高速公路档案精细化管理实践与探索

魏秀平

北京首都高速公路发展有限公司 北京 100020

1 引言

对高速公路单位来说，档案是在规划、筹备、建设、经营、管理的过程中形成的具有保存价值和利用价值的记录，也是国家档案的其中一个重要组成部分，是高速公路管理的重要依据。高速公路档案能够反映高速公路单位在一定时期内的项目建设状况和整体发展水平，为高度公路单位的日常经营管理提供重要的参考价值。

当前，随着高速公路规模的不断扩大和发展进程的加快，实现精细化管理成为高速公路档案管理工作中必不可少的环节。实行精细化管理，能够更有效地提升高速公路档案管理工作的效率，最大限度地保证档案资料的准确性、安全性和完整性，并在一定程度上助力于提升档案管理人员的服务水平，为后续档案的开发和利用奠定坚实的基础。

2 精细化管理的内涵

相较于其他管理理念，精细化管理更追求“精”和“细”，是一种新的档案管理理念。实行精细化管理的主要目的就是提升管理质量和管理效率，这也是对普通管理模式的一种深化。精细化管理重视一下几点：明确管理职责、社会分工到位、服务质量精细、提升管理质量、兼顾成本降低。随着社会经济的发展和服务理念的深化，精细化管理已经在各行各业中普及开来，其中也包括高速公路档案管理。随着高速公路建设项目的数量增多，相关的档案资料也在不断增加，在很大程度上增大了档案管理工作的难度。面对信息量大、种类繁多的档案资料，高速公路档案管理部门及其工作人员应当在明确职责和权限的基础上，实现全方位、精细化的档案管理。

3 当前高速公路建设项目档案管理存在的问题

3.1 精细化管理机制有待进一步完善

当前，高速公路建设项目中涉及的有些施工单位存在管理水平低的现象，没有完善的成本约束机制，无法将项目建设过程中的责任落实到具体的个人，也未对施工进度做出明确的要求，知识建设项目不能按时交付，增加了高速公路的建设成本。另外，有些施工单位为了追求自身经济利益的增加，偷工减料，导致建设项目的质量不符合标准，档案的形成和整理也受到了严重的阻碍，不利于建设项目档案精细化管理。

3.2 档案质量管理水平仍需提高

高速公路建设项目本身带有很轻的长期性、复杂性和繁琐性，其中涉及到众多的管理项目和管理部门，这就决定了档案管理工作也具有了复杂性和多样性。在实际的建设项目中，经常会出现过于注重成本管理而忽略施工进度和建设质量的问题，使得档案资料的收集整理与建设项目进展不能协调开展，这对于技术档案资料的科学管理非常不利，进而导致设计图纸丢失、信息被篡改、信息不全面等问题，在很大程度上增加了高速公路建设项目档案管理的难度。

3.3 档案管理模式有待创新

在当前档案管理水平亟需提升的大背景下，传统的档案管理模式已经无法真正满足建设项目高效管理的需求。在开展档案管理工作的过程中，普遍的做法是设置小型项目管理点，由两到三名管理人员进行简单的记录和登记，在这个过程中信息技术并未得到充分的利用，更不能有效应对当前愈加繁琐的档案管理工作，非但不能提高档案管理的效率，反而增加了档案管理的成本。

4 高速公路档案精细化管理的措施

4.1 完善档案精细化管理制度

针对当前高速公路档案精细化管理机制不完善的问题，应当对现有的档案管理制度加以系统化、完善化，制定严格规范的管理规章，规范档案管理人员的工作行为，实现档案收集、分类、归档、整理等工作流程的规范化，并按照建设项目的类型进行分类。在高速公路档案管理系统中，档案涉及到建设项目相关的各种材料，如建设合同、设计方案、人力资源协议等，其中建设合同是建设项目从启动到验收的重要依据，在高速公路建设项目验收的时候需要对合同内容进行核对。因此，高速公路单位应当在遵循国家法律法规的基础上，结合实际情况，制定档案管理相关的规章制度，为档案精细化管理提供制度支撑，在规章制度的制定完成之后，高速公路单位应当根据实际需要召开论证会，补充并完善相关制度，保证制度的科学性和可操作性。

4.2 组建精细化的档案管理团队

高速公路单位应当以专业化档案管理团队为工作思路，坚持每个档案管理人员都能持证上岗，都必须具备专业的档案管理证书，避免非档案管理专业出身的人员加入档案精细化管理团队，进而最大限度地发挥专业档案管理团队的优势，真正提高档案管理工作的质量和效率。另外，高速公路单位应当注重优秀人才的引进和培养，在人才引进方面，应当选聘一些高素质、专业功底扎实的优秀人才，在人才培养方面，应当定期组织对档案管理人员进行专业知识与技能培训教育，既要鼓励档案管理人员创新工作方式，又要充分发挥他们的档案管理技能，为推动档案精细化管理打下坚实的人才基础。

4.3 创新档案管理模式

高速公路单位应当在科学分析档案管理要求的基础上，建立档案管理信息化系统，对档案的收集、分类、归档、整理等工作流程进行信息化处理，为档案资料设置专门的数据系统和专属账号，防止档案信息泄露，保证档案资料的安全性和完整性。同时，档案管理人员应当定期对档案管理系统进行检查、监控，对档案实行全方位的管理。

5 结语

总而言之，高速公路档案精细化管理具有十分重要的现实意义，不仅能够保证建设项目管理的科学性，更重要的是促进建设项目的顺利进行，对于管理过程中出现的问题，档案精细化管理能够结合具体要求制定管理方案、采用信息技术开展档案管理工作，进而实现档案管理工作质量的有效提升，促进高速公路单位的健康发展。