影设备、会中要及时记录要点信息、会后要按流程对会议纪要进行审核并及时打扫会议室。第三，事务管理工作。事务管理工作是较为琐碎繁杂的一项工作，包括了办公、后勤、财务及其他零散工作。需要相关人员根据轻重缓急进行合理安排，避免同时堆积多项事务，造成工作失误。

（二）办公室行政管理工作的所扮演的角色

办公室行政管理工作在企业中同时扮演着多个角色：第一重角色是领导层的“辅助者”。办公室行政管理工作人员需要为企业领导合理安排行程、整理会议纪要、分析数据报告、拟定交易合同。这些工作都属于辅助性工作，能够快速为领导层提供有效信息，有助于领导层集中精力作出准确决策；第二重角色是领导层的“传达者”。办公室行政管理部门是领导层与基层进行联系的枢纽，负责将领导层指令分类传达给基层部门和将基层执行信息反馈给领导层，增强了企业内部信息的交流性，有助于促进企业效率的提升；第三重角色是企业的“采办者”。不同于生产性的后勤保障部门，办公室行政管理主要负责的采办计划安排和采办情况统计。

二、企业办公室行政管理中存在的问题

（一）缺少完整的行政办公制度

“不以规矩，不成方圆”——一个部门的工作如果缺少了完整制度的规范，就无法实现其预设的效果，也就失去了其存在的意义。根据调研结果不难看出，部分企业没有专门适用于企业办公室行政管理工作的条款条例，只是机械性的套用了其他部门的条款条例；部分企业未对办公室行政管理工作进行细分，只是按照员工的个人主观意识开展工作。

（二）缺少团结协作能力

缺少团结协作能力也是企业办公室行政管理工作中存在的一大问题。不进行有效的沟通和默契的配合，就无法在工作中实现“一加一大于一”的工作效果，进而在无形之中增加了企业的运营成本。

（三）员工综合素质较低

员工是构成企业部门的最小单位，员工的综合素质决定了企业部门的工作效率，所以员工综合素质情况也是对办公室行政管理工作的反映。体现在应对能力上，是判断员工是否能够条理清晰、层次分明的处理不同工作；体现在沟通交流上，是辨别员工是否能够以简洁有效的言语准确传达或表述工作内容。

三、新形势下加强企业办公室行政管理的路径

（一）提升企业办公室行政管理工作人员的综合素质

提升企业办公室行政管理人员综合素养主要可采取下列三项措施：1.开展培训课程。针对行政管理工作（会议记录、档案管理、商务洽谈等）开办专业性课程，要求相关人员参加接受培训考核，通过不断学习来提升员工整体的管理与服务能力。2.构建互通平台。利用大数据分析员工特质及工作情况，合理调配工作岗位，优化资源配置。3.形成资源共享。良好的企业氛圍能够带动并鼓励员工进行交流互通和信息共享，让与员工学会如何取他人之长以补自身之短，在资源共享中实现综合素养的提高。

（二）建立完善的行政管理制度

制度是一切措施的基础，离开了完善的制度的保障，企业办公室管理工作也只会是一盘散沙。建立完善的行政管理制度有下列C中方法：1.实况分析法。通过整理历年工作报告来预测新一年的工作量及可能出现的问题，有针对性的作出工作安排和提出应对办法，构建适用于企业办公室管理部门的条款条例，以最高效快速的工作方式回报企业。2.激励机制法。精神激励与物质奖励相结合的方式能够帮助领导层在最大限度上调动企业办公室管理工作人员的工作热情，让员工怀着更加积极、更加主动的心态为企业多做实事。同时也从侧面防止了平均主义和罢凌主义的出现，有效解决了制约企业发展的不良因素。

四、结语

综上所述，企业办公室行政管理工作虽然内容繁杂，但其中的每一项都有其存在的特殊意义。离开了企业办公室行政管理，领导层与基层必会在一系列运营事务中产生争端与隔阂，最终影响企业的经营成果。在新形势下选择恰当的办公室行政管理路径有利于提高行政管理部门的整体协作性，进而提升企业的运营效率和工作质量，推动企业走向科学发展、长远发展的光明道路。

参考文献：

[1] 史俊.新形势下办公室行政管理工作的思考[J].办公室业务，2018，（10）：7-8.

[2] 刘雪锋.新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择[J].企业改革与管理，2018（23）：26-27.