新形势下事业单位档案管理改革途径分析

■谭 明／潍坊职业学院

在当前这个新形势下，信息技术的发展与进步，为档案管理工作提供了更为多元性的工作思路，为了进一步增强档案在事业单位中所能够发挥的作用，相关人员要善于借助新技术和新思路，进一步提升事业单位的档案管理能力，这样在提升档案的管理质量，也能够有效降低管理人员的工作压力。但是在实际的调查中发现，不少事业单位的档案管理工作中，还存在着一些亟待解决的重要问题，相关人员需要根据实际的工作情况，提出一些切实可行的管理改革措施。

一、 当前事业单位档案管理的工作趋势

随着社会发展速度的提升，事业单位的管理压力也不断增强，为了进一步提升工作效率，在新形势下，档案管理工作也应该引入信息化的技术内容，对档案进行采集、归纳和整理等程序，展开最优化的操作，进一步提升档案管理的工作质量。在实际的执行过程中，事业单位的档案管理工作，主要包含以下这几个工作特点：第一，在新形势下，事业单位的档案管理工作要表现出信息化的发展趋势，结合以往的档案管理情况，提出更为细致的发展规划，确保整个档案管理工作的科学性；第二，在后续的发展中，事业单位的档案管理工作也会引入虚拟化的内容，进一步降低实物管理的工作难度，这样事业单位的档案管理工作流程也能够得到进一步的简化；第三，在事业单位的档案管理工作中，应用数字化管理技术，也会进一步提升档案管理的效率，节省单位在人力资源上的投入，但与此同时，对于工作人员的整体素质，也会提出较高的要求。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案的缺失问题

根据实际的调查发现，在当前的事业单位档案管理工作中，仍旧存在着档案丢失的情况，并且这类事故也不是孤立产生的，这也就代表着，在多数的事业单位中，档案管理工作的严谨度都有待提升。之所以会出现档案缺失的问题，一个主要的原因就是档案管理人员在工作过程中缺乏严谨性，对待工作不够积极，一些档案资料未能在规定时间里、按照规定流程进行归档，对于那些年代久远的档案资料，工作人员在整理的过程中表现的过于随意化，进一步加剧了档案的遗失、破损问题。

（二）管理的制度问题

由于内部机制的问题，导致事业单位对于档案管理部门的关注度，不如那些更容易表现出成绩的部门，这就导致管理制度上，对于档案管理部门的覆盖也不够全面化。根据实际的调查结果发现，一些事业单位的档案管理工作，在执行的过程中不具备全面性、独立性的工作特点，多是按照办公室制度来执行日常工作，还有一些事业单位尽管制定了档案管理制度，但是与当前主流的档案管理要求相比还存在着一定的差距，导致员工在工作中的表现不够完善，最终的管理质量可想而知。

（三）人员的能力问题

在事业单位的内部人员构成上，大家对于档案管理的认识比过于表面化，没能够从更为深入的层面感受到这份工作的重要性，所以导致事业单位对档案管理部门的关注度越来越小，在工作岗位的制定，以及工作人员的选派上，存在着轻视的态度，阻碍了事业单位档案管理工作的专业化发展。根据实际的调查结果显示，在不少事业单位的内部，负责档案管理工作的人员大都是由老弱的职工来担任，岗位安排极为随意，而且员工福利、内部培训的普及度也要小于别的部门，档案管理工作人才的流失严重。

三、新形势下事业单位档案管理改革的途径分析

（一）强化管理人员的工作意识

针对事业单位的档案管理工作，首要的任务，就是要对管理人员的工作意识进行强化，从内部管理工作中，突显档案管理的重要性。在执行的过程中，第一，单位领导要端正自身的工作人员，要求一线档案管理人员，不能在工作中出现随意化的态度，并在档案管理章程中，对这方面的内容进行体现，标准化的工作理念、制度化的管理思路，能够帮助员工在档案进行收集、整理、汇总上表现的更为专业化；第二，针对档案管理工作的创新，工作人员在实际的执行过程中，还可以根据相关的工作流程，对一些细节化的操作进行完善，像可以利用标准化的操作步骤，对档案进行著名；第三，档案部门的负责人员，也应该在管理工作中，将工作责任落实到个人身上，进一步强化档案管理工作的针对性，发现问题，要能够追究到具体负责人员，这样既能够深化档案管理工作人员的严谨性，同时还可以有效完善事业单位的档案管理工作质量。

（二）创新管理工作的改革标准

信息技术在当前的社会发展中，有着举足轻重的影响，任何一个单位的发展，都离不开信息技术的辅助，这一点在事业单位的档案管理工作中也不例外，在创新档案管理工作的改革标准时，相关人员也应该对信息技术的内容，进行合理的渗透。第一，在管理方法的引入上，工作人员对于那些信息技术，要进行积极、大胆的应用，根据事业单位的发展特点，邀请外包企业编制一些有效的档案管理系统，进一步提升档案收集、归纳和整理的效率，巩固档案的整体管理质量，这样还能够有效降低管理人员的压力；其次，工作人员在对档案资料进行整理的时候，还可以应用一些信息技术来完成档案资料的共享，尽可能发挥档案的资料价值，比如在单位的内部，可以建立一些档案管理平台，通过权限设置，帮助各个部门的工作人员，对档案信息展开合理化的使用。

（三）建立档案管理的规范制度

为了对事业单位档案内容的管理水平进行提升，在创新管理途径的过程中，第一，工作人员需要清楚的认识到一点，那就是随着社会发展环境的变化，单位需要应用的文献、资料数量也在大幅度的增长，在资料的收集过程中，工作人员很难在短时间内得出一个精准的结果，所以，为了改善这方面的工作质量，管理人员可以借助横向式的联合操作方法，利用互联网技术，实现资源的共享，进一步提升各类档案资料的利用效率；第二，由于事业单位的工作情况比较特殊，所以在实际的工作过程中，相关人员不妨在单位内部，建立起一个电子文件数据管理中心，深化单位信息资源的管理组成，在这个数据管理中心上，可以提供一些非保密性、制约性的电子文件，为单位内相关部门提供信息服务，这样既能强化单位文献资料的保密性，同时还可以有效提升档案的利用率。

（四）培养档案管理的优秀人才

为了有效实现档案管理工作的发展，事业单位的领导人员，还应该就档案部门的人才发展战略，建立清醒的规划认识，这样才能有效规范档案管理部门的发展，为设定为工作的重点，这样才能进一步规范档案管理工作，为事业单位的发展，建立持续性的基础。在培养优秀档案管理人才的过程中，第一，可以强化内部人员的培训工作，进一步强化内部档案管理人员的工作能力，帮助其适应新形势下的档案管理工作要求，利用多元的操作技术，巩固档案管理人员的信息熟练度；第二，在外部人才的引进过程中，事业单位的管理层要对档案管理岗位给予重视，树立创新型的招聘理念，尤其是在福利待遇、内部晋升上，更是要做到一视同仁；第三，在发展的过程中，事业单位还要重视优秀档案管理人才的发掘和培养，在这一点上，可以同知名高校建立合作关系，双方发挥各自的优势，建立人才培养机制，强化档案管理人才的实践性和理论性。

四、结语

总而言之，在当前社会的新形势下，事业单位对于自身的档案管理工作，要给予高度的重视，结合以往的管理经验，提出一些具有创新性、改革性的发展举措，尽可能落实相应的管理细节，提升档案管理工作的整体质量。