浅谈如何提高县级二轮志书的编校质量

俞富江

二轮志书质量取决于志书编辑人员的素质，只有高素质的志书编辑队伍，才能推出高质量的志书。要提高志书编辑人员的素质，应着重于编辑队伍整体编校素质的提高和编校技能的培养。笔者认为，二轮修志必须在保证质量的前提下，加快工作进度，编辑人员不能忽视质量求进度，要树立精品意识，确保质量，在文字编校方面逐步摸索出一套行之有效的方法，力争修出佳志、名志。下面就如何提高县级二轮志书编校质量谈点浅见。

一、强化质量意识，增强编校责任感。

质量是志书的生命，编校水平的高低直接关系到志书质量。一部志书内容再好，如果没有把好文字的编校关，当你在阅读中发现多处有语句不通，错字、别字、掉字、多字等问题时，这部志书就会前功尽弃，无从谈及质量问题。因此，为了高质量修好二轮志书，县级地方志部门要在首轮志书的基础上，适当调整框架结构、优化选题、精编条目的同时，始终把提高文字编校质量作为志书质量管理的难点和重点问题来抓，坚持在编辑中叫响“尽心尽责做编校，在我手中不出错”“我是最重要的一关”的口号，在资料、文字、数据等方面认真核对，严格把关。在编校过程中，首先，强调出现编校差错就是编辑的失职行为，就是对读者、对地方志事业不负责任的具体表现。其次，吸取少数地方志书因编校失误而造成负面影响的教训，提醒编辑人员时刻加强工作责任心。再次，地方志部门为编辑人员发放《地方志书质量规定》《出版物汉字使用管理规定》《出版物上数字用法的规定》《标点符号用法》《校对符号及其用法》《计量单位表》等，购买《现代汉语词典》等相关资料，鼓励大家自学，增长编校业务知识。同时，除分期分批组织人员参加上级举办的二轮志书学术研讨会外，还结合自身工作实际，注重抓好每个阶段的志书编纂业务培训会，组织编辑相互学习交流，人人谈编校的体会，谈编校技能的提高，通过互相学习，取长补短，从而不断提高编辑人员的整体编校水平。

二、采取有效措施，提高编校质量。

近年来，随着二轮修志工作的不断深入，各地在编校中通常采取以下两项措施：

（一）定期召开责任编辑碰头会。在修志过程中，县级地方志编辑部都制定了每周例会制度，每周召开责任编辑碰头会，提出问题、讨论问题、解决问题，及时地解决编修过程中出现的各种问题。组稿前期，编辑人员坐在一起，相互交流志稿的质量、组稿的进度、条目内容的补充办法、与撰稿人员的沟通方式、工作中遇到的困难及需要副主编、主编协调解决的问题等；组稿后期，重视解决篇目之间的交叉问题、条目之间内容的重复问题、同一事物记述中相互矛盾问题以及一些字词、标点符号的用法问题等等。通过碰头会的形式，让编辑人员共同探讨研究解决问题的办法，有的作出统一要求，这样便于大家共同执行。如“做出”与“作出”、“制定”与“制订”、“签定”与“签订”等等词语的用法，志稿中使用较多，往往用的时候随意性较大，这些词语用在有些地方虽不能完全算错，但用那个字更为确切一些值得研究，再说在一部志书中应力求统一，经过查找资料考证，在编辑人员中达成共识，使得整部志书内容更加严谨。

（二）坚持验审程序和“四层校对”制度。为了切实提高二轮志书编校质量，编辑部要结合编纂实际，坚持实行多级（层次）的志书审稿制度，各级（层次）审验在坚持高标准，根据审验程序和要求严格把关，志稿必须经审验通过后，再送上一级审验部门，不符合要求的志稿，退回原承编单位或编写部门重修。逐步摸索完善“三审”（即：初审、复审、终审）制度。初审。承编单位独立编写的篇目，由承编单位进行初审，并根据初审意见进行修改，形成复审稿，盖上承编单位印章，送修志编辑部复审；多部门编修的篇目，经承编单位初审后，交统编单位进行初审，修改并形成复审稿，盖上统编单位印章，送修志编辑部复审。其初审要求：一是严把“资料关、史实关”，确保内容真实、完整。二是符合志书体例，语言使用符合现代汉语文法，文字标点使用符合《出版物汉字使用管理规定》和《标点符号用法》。三是时间、地点、数据、名称、引文、图表准确。四是数字用法、计量用法及换算符合《出版物上数字用法的规定》和《计量单位表》的规定。复审。修志编辑部对复审稿进行审核，各承编（统编）单位根据审核意见进行修改完善，形成评审稿。评审稿由责任编辑按所承编目送副主编审核，完成后再送主编审核，主编签署意见，加盖公章，报编纂委员会终审。终审。编纂委员会对评审稿进行全面评审，对史实资料有较大补充或作重大调整的，由责任编辑会同承编单位完成修改。终审合格后，编纂委员会签署意见，并报同级政府批准，由县级地方志办公室负责出版事宜。在校对环节上，实行“四层校对”制度。“四层校对”，即：撰稿员复校、责任编辑自校、编辑之间互校、副主编与主编统校。具体操作方法是：组稿工作结束前，所有稿件须经撰稿员复校确认。送印刷厂排版后，采取编校合一的办法，由各位责任编辑进行自校，因为责任编辑对自己分工负责栏目的内容比较熟悉，容易发现校对稿的差错，重点是校对标点符号、表格数字、图片说明等是否准确，是否需要作进一步的核对。在此基础上，再组织相互交叉校对，由于有些差错受编辑人员水平和知识面的限制，往往有些问题自己编校难以发现，而相互校对既能及时发现责任编辑所编志稿中的不当之处并加以改正，把差错率减少到最低限度，使志稿的质量在成书前得到提高，又可使编辑人员在工作上得到互相交流，互相学习，同时也有利于提高编辑人员的业务水平。交叉校对完成后，再由副主编、主编进行统校，而后各责任编辑根据副主编和主编指出的问题，有针对性地进行弥补、纠正。这样，通过坚持“三级审稿、四层校对”工作制度，在付印前对志书稿件进行反复的核实、调整、修改，有利于提高编校质量，减少差错，从而达到出版要求之目的。

三、把好编校关，努力减少差错。

责任编辑收到承编单位稿件后，要依据志书的质量标准，按照编辑工作顺序对每篇志稿进行通读、理顺、修改、校对，经过认真的整理修改，把好编校关。

（一）细心检查，力求准确。由于志书承编撰稿员队伍庞大，其文字写作水平不一，同时在组稿中不难发现，有相当一部分撰稿员比较粗心，容易忽略细微之处。有些志稿丢字、加字、错字、错误标点很多，如将“21.83 万人次”错写为“21.83人次”，“18560 元”错写为“18560万元”；有的志稿中常常出现“二”与“两”不分、“截止”与“截至”不分、“渡假”与“度假”不分、“峻工”与“竣工”不分等。标点符号差错就更多了，最常见的差错是长句无逗和一逗到底；有的引号（“”）与书名号（《》）混用，如命名为“巾帼文明示范岗”误用为《巾帼文明示范岗》；其他还有分逗不分、顿逗不分、顿句不分、省略号与“等等”并用。随着计算机的普及和政府网站的建立，一些撰稿员的电子文稿由于录入时的差错，常常会出现一些意想不到的错误，如“解决”变成了“解剖”等，但只要责任编辑细心编校，这类问题是不难解决的。有的志稿时间表述不够准确，如使用“过去”、“以往”等笼统的时间代名词。时间段表示要确切，应写明起讫年份或日期，更不能写“若干年后”、“两三年前”。有的志稿年份表述不够完整，随意省略，如“1990年”写成了“90年”。如果责任编辑不认真的检查，就很容易出现差错。所以，志书编辑人员一定要安排较长的时间来改正原稿中的错别字、用错的标点符号以及不通的语句、用词不够准确等问题，使这些问题在组稿编辑阶段得到较好解决。

（二）规范体例，行文统一。志书是“众手成书”，许多单位的志稿是不符合志书体例要求的，因此就很难达到文字的统一和规范。对此，为确保地方志书的质量，根据国务院《地方志工作条例》和新闻出版署、国家语言文字工作委员会《关于出版物汉字使用管理规定》、国家技术监督局《出版物上数字用法的规定》、新闻出版署《图书编校质量差错认定细则》和所在省地方志行文规范等有关要求，结合当地的实际情况，特制定志书行文规范细则，并将编写规范发至各承编单位撰稿员。编稿时，每个责任编辑在充分理解原稿内容的基础上，都能按照通行的现代汉语表述内容，语言力求准确、简明、流畅，合乎逻辑，避免产生歧义；按照有关规定使用名词、术语、符号、代号、数字、标点、计量单位，做到规范统一；标题排列、图表绘制、务求醒目、清晰，格式统一。志书体例规范，通常由行政区域图、前志概略、概述、大事记、专业篇和附录组成，按综合、经济、政治、社会文化顺序排列，设篇、章、节、目，目下设子目。目、子目的设置分类科学，结构严谨，归属得当，排列有序。合理运用述、记、志、传、录、图、表、照等体裁，文体统一，表式规范，数字准确，图照有简明文字说明。采用规范的语体文和第三人称记述区域和单位名称，不用概念不明确或者含糊的代称，如“我市”“本 市”“我县”“本县”“我局”之类的词语，可用“全市”“全县”“××局”。志稿中一律砍掉模糊不清的时间代词，写明确切的年月时间，使志书记述做到准确无误。如“‘九一九’凶杀案”改为“‘9·19’凶杀案”。在编写时，每个编辑都要知道志书稿件中哪些是有用的，哪些是无用的；哪些是主要的，哪些是次要的；哪些是应该删除的，哪些是应该挖掘的。如记载某个论证会，重要的是记述论证的结论和成果，而不是参加了哪些人、多少人、哪个领导讲话、开了多长时间。对于文字不通、句子歧义和标点符号使用不当及不符合志书写作规范的，责任编辑都要按照行文规范细则要求进行认真修改。在数字用法上，主要纠正的错误是年、月、日应当使用阿拉伯数字而误用汉字，如“2005年”误写成“二〇〇五年”。在有的志稿中计量单位使用不统一，如“2004年全市粮食总产量达到173856 吨，应为 17.39万吨”。4位和4位以上数字的写法，采用国际通行的三位分节法；尾数有多个“0”的整数数字一般可用“万”、“亿”作单位紧缩书写，如345，000，000，可写成 34，500 万或 3.45 亿。在名称术语使用上，做到全书前后一致。各种名称第一次出现时一律用全称，如全称过长、又有语意准确且流行的简称，应当在其后括注简称及“下用简称”字样。记述不同时期的国家政权、组织机构、职务、地名等名称时，应真实地反映原貌，沿用当时的名称，并括注现行标准名称。科技名词或术语，凡有中文名的，一律用中文名书写；未有中文名的以及机械型号等，应按现行通用写法。使用难懂的科技名词和术语，应加括注。动物、植物、矿物等名称，应使用标准学名，并用括号注明拉丁文，必要时可加注当地俗名。至于志书中运用的统计数据，以当地统计部门提供的为准，缺项部分采用主管部门的统计数字。在同一部志书中，有的数据有交叉和类比关系，要注意前后照应，一旦遇到不一致的问题，主动联系统计部门进行核对。为了便于读者查阅，凡是应用了有关业务部门的统计数据，尽量作些简要注释，说明其统计口径范围等。上下文、正文与图表中的小数点后的小数位和计量单位(包括万、亿单位和千克、吨等计量单位)、数值必须保持一致。统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须用阿拉伯数字。小数点后一般保留两个小数位。

（三）校对是非，敢于纠错。校对是志书出版工作中的一个重要环节，是编辑工作的延伸。校对时，责任编辑既重视参照原稿，又不能仅仅满足于消灭校样稿上排版时出现的差错，而是更多地发现原稿上的疏漏之处，以弥补编辑工作的不足。如在一部志书中，大多的数字信息是随文而走的，可也有一部分数字信息是通过表格形式来反映的。同时读者不难发现一些志书表中的数字差错较多，不是行错，就是列错，而且这一问题往往不被编辑所重视，总认为只要按照原稿校对总不会错，其实有不少数字就是错在原稿上。对此，志书编辑在校对表格时，严格按照表头、名称、数字、表尾的顺序进行校对，做到不跳不漏，多做一些加减算术题，一旦发现有问题，及时与撰稿员核实，减少数字信息差错。又如，在阅读近年来出版的一些地方志书时，相关内容中常常看到“行政村”这样的提法，通过查阅相关法律后，其实志书中这种提法是没有法律依据的，甚至在某种意义上，有悖于《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国村民委员会组织法》的规范，长此以往，极易造成以讹传讹，不利于提高志书质量，更不利于“依法治国”基本方略的实施。所以，在编写县级二轮志书时，坚持以宪法和法律为依据，发现志稿中有“行政村”的提法时，责任编辑应及时与撰稿员沟通，指出存在的问题，做好解释工作，果断删除“行政”两字，从而使得“行政村”这样的提法不再在志书中出现。

修志光荣，青史留名，而不能因马虎失误让后人骂是俗官陋笔、滥竽充数。在编纂二轮志书过程中，涉及志书编校质量的环节很多，包括语法、标点、格式、数据、表达方式、计量单位和阿拉伯数字的使用等等，那么，如何才能使志稿少出差错呢？笔者认为，实行交叉校对是减少差错的有效办法之一。因为每个编辑所具有的知识不尽相同，知识面也是有限的，对于字、词的掌握程度也是不相同的，而二轮志书所载入的内容涉及社会生活的方方面面，仅凭一个人的能力很难做到所编志稿不出现差错。采用这种交叉校对的方式有利于知识互补，可以发挥各自优势，从而发现责任编辑校对时没有发现的问题和差错，努力提高编校质量，确保志书文稿无错别字，标点、数字、量字使用规范，努力杜绝语法及逻辑、基本史实、数据等方面的差错，达到整部志书规范、统一的目的。