浅谈档案管理存在的问题及对策

谢莉

（四川省隆昌市普润镇人民政府，四川隆昌 642150）

由于档案管理工作涉及内容较多、政策性强以及对保密性的要求较高的原因，该工作一直受到国家相关部门的高度重视。就目前来说，我国档案事业已经初步形成了综合性的管理方式流程，但当前管理模式上还存在着许多不足之处需要我们及时完善，最终形成较为完善的的工作模式流程。对此，我们必须从企业单位实际发展状况出发，努力提高管理人员承担责任的意识，通过不断健全和完善档案管理的相关制度来使从业人员的行为受到约束，促进资料的开发与利用。

1 档案管理的简要概述

档案作为企业工作发展的关键，其管理效率将对企业运行与发展产生重要的影响。档案管理主要是把档案作为企业终点管理对象所展开的多种活动，涵盖了单位对于档案各种信息的收集、整理、鉴别和使用等多个环节。随着信息科技的高速发展，档案管理工作也初步建立起一套较为系统、全面和专业化的管理模式与流程，这让我国档案管理工作的展开更加顺利，同时也为企业事业的可持续性推进奠定了基础。目前，档案作为社会多重信息资源的重要载体，能有效地为企业日常工作做出有效总结。所以，实现档案工作的高效管理就显得至关重要。

2 档案管理工作中所存在的重要问题

2.1 没有形成足够的重视

长时间以来，许多从事与档案管理工作的领导者都对该工作存在有较大的误解。他们认为档案工作的主要内容是对某些重要信息进行抄写，属于保管类的事务性工作而并非企业健康发展中的重要工作，也无法为企业增加经济收益。以上这些对于档案管理工作的错误认识都体现了企业领导人员以及工作人员对档案工作的不够重视，同时也对其工作的内容缺乏了解，这也正是当前档案工作无法适应社会需求的重要原因所在。

2.2 管理不当

多数从业于档案知识管理的人员没有经过专业的培训，这也就意味着这些人员对于档案存在的重要性及工作要求不了解，从而无法实现档案信息的高效率收集与整理。除此之外，多数档案人员在从事档案工作的过程中还身兼数职，没有将档案工作作为自身精力投入的重点对象，对待工作不够认真主要表现在工作人员的不负责任以及收集资料都不够准确上。在日常工作过程中，档案人员将材料放入档案盒中并未及时的整理归档，这也正是当前档案管理水平难以提高的关键原因。

2.3 硬件环境设施不够齐全

个别单位对档案管理必备的设施设置不够齐全。某些单位没有设立专门的档案室，或者档案室在设计的过程中没有充分结合企业所有档案数量状况，造成个别单位因为档案数量较多而无法放置的现象，当然是内部环境的狭窄与潮湿等因素都会导致档案材料出现变质、虫蛀等现象影响档案资料所收集信息的完整性。此外，某些管理档案的单位必备的切刀、档案夹等没有购置齐备，最后影响到档案归档的时间。

2.4 资金投放不到位

由于档案信息在后期的保存过程中需要较高的外界环境条件，所以企业需要花费大量资金来保证档案存放的不会丢失、不会出现质量上的问题。在实际调查中发现，除了某些单位没有设立专门的档案室以外，还存在有造成档案材料无法保存的恶劣条件。在信息化高速发展的今天，通过运用科技手段来维护信息档案已经成为当今管理档案的新兴模式。如此，这就需要企业投放大量资金。

2.5 档案管理作用得不到充分发挥

现阶段，我国多数企业的档案管理工作都存在有混乱的现象，在加上当管理资料信息的收集不够齐全、信息的整理与归档不够科学和规范，这都造成许多企业档案管理工作与服务发展背道而驰，其功能与作用也得不到充分的发挥，最终影响到企业资料信息归档整理的持续性发展。众所周知，如果企业不能充分发挥档案管理工作应有的作用与功能，就会让工作人员所辛苦收集的资料变成一堆无人问津的废纸，根本无人查阅。所以，这将更加不利于我们对单位的背景与情况进行了解。另外，在充分发挥档案资料作用的同时，单位也应该将精力投放于学习其他先进单位对资料管理的经验，从而全面推进档案管理工作的进步。

3 有效落实档案管理工作的相关措施

3.1 提升档案管理人员素质

企业应该重视干部档案工作的队伍建设，任用责任心强以及作风正派的党员从事档案工作的管理，并同时加强他们的素质教育培养，充分发挥党员的先锋模范作用。档案工作人员素质相对档案管理效果有着直接影响。身为从事于档案的工作人员，要充分重视自身专业水平的提升，可以参加企业组织的定期培训或者自学课程来对档案工作所涉及到的各项环节和内容有充分了解，并按照其规定的基本要求来对档案进行科学管理，提升档案质量。通过对新型管理模式的积极探索，有利于档案工作越来越走向科学化和规范化，进而为社会进步与发展提供高质量信息。

3.2 完善档案管理制度体系

健全档案管理制度是保证高质量管理的重要措施，对其工作制度的建立主要按照以下几个方面的要求。首先，规章制度的建立应该体现科学化和规范化，同时必须结合企业发展的实际状况与档案管理的实际要求，保障所建立起来的规章制度能够满足单位管理需要。其次，制度的建立应该满足可操作性，通过建立方便实用的规章制度将有利于发挥制度对档案管理过程的指导作用。另外，企业还要坚持制度约束的双向性和执行的严肃性。其主要目的为对领导和职工的言行进行约束，同时以严肃的态度贯彻落实部门对各项规定的执行力，做到奖罚分明，充分体现出其制度建立的权威特点。

3.3 不断改进档案功能

通过结合企业自身发展特征，企业应该对档案的功能不断重新定位，使其档案所记录的各种信息趋于客观性和全面性。第一，工作人员应该对过去所收集的档案信息进行综合整理，发现并保留信息当中所包含的重要部分。第二，丰富和扩充档案的具体内涵，从而使档案所具备的各项功能能够更加符合企业对信息的个性化需求，最终用最好的信息来服务单位。除此之外，在信息化加速发展的现阶段，这一背景对我国档案工作的各项要求也逐渐提高，需要尽最大努力利用当代科技新技术和新手段实现高效率的信息化管理。目前阶段，无论是国内还是国外档案管理都在利用计算机进行工作。从这一趋势上来看，用计算机辅助人事档案管理将成为发展的一大趋势。

3.4 努力提升服务化水平

增强服务意识是档案管理人员做好档案管理工作的重要出发点与落脚点。工作人员应该对服务的方向、态度充分明确，在思想上形成创新意识、使服务质量得到提升。服务质量在很大程度上将成为衡量档案工作人员职业道德素质的重要标准。充分发挥档案所收集信息资源的重要作用将成为推动社会现代化建设服务的坚实基础，同时也是从事管理工作所必须完成的任务。在新的历史条件趋势下，档案工作必须充分结合时代发展的要求，从改变人员思想上出发，树立人员创新与服务意识。

3.5 加大对档案工作的资金投入力度

为了更好的保证档案资料的完整保存，企业每年都需要拿出一定预算来完成档案室内部硬件设备的修葺，对于已经被虫蛀了的档案柜要进行更换。同时，为了充分顺应社会信息发展的趋势，档案室内部还应该配备相关的计算机的现代化设备来辅助办公，同时利用计算机等多媒体手段来实现档案管理的信息化也是一种很好的选择。这不仅为档案资料的保存提供了良好的外界环境条件，还使管理档案的模式得到了明显的创新，利用信息化手段为档案在后期归档、保存提供了重要的作用。

3.6 促进档案资料的开发与利用

档案资料的科学与合理利用是档案管理工作的最终目标。在新的形势发展下，企业必须加强对于档案管理资料最大限度的开发和利用，从而充分发挥档案管理的效益。企业需要积极开展形式多种多样、内容内涵丰富的有关档案管理的咨询服务、走访宣传等活动，认真搞好单资料的开发与利用。除此之外，工作人员也应该按照相关制度与规定做好档案的登记工作，学会利用先进的计算机等科技手段辅助办公，做好对档案管理资料的高效率调阅和整理，真正达到让档案管理为社会发展所服务的目标。

4 结语

综上所述，档案管理作为企业平时管理工作的组成部分，对于促进企业健康发展有着重要的影响意义。针对现阶段档案管理当中管理方式以及步骤所存在的问题，企业必须采取具有针对性的措施来增强其管理的效率。管理人员在做好对于资料进行收集与整理工作的同时，还要树立创新思维，努力提供较为优质的服务，从而使档案管理的价值与功能得到充分发挥。对于不熟悉档案管理业务的工作人员来说，更需要对所收集的资料进行及时查阅，从中发现问题解决问题，以客观和公正的态度投身于档案管理工作当中，让这一工作发挥出更大的成效与作用。