企业投递式财务报销模式应用探讨

朱江源

[摘 要]传统窗口式财务报销模式存在流程冗长、效率较低等缺点，大量票据的录入、审核、报销、反馈对经办人和财务人员来说繁重且低效，亟须一种新的理念和思路革新这一传统流程。在此背景下，投递式财务报销模式应运而生，报销人与财务人员之间无须面对面的沟通，大幅提升了报销效率，但仍存在沟通成本较大、重复核算较多和单据传递不畅等问题。文章尝试从软硬件结合的角度，搭建规范高效的投递式报销平台，以完善投递式报销模式在企业实际应用中的不足。

[关键词]投递式;财务报销;流程优化

[中图分类号]F812.42

1 前 言

财务报销是企业财务部门工作的重要组成部分。传统的财务报销模式采用手工报销的方式来实现，存在工作效率低、预算控制手段滞后、报销流程冗长、单据录入低效等一系列缺点。随着企业信息化建设的飞速发展，网上报销系统等信息化报销手段出现了。网上报销模式克服了传统手工报销模式的缺陷，简化了报销手续，实现了预算事前控制，加强了对财务活动的有效管控。尽管网报系统的财务报销模式代替了传统手工报销模式，但整个流程并没有实质上的改变，大量票据的录入、审核、报销、反馈对经办人和财务人员来说仍然是繁重的。预约领号系统的引入在一定程度上维持了报销等待的秩序，但“报销难”的问题并没有得到根本解决。

在报销前台，一面是财务人员繁忙的工作，一面是报销经办人的漫长等待以及其他经办人此起彼伏的抱怨。传统窗口式的报销模式要求经办人和财务人员配合完成，整个报账流程按部就班的串行性，决定了这一顺序过程的耗时和低效，亟须一种新的理念和思路革新这一传统流程。为了实现这一目标，投递式报销模式应运而生。

2 投递式报销模式简介和存在问题

投递式报销模式，是指报销经办人将粘贴好的报销凭证装入投递袋，随时投入到专门的投单柜，由财务人员集中办理报销及网银无币化支付的一种业务模式。在该模式下，报销经办人无须预约取号，免去等候报销的时间，工作安排更为灵活;同时审核人员避免了无关打扰，更专注于单据审核点，可以有效地提升审核效率;此外，统一无币化支付直接将报销金额打入报销经办人银行卡中，提升了结算效率，确保了资金安全。

在具备上述优势的同时，投递式报销模式仍存在以下不足。

2.1 单据状态的及时跟踪和问题反馈

投递式报销模式下，经办人无须和财务人员面对面交流，提升效率的代价是降低了沟通的便捷性。经办人不能实时了解到报销单据的状态，审核人员即便发现单据问题，也没有便捷有效的方式通知经办人。基于电话、短信的传统沟通方式均存在局限性，无法满足实时信息传递反馈的要求。若经办人未及时取回问题单据，时间久则导致财务人员手中存有大量不合格单据，后期再查找退回单据比较困难。

2.2 各部门问题单据的统计考核机制

投递式报销的问题单据数量和传统窗口报销数量相当。对经办人而言，由于没有针对问题单据的统计考核机制，同样的错误可能屡次发生。一方面不利于提升经办人的报销单据质量意识，另一方面也加大了财务人员的重复核算负担，反而降低了报销效率。

2.3 单据传递的风险控制和责任划分

投递式报销的操作流程基本包含投單、收单、审核和退单四个环节。一旦出现单据遗失，问题环节难以追溯确定。举个例子，某报销经办人声称投了三张报销单据，最后只报销通过了两张，另外一张既未显示报销成功，也未收到退单通知，哪个环节出了问题？原因不外乎两种：一种情况是投单环节，经办人并未投递过这张单据;另一种情况是报销人确实投递了，财务人员在收单、审核过程中某个环节出了问题。不管实际是哪种情况，都很难追溯确定责任归属。

3 投递式报销平台的搭建及流程设计

为了解决上述问题，可以在保留“投递式”这一核心模式的前提下，充分利用网报系统资源，从软件和硬件两方面搭建投递式报销平台，并设计规范高效的财务报销流程和反馈机制，以实现“流程规范”“业务高效”的目标。

3.1 硬件方面

定制投单柜、退单柜，设计投递袋和记录卡片。记录卡片上由投单人填写投单日期、投单人姓名和单据数量等信息;投递袋用来容纳投递单据和记录卡片，防止单据散失;投单柜上端设置长条开口，可容纳投递袋放入，所有部门单据统一投入同一投单柜;退单柜按部门设置若干小格，小格钥匙由各部门自行保存，保证经办人退单修改的安全性和便捷性。

3.2 软件方面

依托网上报销系统构造“报销看板”功能模块，财务人员在审核单据时，将单据问题和更正建议实时记录在报销看板中。投单人可以登录报销看板，随时查询投递单据状态，及时掌握报销进度。

3.3 流程设计

结合软硬件条件，设计如图1所示的企业投递式财务报销业务流程。流程共包含收单、审核、退单和奖惩四个环节。

（1）收单环节：经办人填写网报流程，打印粘贴报销单放入投递袋，在记录卡片上填写投单日期、投单人和投单数量等信息，投入投单柜中。财务人员按期收取投递单据，收取时核验记录卡片信息，确保与投递单据一致。

（2）审核环节：财务人员对报销单据有无问题进行审核。若无问题，则审核通过;若存在问题需要更正，则将单据问题及更正建议实时填写在网报系统报销看板模块。全部单据审核完毕后，将通过的单据交出纳结算付款，将需要更正的单据及投递袋放回相应退单柜。

（3）退单环节：经办人可随时登录网报系统报销看板跟踪投递单据状态，查看单据问题和更正建议。并可在任意时间前往退单柜取回报销单据进行更正，完毕后将单据按要求重新投入投单柜。

（4）奖惩环节：财务部门统计报销看板中的问题数据，生成各部门单据问题率清单。企业可定期内部通报各部门单据问题率，按打分制或排名制将累计单据问题率纳入部门考核。

4 投递式财务报销平台的优势

该投递式财务报销平台具有以下三点优势：

（1）既有效降低单据反馈沟通成本，又保证问题单据传递的安全便捷。财务人员在审核报销单据的同时，将单据问题实时填写在网报系统报销看板模块。经办人可随时登录该模块，自助查询单据状态、问题和更正建议。双方无须通过电话、短信方式来联系确认单据信息。

（2）建立部门问题单据奖惩机制，由财务部门进行考核。通过统计报销看板中的问题数据，定期通报各部门单据问题率，同时将其纳入部门考核。单据问题率奖惩制度可以提升经办人单据质量意识，有效减少问题单据数量，降低财务人员重复核算负担。

（3）加强投递单据的过程记录，在报销投递的各个环节出现问题均可追溯。在收单环节：投递记录卡片上由经办人填写投递单据数量，放入投递袋。财务人员收单后，第一时间核对投递袋内单据数量，如与卡片不一致全部退单，不予办理报销。在退单环节：对于需要退回修改的问题单据，以部门为单位设置退单柜，保证经办人退单修改的安全性和便捷性。此外，在投递柜和财务处均安装监控设施，以厘清事实依据。

5 结 语

文章通过与传统窗口式报销模式比较，发掘投递式报销模式的优势和不足，提出从软硬件两方面來搭建企业投递式报销平台，并设计合理高效的财务报销流程与反馈机制，以完善投递式报销模式在企业实际应用中的不足。

在保证该平台规范高效应用的前提下，后续可从改进结算方式、推广信息渠道、支撑业务开展等方面进一步优化报销流程，加强管理会计的职能，紧密推动业财融合，助力企业更好更快发展。

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