公安机关数字档案室建设思考

■孙 超 李家川/南京市公安局浦口公安分局

面对如今互联网时代和大数据时代的冲击，传统的纸质版的公安档案搜集、记录、整理方式已经不能满足时代的进步，公安机关的档案管理也要向数字模式转变。公安机关建立数字档案室，可以把纸质版的档案转为电子版的档案，保存到计算机中，运用现代的网络、信息管理、计算机技术对公安电子档案进行分类、归档、整理，统一保存到数字档案室中，实现公安档案的信息化管理，便于档案的长期保存以及档案信息的快速查阅。建设公安机关档案室，为公安机关以及人民群众提供便捷的档案查阅服务，提高公安机关的工作效率，为人民群众提供更好的基层服务平台。

一、公安机关数字档案室

国家对机关数字档案室的建设提出了要求，一是要把之前保存的相关机关档案全部数字化、信息化处理，利用现代的信息化技术把纸质版的传统档案转换为数字档案，当然还包括之前保存的音频、视频的归档整理，统一存储在数字档案室中。二是增量机关档案的电子化处理，在机关工作过程中直接形成电子版文件，这些电子文件会与档案管理系统相连接，形成电子档案后直接保存到档案管理系统中，便于保存管理。

公安机关也要建设相关数字档案室，以此来顺应时代的发展，紧跟社会前进的步伐。公安机关数字档案室的建设同样要借助网络技术、数字信息处理技术等现代技术手段，公安档案管理的有关部门必须依靠网络信息、档案文件管理平台和业务系统的综合应用，实现公安机关档案的电子化、数字化处理，实现传统档案、历史档案的数字化转换，利用信息化的档案管理模式，实现公安档案的长期保存。建立公安档案数据库，建立完善的数字档案管理体系，对公安档案实现科学化、信息化、数字化的管理，提供更好的服务平台是建设公安数字档案室要达到的目标。

二、数字档案室建设的意义

公安机关档案主要是记录公安机关日常工作，是工作实践中的产物，对于公安机关的工作来说至关重要。公安机关的工作离不开档案的支撑，如何更好地利用公安档案的信息资源，建立公安机关数字档案室，通过数字和信息化的文件档案管理系统为人们提供更好的服务。

数字档案室的建立改变了传统的服务模式，并运用最新的现代技术对公安档案进行管理，提供更便捷的网络档案信息查询服务，充分体现公安机关工作中公安档案的价值。公安机关数字档案室实际上是信息时代公安档案的创新发展，不仅包含了传统档案管理的功能作用，它也符合时代的发展，符合现代公安机关的新要求。

数字档案室的建设具有现实指导意义，推进了档案管理实现信息、网络、数字管理一体化的进程，推动了档案管理模式的转变，满足了人们对档案的不同需求。随着互联网信息化的发展，人们对于公安档案的求知欲也在不断增强，多元化的公安档案需求便要求公安机关档案管理创新发展，建立数字档案室是创新档案管理的方式，有助于公安档案的科学化、数字化、信息化管理，推动公安机关档案向前发展，充分发挥其作用。

三、存在的问题

目前，公安机关数字档案室的建设并不是一帆风顺的，仍存在一些问题需要关注。

（一）现代档案管理意识薄弱

公安机关档案管理部门存在时间较长，档案管理人员容易受之前传统的档案管理理念的影响，对于现代的档案管理理念认识不足，没有过多的重视，导致档案管理工作者现代档案管理意识薄弱。此外，公安机关的重点是打击违法犯罪，维护社会治安，因此对基层档案的管理投入的精力不够，没有认识到档案科学化管理以及建设数字档案室的重要性，没有真正懂得公安机关档案的内在价值。有些公安档案管理者会对档案管理存在误解，认为只是简单的整理档案，其实不然，档案的管理需要细心、耐心、踏实肯干，对档案管理的误解也可能成为建设数字档案室的阻碍。基层公安机关要想真正建立数字档案室，就要重视，投入精力，需要有现代档案管理意识的、细心、有耐心的相关管理人员，不要让数字档案室的建设空谈，真正做到。

（二）缺乏专门的档案管理人才

公安机关数字档案室的建设最不能缺少的就是相关的档案管理人才，但是基层公安机关专门的档案管理人才较少，存在警力不足，让民警对相关档案进行的管理的现象。民警没有接受过专门的档案管理知识，也不是档案管理相关专业，对于建设数字档案室不能提供专业支撑。公安部门在档案管理人员的培训方面不够全面，只是单纯的档案管理知识不能满足建设数字档案室的条件，培养档案管理人员的相关信息技术和网络技术也是必要的，这样员工就可以学会运用现代技术，以此来适应新的档案管理模式。

（三）缺少完善的规章制度

公安机关建立数字档案室，要制定完善的规章制度，档案管理有完善的规章制度提供理论支持，可以促进数字档案室的建设，提高工作人员的工作效率，发挥数字档案室的作用。档案管理人员的工作必须有明确的安排，负责人应对自己负责的部分承担相应的责任，档案管理部门的工作流程还不完整，没有明确的工作安排以及工作流程，会影响数字档案室建设的进程，档案信息管理也存在一些安全隐患，档案信息的安全性需要提高。

四、解决的策略

基层公安机关数字档案室的建设还在推进过程中，缺少专门的档案管理人才，档案管理理念需要创新，没有完善的规章制度作为理论支撑，但是建设数字档案室的步伐不能停下，仍要继续向前，克服存在的阻碍，实现公安机关数字档案室的真正建设。

（一）培养档案管理意识

公安档案管理人员需要转变传统管理理念，接受现代新的档案管理理念，公安机关要高度重视，投入足够多的精力，相关领导要正确认识公安档案的价值，并认识到建设数字档案室的重要性，成立专门的部门负责数字档案室的建设，并把它作为重要任务推进。提高公安部门工作人员的档案意识，定期对档案管理人员以及公安机关工作人员进行档案知识的普及，利用视频、文本、网络等多种形式，让整个公安部门都有档案意识，改变公安机关的观念，同时也可以对人民群众进行档案知识的普及，缩小公安机关与人民之间的距离，消除思想层面建设数字档案室的障碍。

（二）建立全面的培训体系

公安机关数字档案室的建设无论是建设前期宣传、真正实施还是后期维护都需要有专门的人员来进行，没有专门的档案管理人员会寸步难行。公安机关要引进档案管理人才，建立全面的人才培训体系，为建立数字档案室提供人才。设立专门负责数字档案室建设的部门，面向社会招募专业的档案管理人员，同时要开展档案管理部门内部人员的培训工作，邀请档案管理专业的“大神”前来讲解档案管理的理论知识，另外也不能忘记网络技术、信息技术的相关培训，理论与技术同时进行，定期对档案管理工作人员进行培训，提高其理论与技术水平，为建设数字档案室培养人才。

（三）完善相关规章制度

建立健全的档案管理规章制度，为数字档案室建设提供理论和制度保障，确保数字档案室的顺利建设。根据公安机关档案管理的实际情况制定规章制度，明确档案管理人员的工作以及要负的责任，防止档案管理人员不明确任务而消极怠工。建立完善的监管机制以及档案信息安全管理体系，对档案管理人员的相关工作进行监督，同时要确保公安档案信息的安全，防止机密文件的外泄。

五、结语

推进公安机关数字档案室的建设进程，有利于加快建立公安档案管理网络信息服务平台，培养具有现代管理理念的人才，加强档案管理人员管理观念的转变，为建设公安机关数字档案室创造条件。建设数字档案室是满足时代的需求，是提高公安机关工作效率的方法，也是公安机关更好为基层服务的体现。