机关事业单位数字化档案管理工作策略探究

李壮飞

摘 要：本文以机关事业单位开展数字化档案管理工作的意义为切入点，展开具体分析，并以此为依据，提出创新机关事业单位档案管理制度;加大经费投入力度，积极开发档案信息资源;提升安全防护技术，及时更新软硬件;确保文书与归档数字化，降低员工工作难度等几方面的工作策略。希望在互联网技术的影响下，能够结合机关事业单位的档案管理状况分析，在发现问题时运用科学有效的大方式，来提升数字化档案管理效率。

关键词：机关事业单位;数字化;档案管理;具体策略

传统模式下的档案管理方式主要就是以员工手工记录为主;数字化档案管理在管理过程中，可以运用扫描、摄影或是视频等方式来开展档案管理工作。本文就是从机关事业单位开展数字化档案管理工作的意义入手，就紧紧围绕工作策略展开阐述。希望机关事业单位的档案管理人员能够注重数字化和信息化发展。

1 机关事业单位开展数字化档案管理工作的意义

1.1 满足信息化发展的本质要求

我国科学技术水平在不断提升，现阶段无论人们是在生活中还是在工作中，都离不开互联网的支持。在这种状况下，互联网技术被广泛运用。像一些机关事业单位在实际开展数字化档案管理工作时，也将档案管理实际状况与互联网技术进有效结合，与此同时也给机关事业单为位带来了严峻挑战。目前我国事业单位越来越注重数字化档案管理工作的开展，这是事业单位满足信息化发展的本质要求的具体表现。

1.2 紧跟社会发展趋势的必然选择

无论是机关事业单位还是普通事业单位，在实际开展管理工作时，都会涉及到档案管理工作。而档案属于原始凭证，能够真实的体现出资料的真实价值与重要意义。机关事业单位在不断发展过程中，也会涉及大量的信息数据，需要有专业的技术人员对其进行有效整合[1]。

基于此，我国机事业单位，要积极开展数字化档案管理工作，要注重提升员工工作的专业性。数字化档案管理方式与传统管理模式相比较，更加方便快捷，在一定程度上也体现出机关事业单位开展数字化档案管理工作的重要性，同时也是紧跟社会发展趋势的必然选择。

2 机关事业单位开展数字化档案管理工作的有效策略

2.1 创新机关事业单位档案管理制度

档案管理制度是机关事业顺利开展数字化档案管理工作的基础条件。因此，我国机关事业单位在制定科学有效的管理制度时，要结合管理工作的不足进行全面分析，不断创新数字化档案管理内容，从以下几方面展开具体阐述。

1）我国机关事业单位要以自身的发展特点与发展反向为依据，明确数字化档案管理的目标，并要结合实际状况制定具有针对性的档案管理制度，便于管理人员以此为参考依据，开展相应的管理工作。

2）我国机关事业单位在不断创新档案管理制度过程中，要坚持以“约素地位平等”为原则展开创新工作。这样既能使数字化档案管理制度对员工差生约素作用，也能使其对机关事业单位的领导产生约束作用，为今后机关事业单位顺利开展档案管理工作提供重要保障。

2.2 加大经费投入力度，积极开发档案信息资源

机关事业单位是为人民服务的重要机构。在其实际开展数字化档案管理工作时，需要大量资金的支持。因此，在我国科技水平不断提升的影响下，机关事业单位在开展数字化档案管理工作时，要适当地加大经费投入力度，积极开发档案信息资源。大量的资金投入可以用于完善相关电子设备方面，为员工后续顺利开展数字化档案管理工作创造条件。

1）机关事业单位领导人要及时与当地政府负责人进行沟通交流，最大程度地获取资金支持。机关事业单位的集体员工要积极配合政府工作人员工作，为今后引进大量资金用于资源开发与研究拓宽渠道。

2）监督部门在实际工作期间，要充分发挥其监督职能，准确掌握开发档案信息资源的实时动态。这样既能调动员工工作积极性，也能提升员工开发档案信息资源的工作效率。

2.3 提升安全防护技术，及时更新软硬件

机关事业单位开展数字化档案管理工作，主要就是依据互联网技术来完成相应的工作。而互联网技术是一把“双刃剑”，其既对开展数字化档案管理工作具有较大的帮助作用，也对机关事业单位档案信息安全造成严重危害[2]。因此，机关事业单的档案管理人员，要不断提升安全防护技术，及时更新软硬件。这样不仅既能防止档案管理出现被黑客、甚至是信息档案丢失的现象，在一定程度上也能定期更新数据库，不断丰富档案信息资源，对于今后机关事业单位实现档案数字化、智能化管理发展目标具有重要帮助作用。

2.4 确保文书与归档数字化，降低员工工作难度

文书是机关事业单位长远发展的一项重要工作内容。机关事业单位不断强化文书工作力度，对于今后提升数字化档案管理工作具有重要影响。因此，有一些事业单位在实际处理文件过程中，在积极运用互联网技来助求输入稿件内容，这样既能节省文档保管的时间，也能使员工正确的开展档案归档工作。此外，还要运用数字化管理模式来降低员工的工作压力，为今后促进我国机关单位全面发展重要作用。

3 结束语

总而言之，机关事业单位开展数字化档案管理工作，既能满足信息化发展的本质要求，也能紧跟社会发展趋势，对于今后加快机关事业单位数字化建设具有重要影响。随着互联网技术的不斷发展，档案管人员要积极面对数字化档案管理工作的问题，并能及时采取科相应策略，进一步促进我国机关事业单位健康可持续发展。

参考文献

[1]李希茜.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].科技风，2018（22）：238.

[2]高春雷.新形势下加强机关事业单位会计档案管理的重要性探讨[J].中国乡镇企业会计，2018（02）：238-239