浅谈新形势下做好档案 管理工作的几点思考

尹秋宇

摘要：随着科学技术和经济社会的突飞猛进，企业和相关事业单位对资料的记录和保密工作也达到密切关注，档案是一种记录各种事件和资料的工具，曾经在我国得到良好的应用。在企业和事业单位办公过程中，需要注重档案的管理工作，那么必须建立一支高效、高质量、团结互助的档案管理团队。本文简要概括在新形势发展的过程中，企业和相关单位在了解档案管理工作的重要性的前提下，做好档案管理工作的措施。

关键词：新形势   档案管理工作   思考

一、档案管理工作的重要性

在企业和相关事业单位发展壮大的进程中，会面临很多机遇和挑战，这些机遇和挑战会完整的被记录在档案中，这就是档案成为企业和相关事业单位迅速发展的重要因素之一。企业在面临机遇时，可以将其记录在档案中，会帮助企业在面临下一个机遇中抓住机会并且加速发展，为后续项目提供借鉴的功能。然而，企业在面临挑战时，可以通过档案的查询找到相应的解决方法。档案的类型多种多样，在企业和相关事业单位上的人员进行管理记录的叫做人事管理，它主要记录了工作人员相关的历史记录、个人经历、政治面貌和教育背景。这些方面可以使企业和有关事业单位在招聘时，根据应聘者提供的信息来选择人员的招收。除了人事档案，还有企业单位档案、事业单位档案等，这些档案都记录着企业和事业单位重要的信息，这些信息会使企业在面临重大问题时，通过阅读档案，从而得到解决问题的方法，提高了企业的工作效率。然而，这些信息是企业和相关事业单位最原始的信息，需要具有相对保密的性质。因此，在新形势的趋势下做好档案管理工作是十分必要的。

二、档案管理工作的应用措施

（一）更新档案管理理念

档案在企业和相关事业单位中存在重要的意义，企业和相关事业单位在面对存在的问题时，需要更改其档案的管理手段，许多企业和单位缺乏对档案管理的了解，只是注重一些在发展中得到的短暂利益和短暂好处，如果对企业和相关事业单位的档案进行合理、有规范的记录，该单位就不会只取得蝇头小利，反而会取得更大的利益。对于企业和相关事业单位来讲，档案的记录和管理不被他们所重视。因此，在进行档案管理时，应该树立一种不断创新的观念。需要专业的档案管理人员树立正确的管理观念，在管理档案管理过程中，不仅仅需要收集档案、整理档案、对档案的价值进行鉴定等工作，还需要去学习相对先进的档案管理观念。伴随着科技的进步和信息化的发展，这些理念在很大领域都得到了应用。档案管理工作本身就是比较复杂的工作，对档案专业的管理人员来讲，他们时刻面临着繁琐并且沉重的工作量。为了企业长久的发展下去，档案管理员需要时刻面临许多艰难的处境，因此，他们需要应该学习能够促进企业发展的档案管理手段，另外，企业和相关事业单位的进步与发展和管理技术是密不可分的。档案记录的信息对企业发展和相关事业单位的发展具有无可取代的意义，而且档案在一定程度上存在非常高的意义属性。所以不论是单位核心人员还是企业管理专员，都需要对档案管理观念进行良好的培养。人员需要提升自身的档案管理能力，帮助企业和相关事业单位快速发展。

（二）加快现代化的档案建成

随着各种档案管理技术的形成，许多高效的技术在档案管理工作中得到良好的推广和有效运用，但是由于企业和相关事业单位存在各种因素的影响，所以在其档案管理的工作中会出现许多问题。对企业和相关事业单位的档案现代化建设来讲，如今，社会上不仅出现了高端、现代化的管理设备，还出现了很多高科技的管理设备。想要提高管理设备的现代化，需要在管理工作中提升工作人员的档案管理观念，使工作始终保持标准化、信息化的管理手段，这样才能在新形势的发展过程中，保证工作能够高质量的完成。因此，档案管理专员需要增强档案管理对企业和相关事业单位的发展意识，学会运用信息化带给我们的便利来解决档案管理工作的复杂性。[1]另外，须谨慎、小心的解决档案管理中存在的各种问题。

（三）提升档案管理人员的综合素质

在企业和相关事业单位的发展进程中，档案技术管理是十分重要的，对档案管理人员的综合素质要求也是非常重要的。在新形势下档案管理工作的形成，由于档案管理工作量大，而且十分枯燥，其工作存在很大的困难，因此，在选择招聘档案管理人员时，需要选择在其专业毕业的应届生和往届生，并且在上岗之前还需要让他们进行公司培训。培训的原因是企业和相关事业单位在需要这些人员的专业知识，而且基于对公司文化的一定认识的程度下，让这些档案管理人员在上岗时能够完成领导分配的任务。因为档案存在着企业和相关事业单位发展过程中的重要信息，假如企业招聘的档案管理人员普遍综合素质较低，将会大大增加档案泄露的概率，会对档案管理和企业与相关事业单位的发展产生不利的因素。企业和相关事业单位可以让档案管理工作人员签订一系列的保密协议，保证档案不会得到泄露。

（四）创新档案管理思路

随着时代的发展，在新形势下的档案管理工作的要求也越来越高。在企业和相关事业单位档案管理过程中，需要创新档案管理新思路。在某种程度上来说，档案管理工作具有枯燥，一成不变的特点，使工作人员缺乏对档案管理工作的热情。随着科技的发展，档案管理过程中可以运用管理的新思路。由于企业和相关事业单位传统管理模式的影响，导致管理专员只是按规矩办事，并没有关注最新鲜的档案管理的要求。在管理过程中，需要领导和档案管理人员开动智慧，寻找档案管理的新方式，考虑档案对企业和单位存在的价值，注重档案管理工作，使其实现应有的利益。

（五）创新新型档案管理模式

在没有创造出高效率的档案管理模式之前，我国采用了一些较为传统的管理模式，在当时的社会生活中成为相对有效的方法。但是，如今新形势的发展下，不能适用于现在的社会，因此，在档案管理模式上需要进行创新。由于档案管理程序十分复杂，导致管理人员工作十分枯燥无味。针对这一形势，我们可以在工作程序上化零为整。由于我国的档案形式可分为电子档案和纸质档案，所以管理过程相對复杂化。针对这一形式，可以让纸质档案与电子档案使共同存在，并且扬长避短[2]。但是，如今的档案已经趋向于电子档案，由于纸质档案不好保存的问题。因此，在档案的管理过程中，工作人员可以想出一种新的管理模式，但是不能对档案的质量造成影响。在档案管理工作中，档案管理专业需要善于思考总结企业和相关事业单位对档案管理工作的需求，并将其运用到工作中。面对存在的问题，可以适当的创造一些新的思路，以提高档案管理工作的效率。

（六）实现共享档案信息资源

随着科技技术不断创新和进步，在进行档案管理过程中，通过信息化的管理形式可以保证档案不会以枯燥、大工作量的形式出现。这需要完成共享档案信息资源，当然也需要根据企业和单位自身的发展而判定，对于需要共享的资源，可以让管理专员提供其基础的数据。同时也要加强网络信息技术的构建，网络是实现信息技术的基础，在保证网络安全的情况下实现档案的记录，达到共享档案资源的途径。然而，在完成档案资源共享时，需要保持网络环境的安全性，保障档案不会被其他不法人员利用。

（七）增强档案硬件设备建设

如今，档案管理工作不仅仅需要技术人员的支持，还需要企业拥有相比优质的设备，所以，增强档案硬件设备建设是企业加强档案管理工作必要的措施。硬件系统主要包括办公设备和办公设施，这些工具需要通过运用网络的途径。因此，纸质档案会被一些企业和相关事业单位逐步淘汰时，电子档案已经成为了档案管理的新形势。在网络安全的条件下，档案管理人员的工作变得十分轻松，但是还会存在一些不安全的因素出现，比如档案管理受到威胁。新形势下的档案管理工作保密性需要加强，这需要对档案管理硬件设备进行大资金的投入，保障了档案安全管理不存在隐患。因此，只有增强了档案管理设备建设，才能促进企业和相关事业单位的发展。

三、结语

档案管理工作对企业和事业单位来说都是非常重要的，在新形势下做好档案管理工作是非常不容易的，档案管理人员需要明白在公司中的工作任务，学会档案管理的各种更新工作，并且增强档案管理资料质量的提高。需要企业和相关事业单位在新形势形成后，通过加强档案管理观念，加快档案现代化建设，提升档案管理人员的综合素质，创新档案管理新思路，创新档案管理模式，实现档案信息资源共享，加强档案硬件设备建设这七个方面的措施来提高其档案管理工作。

参考文献：

[1]徐烨.浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2017，（04）：98-99.

[2]赵红莉.浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].丝路视野，2017，（21）：173-174.

（作者单位：赤峰市红山区人力资源和社会保障局）