浅析事业单位档案管理的优化与现代化路径

许玮玮

摘要：新时期，事业单位的经营环境变得更加复杂，也要求事业单位档案管理工作必须随之作出改变。只有不断优化事业单位档案管理工作，加快档案管理的现代化发展，才能更好地发挥档案在事业单位中应有的作用。本文就事业单位档案管理的优化与现代化路径作了相关分析。

关键词：事业单位;档案管理;优化

事业单位的档案管理工作具有很强的服务性和政治性，对事业单位的发展有着巨大影响。但是就目前来看，事业单位对档案管理工作还不够重视，许多档案归档不及时，再加上缺乏专业的档案管理人员，以至于档案的利用率非常低，严重影响到了事业单位的发展。新时期，档案在事业单位中的作用越来越大，而要想发挥档案应有的作用，事业单位就必须立足现状，不断优化档案管理工作，加快档案管理现代化建设。

1事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1缺乏正确的档案管理意识

事业单位档案是事业单位发展历史的见证，我国许多事业单位缺乏正确的档案管理意识。一方面，事业单位对档案管理工作不重视，没有设立相应的部门负责档案管理工作，以至于档案归档不及时、档案信息失真的现象时常发生;另一方面，事业单位不重视档案的利用，一些档案归档后就一直放置不用，无法发挥档案的指导和借鉴作用。

1.2档案管理制度的缺失

事业单位档案管理工作比较专业，档案信息需要按照一定的程序和要求来归档，然而就目前来看，事业单位的档案管理工作机制还不够完善，档案信息的收集、存储、调用等存在许多问题，比如说，案卷标题、档案序号不规范，案卷没有卷内目录等。另外，事业单位忽略了档案信息的审查，不管档案信息正确与否，直接归档，一旦档案信息失真，档案的价值就会下降，进而不利于事业单位的发展。

1.3缺乏专业的档案管理人员

事业单位档案管理工作涉及到事业单位的方方面面，如果档案管理人员不专业，档案管理工作就会出现各种问题。现阶段来看，事业单位档案管理人员大多不够专业。一方面，事业单位档案管理人员大多为兼职人员，他们缺乏专业的档案管理知识，在实际工作中不能做到具体事项具体对待，很容易出现档案信息失真的问题;另一方面，事业单位档案管理人员业务素质不高，他们大多抱着完成任务的心态去工作，难以发挥出工作主体应有的作用。

2事业单位档案管理的优化与现代化路径

2.1事业单位档案管理的优化

2.1.1树立正确的档案管理意识

事业单位的发展与其自身的档案管理工作有着密切的关联性，从某种程度上将，档案管理工作好坏直接决定了事业单位的发展。因此，事业单位要高度重视档案管理工作。首先，要树立正确的档案管理意识，将档案管理工作上升到战略高度，明确档案管理内容和目标，完善档案管理程序;其次，要树立全面档案管理意识，不仅要重视档案信息的收集、处理、存储，更要重视档案信息的利用，全面抓好档案管理工作。另外，要加大档案管理工作的宣传，提高管理者及工作人員对档案工作的认识，使他们主动配合档案管理工作。

2.1.2完善档案管理制度

事业单位应当结合自身实际，完善档案管理制度。首先，从制度层面，对档案的收集、处理、调用等环节作出全面的规定，以此促进档案工作的规范化;其次，建立审查机制，在档案归档时，要对档案信息进行全面、系统的审查，确保档案信息真实、全面，从而保证档案价值;再者，要落实责任制，将档案管理工作责任落实到具体部门、具体人身上，从而提高档案工作的有效性。

2.1.3加强档案管理人员的培训

作为档案管理工作的主体，只有不断提升档案管理人员的能力，才能有效规避档案信息失真的风险，保障档案应有的价值。对此，事业单位要格外注重档案管理人员的培训。一方面，事业单位要结合档案管理工作的需要，对现有的档案管理人员进行专业的培训，包括专业知识教育、业务能力培训、职业素质等，全面提升档案管理人员的能力水平;另一方面，对外引进专业的档案管理人员，以便档案管理工作的高效开展。

2.2事业单位档案管理现代化路径

2.2.1档案数据库的现代化

事业单位应借用计算机技术，构建现代化的管理系统，成立档案数据库，以便档案信息的高效利用。在计算机技术的支持下，事业单位不仅可以对档案数据库进行有效的管理，同时还可以对档案信息系统进行实时监控，确保档案管理工作处于可控范围内，从而提高档案管理的有效性。另外，借助计算机，事业单位可以将纸质档案转变成电子档案，以便档案的更好管理和利用。