关于电子档案归档及档案信息化建设的思考

李轩 仇子越

南京市公安局玄武分局，江苏南京 210000

1 电子档案归档现存问题分析

电子档案的归档是档案管理部门的重要内容之一，但仍存在一些问题。以下是一些常见问题：首先，电子文件不那么独立。目前，企业的大多数电子文件都是由纸质文件生成的，独立性差。大多数企业对电子文件的管理不够重视。有时会发生随机变化和丢失，从而导致电子文件的真实性。并且完整性显着降低;第二，电子文件存档过程存在问题。电子档案归档主要是指员工对完成的电子文件属性的判断，然后将其复制以达到长期存储的目的。但是，有些企业不能严格遵循电子文件归档过程中的相关流程，例如：直接执行文件处理而且判断电子文件的真实性和属性。这种情况导致存档工作混乱，工作效率和效率低下。第三，档案管理人员的专业水平有限。电子档案的归档对员工的专业知识和技术要求很高。但是，目前的工作人员在专业水平上的问题较少。在实际工作中会出现一些人为错误，导致无法获得电子档案的预期结果。

2 提高电子档案归档工作效果的措施

首先，构建合理的电子档案管理系统。为了提升，对于电子档案的合理性，档案管理部门需要根据实际情况建立档案管理系统，主要包括以下内容：

2.1 需要归档的档案是什么无法保存，需要及时存档;

2.2 是制定科学统一的方法，在正式备案人员需要做好电子文件的整理，识别和监控之前，这项工作由档案部门负责;

2.3 电子文件载体的质量，格式和规范要明确规定，让各部门按照要求进行档案调整;四是建立责任制，确保各项工作的电子备案均有直接收费，确保每个工作都可以实现，以确保电子记录存档工作的质量完成。

其次是建立合理的电子档案管理系统。为了提高电子档案归档的合理性，档案管理部门需要根据实际情况构建档案管理体系，主要包括以下内容：一是所有要归档的文件不能分散存放，需要及时归档；制定科学的档案管理体系。统一的整理方法。在正式归档之前，工作人员需要做好电子文档的组织、评估和监控工作。这项工作由相应部门处理。第三，明确了电子文件载体的质量、格式和规格。让各部门按照规定的要求对归档文件进行调整；四是建立责任制，确保电子档案档案馆的各项工作有直接责任人，确保各项工作的落实，使电子档案得以归档。质量和数量已完成。

最后,做一个电子文件归档方法的合理选择。目前,电子文件归档方法主要包括物理归档,逻辑归档和双系统归档。以下是分别解释：首先,物理归档。物理归档方法分为网络媒体归档和存档。前者主要指的是文书部门将完成电子文件存储在相应的媒体和将他们移交给档案管理部门。后者主要是指传输电子文件在网络平台上的文件。相应的部门的管理部门。第二,逻辑归档。逻辑归档文档部门主要是指发送相对应的逻辑地址的电子文件档案管理部门,控制网络上的电子文件。这个存档方法可以保存原来的电子文件的物理位置,不能随意改变。电子文件的完整性是好的。第三,两组文件。双系统文件中主要使用上述两种方法相结合,和相应的电子文件需要被制成纸版本和同时存档。这种方法可以避免影响电子文件的损失,并且可以基于纸质版本。再次生成电子文件，在实际的归档流程,文件管理部门需要一个合理的选择根据类型的电子文件归档方法,以确保归档工作的质量和效果。

3 加快档案信息化建设速度的措施

第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。

结束语

电子档案问题和措施,并提出促进电子档案信息化建设的建议：电子档案管理系统建设,提高档案信息技术和电子档案人员培训等措施,希望文件管理部门存在的问题,并借鉴内容或采取其他更合理和有效的措施,及时处理解决,以确保电子记录归档工作的合理性,加快信息化建设。