李北国
摘 要 在当今市场竞争日益加剧的时代背景下,企业的管理也在不断地变革,推动企业向前发展,这也使财务管理模式从传统的模式向共享中心模式转变,这种模式的转变对企业的内部控制提出了新的要求。本文分析在财务共享中心模式下企业内部控制存在的问题,并给出相应的管理建议。
关键词 财务共享 内部控制 问题 建议
一、财务共享与内部控制的内涵分析
财务共享指的是对拥有多个经济实体的集团企业而言,把分布在集團企业内部的各个单元的财务管理工作剥离出来,然后由集团企业总部成立财务共享中心,对财务活动实施统一化和集中化的管理模式。
内部控制的主要目的是帮助企业提升经济效益,严格按照国家相关的法律法规,实时地监督和管理企业的资产状况以及信息和发展质量等,需要企业管理者和全体员工的共同参与,是一个不断改进,科学合理地界定和划分职责和权限的一个过程。企业开展内部控制,可以有效防范风险,此外内部控制还具备相关的监督职责。
二、财务共享模式下企业在内部控制过程中存在的问题分析
(一)人员管理方面存在的问题
第一,财务共享模式下,业务核算实现分离,人员分工较为精细,内部控制工作单调枯燥,容易出错但却不易被发现,久而久之,会削弱员工工作积极性和进取性,导致人员严重流失。
第二,在共享过程中,由于距离,会出现沟通上不顺畅和不安全等问题,难以跟进业务,沟通机制不健全也会造成沟通阻碍或者成本增加。在实施内部控制的过程中,由于与管理前端分离,难以判断业务的真实状况,不利于内部控制工作对敏感数据的把握。
第三,新的财务共享模式下,企业的内部控制过程需要全员参与,通过层层审批再到共享中心,这就使内控流程发生了改变。另外,基层财务初审把关不严等,造成核算的数据不具有真实性,也会给内部控制工作带来新的挑战。
(二)内控流程方面存在的问题
第一,财务核算分离后,债权债务的核算与管理也分离了,共享中心只是进行简单的财务处理,并不了解业务的实质,导致内部控制难以很好地把握企业的债权债务,不能完全掌握客户的相关信息,带来新的风险。
第二,新模式下,对资金管理的收支由于时间和过程,往往难以满足成员企业的需要,对资金的管控流于形式。内部控制的一些规范化要求对一些地区而言,很难实现。
第三,报销业务作为核算的一项重要内容,在共享后需要电子流程报账和支付,涉及的人员繁多,种类单据烦琐,加上人员之间的操作水平差异,安全意识不足以及业务能力较低就会导致业务存在诸多问题,同时还存在篡改风险,增加了内部控制工作的难度。
第四,共享模式要求所有统一化和标准化的核算,但是规范统一各公司的内部控制需要一个过程,而在这个过程中有可能存在一定的未知风险。
(三)在权责界定以及内控评价方面存在的问题
第一,共享集中核算之后,基层财务人员的核算职能被削弱,对财务的管理缺少重视,造成财务问题发现的滞后。共享人员分模块处理业务,不能全面了解业务,自然也就难以实现有效的内部控制与管理,因此需要处理好基层财务以及共享财务的权责问题。
第二,原有的内部控制评价体系不再适应新的财务共享模式的需要,不能有效约束业务部门,不能很好地控制报账单以及附件的完整性和规范性,也给内部控制带来了一定风险。
三、财务共享模式下企业内部控制的优化策略分析
(一)重视内部控制与管理系统,提高管理效率
对内部控制系统开展定期和不定期的检查等工作,制定相应的应急制度和紧急措施,及时解决系统存在的漏洞和问题,同时检查评估内控系统的各个方面,及时反馈系统的问题,使内控系统高效解决问题,提高内部控制的安全性和效率。
(二)优化内控流程,提升运行效率
1.建立债权债务管理机制,提高债权债务管理水平。明确往来账款的管理职责,各公司将每月往来账款的专项分析结果反馈给共享中心,再由共享中心分析报告以及核对账务。双方通过相互管理和监督,可以保证债权债务核算管理的有效性。
2.对资金的使用,项目经理负主要责任,保证资金得到高效使用。企业的资金核算一般是采用分级核算,但是这种方式有诸多缺点,不利于总部掌握项目的实际情况,加大了内控风险。采用项目经理对资金支付负责,能够有效实现资金的收支平衡,也会使预算管控得到重视,有助于充分发挥内部控制对风险的防范作用。
3.设置员工评价机制,提高业务人员的工作水平。从经济事项的真实性、合规性以及报账等方面评价员工,设置不同机制处理其业务账单,这样就使业务人员重视报账质量,提高工作水平,有效降低核算风险,有助于提升内控质量。
(三)重视企业对文化和人文的管理,提高内部控制与管理水平
1.创造企业自身的特色文化,营造良好的内控氛围。对财务共享中心而言,在新的管理模式下,内部控制工作人员要有良好的服务意识和服务热情,企业管理者需要给予员工人文关怀。通过创造具有自身特色的人文关怀企业文化,可以减少人员的流动,提升工作的活力,形成良好的内控氛围。
2.加强人员管理,提高其专业技能和综合素质。企业要提供不同类型的培训机会,形成良好的内控培训体系,提高员工的业务能力。另外要重视员工的发展,设定系统的职业发展体系,提高员工的积极性,激发工作热情,使其在企业内部控制工作的开展过程中充分发挥自身价值。
(作者单位为聊城华越有限责任会计师事务所)
参考文献
[1] 汤佩红.基于财务共享模式的内部控制问题研究[J].现代营销(下),2019(08):202-203.
[2] 金丽娜.财务共享模式下高校内部控制存在的问题及对策研究[J].现代营销(下),2019(07):230-231.