院校合并后档案管理工作初探

李敬

【摘要】我国教育领域改革工作持续深化，各大院校之间掀起一股合并“浪潮”，但院校合并为档案管理工作带来了许多新问题。本文将以档案管理作为主要研究对象，从院校合并对档案管理的影响入手，在明确院校合并后档案管理存在问题的基础上，结合笔者多年工作实际，针对如何有效落实院校合并后的档案管理工作进行分析研究。

【关键词】院校合并;档案管理

档案管理工作作为我国院校管理中的一项基础性工作，对推动我国学院事业发展具有重要的影响作用。院校合并对档案管理工作造成了一定冲击。因此学校有必要针对院校合并实际情况，尽快探寻行之有效的档案管理工作路径，不断提高档案管理工作成效，从而在积极完善院校合并档案管理工作的同时，推动我国教育教学改革进一步深化。

一、院校合并对档案管理的影响分析

两个或多个学科与层次不尽相同的院校在完成合并之后，档案全宗将从原本各校的一个全宗变化为院校合并后的多个全宗。同时，由于合并的各院校在建校时间、办学理念、基本职能等诸多方面存在一定差异性，受此影响，使得院校合并后的档案管理工作，在管理体制、管理方法等各个方面存在明显差异。譬如有院校在合并之前采用档案集中管理方式，也有院校在合并前采用分散管理方式，受此影响，在院校合并之后，各学校在档案管理方式上容易出现冲突。另外，在院校合并之后将会形成新院校，原本各学校中设立的众多立档单位将统一成同一立档单位，由此也会对档案管理的人员配置、设置档号模式、划分档案全宗等产生直接影响，容易出现档案管理工作混乱、管理方法与管理理念之间互不相容等问题。

二、院校合并后档案管理工作出现的问題

（一）缺乏完善的档案管理机制。具体来说，目前在院校合并后的档案管理工作中，面临的一大现实问题即为缺乏统一完善的档案管理机制。据观察，在院校合并之后，学校普遍会将学校基建与教学管理工作作为工作重点，对档案管理工作的重视力度相对较小，加之部分院校管理人员未能充分认识到档案管理的重要性，因此导致院校合并后档案管理工作始终滞后于其他常规工作。此外，在院校合并之后，学校在采用分校区办公模式下，使得档案资源逐渐分散，各校区档案管理人员之间难以第一时间进行沟通联系，因此也在一定程度上制约了档案管理工作成效的提升。由于缺乏规范统一的档案管理机制，导致各档案部门及工作人员在职责、工作范围等方面较为模糊。特别是院校合并之后，可能直接取消部分原有档案管理机构，原档案管理人员也将面临重组与岗位变动等现实问题，其对院校合并后档案管理工作的顺利开展产生了一定阻碍作用。

（二）难以实现档案统一管理。部分地方院校在合并过程中因条件有限，难以统一集中所有办公地点，而原组成院校所在位置并不相同，院校间存在一定距离，针对这一情况，即便在合并之后学校也多会选择使用分校区管理的模式，为便于各校区与办公单位继续使用档案，院校合并后档案通常仍存放于原校区，因此大大影响了档案集中统一管理。另外，在合并之前各组成院校的档案质量不尽相同，合并后不利于实现档案的统一集中管理。例如部分院校因只简单设置档案室，且档案管理工作多交由学校行政部门工作人员兼职完成，因此受到此类人员自身专业能力、职业素养等因素的限制，导致档案材料容易出现短缺、立卷规范性不足等问题。而在合并之后，档案管理人员流动或岗位出现变动，也使档案收集整理产生一定影响。

（三）人员专业素养参差不齐。各院校在尚未合并时，学校类型、管理风格等并不完全相同，因此导致档案管理在管理理念与管理方法等方面出现明显差异，导致院校在合并之后，各组成院校的档案管理工作将容易出现各种矛盾冲突，影响集中统一的档案管理模式的深入落实。另外考虑到各院校在未合并时，其选用的档案管理人员在职业能力、职业素养方面也存在差异性，而在院校合并之后，各部门对人事关系进行相应调整，使得档案管理人员出现较大流动，部分缺乏较高档案管理专业基础知识技能与综合素养的工作人员可能混入档案管理工作团队中。尤其是院校合并后为积极顺应时代发展潮流大力开展档案管理信息化建设，也使得合并前学校中年龄稍长、缺乏较高信息技术操作能力和信息素养的档案管理人员难以适应现代化、信息化的档案管理工作，进而导致院校合并后的档案管理工作难以实现真正的深入融合。

（四）管理技术手段相对落后。由于各院校在合并之前，档案管理方面的工作标准、工作方法等存在差异，因此使得院校合并后，档案信息在合并与集中管理中缺乏相应的规范性。例如有的院校在合并前的档案管理中多采用计算机检索方式;部分规模较小、条件有限的院校在合并前的档案管理工作中只简单使用手工检索的方式。同时院校因缺乏对档案管理的高度重视，使得许多院校很少将大量资金投入到档案管理信息化建设中，并积极通过组织档案管理人员参加专业培训等方式，以整体提高学校档案管理的信息化程度。因此面对院校合并后出现的多样化档案管理需求，传统落后的档案管理技术手段显然无法帮助工作人员深入落实档案管理工作。

三、院校合并后落实档案管理工作的对策

（一）构建完善档案管理机制。1.主动创新档案管理意识。院校合并后在开展档案管理工作时，首先需树立正确的档案管理意识。学校可以利用校园网、QQ工作群等各种媒介途径，在所有校区中加大对档案管理工作的宣传力度，使得学校各级领导以及全体工作人员均可以对档案管理形成正确认知，并主动配合相关人员完成档案管理工作。学校也需要由校长牵头，责成主管副校长与档案管理部门工作人员、学校信息技术人员共同成立校档案信息化管理工作小组，严格按照相关标准要求完成全校档案管理工作。2.健全细化档案管理制度。由于院校在合并之前各院校势必会出现档案管理方法、规定内容等不尽相同的情况，因此为避免在合并后原组成院校在档案管理方面出现管理理念、管理机制等相互冲突的情况，需要积极建立统一完善的校档案管理制度。在此过程中，学校首先需要严格依据《档案法》《档案法实施办法》等国家针对档案管理制定的规范条例，在与学校自身实际以及档案管理工作要求进行充分结合下，制定出符合院校合并条件的统一完善的档案管理规章制度，尤其需要对档案工作的具体流程、档案管理人员应负职责等进行统一明确，从而为各院校档案管理工作的有机融合奠定坚实基础，保障院校合并后档案管理工作顺利进行。例如在各校区间的档案交接中，应当规定交接方严格参照移交目录对需要交接的档案进行严格清点核对，规范填写交接文据，确定移交档案的具体数量、档案起止年代等相关信息。管理人员需要对目录与案卷进行认真审核，规范执行交接手续，要求双方共同在交接文据上签字盖章后，才算完成档案交接工作。

（二）实施档案相对集中管理。笔者认为，院校合并后的档案管理工作可以根据学校实际情况积极采用相对集中管理的管理理念。针对邻近各学校相互合并组建形成的新学校，应主动为档案集中管理创造有利条件。例如某新建本科院校是由邻近的医学院、师范院校和职业技校合并组建，在合并后将原本的3个院校按照其具体方位设立成东校区、南校区、北校区。学校高度重视档案管理工作，选择位于东校区和北校区之间的南校区建立档案馆，新建馆舍超过2000m2，将三个校区共计超過12万卷（袋）档案实体进行有机整合，并将原本各院校的档案管理人员与档案设备等统一集中在该新建档案馆中。在相对集中管理理念下，该学校档案馆不再简单地将各原校区档案馆相加，而是通过集中档案管理机构并对原本分散的各项档案管理资源进行优化整合与科学配置，实现院校合并后的档案集中统一管理。如果合并的院校之间距离远远超过日常办公时间所能抵达的程度，则为了防止档案管理资源呈分散化，影响档案管理成效，需要积极运用相对集中管理的方式，在各校区设置学校档案馆分部与分区，并根据各校区自身条件、档案管理水平等由校领导和档案管理部门主管人员统一调配档案管理人员、档案管理设备等相关资源，进而从管理层面实现远距离院校合并的档案集中统一管理。

（三）建设高水平档案管理团队。1.培育专业档案管理人才。在院校合并后的档案管理工作中，需要学校在加强对档案管理工作重视力度的基础上，积极构建具有较高业务能力与综合素养的档案管理人才团队。为此，学校可以通过积极组织现有档案管理工作人员，利用观看网络视频课程、参加专业培训教育活动等方式帮助档案管理人员学习更多先进的管理理念以及档案管理技术手段，尤其是注重加强各种现代化、信息化档案管理技术手段以及相关专业基础知识的培训，使本职岗位工作要求与工作情况充分结合，有效提升档案管理工作效率。与此同时，学校可以组织档案管理人员前往其他优秀院校参观培训，与同行业中的专业人士、优秀工作者积极进行沟通交流，相互分享在档案管理工作中的经验与工作方法等，用以进一步扩展档案管理人员的工作视野，及时改善其在档案管理中存在的问题与不足。2.加强人员绩效考核激励。为了能够有效调动档案管理人员的工作积极性，同时尽可能避免因院校合并而导致档案管理人员流动过于频繁、大量岗位出现变动等情况，为学校深化落实档案管理工作创造良好条件。学校还需要针对档案管理人员建立绩效考核机制和激励制度。如将档案管理人员的信息素养、业务能力水平、主动管理意识等纳入绩效考核范畴中，将考核结果和档案管理人员的奖金以及其他福利待遇挂钩。对于在档案管理工作中表现突出，能够自觉按照相关规定要求，灵活使用多样档案管理技术手段，精准、高效完成档案管理工作的工作人员，学校要视情给予一定奖金奖励，并将其树为模范，号召其他档案管理人员向其学习，为院校落实档案管理工作提供良好的人才支持。

（四）强化档案管理信息化建设。1.构建统一的档案管理网络。在信息化时代，仍然使用传统的人工管理方式显然已经无法适应院校合并后的多样化档案管理工作需要。不利于各校区档案资源之间的相互流通、传输，容易对学校全面优化档案管理工作成效造成一定阻碍。笔者认为，院校合并后，学校需要对各原校区的现有优势资源进行优化整合，根据实际情况，构建全新、统一的档案管理网络体系。如通过利用集成化技术将各校区的局域网进行相互连接，纳入同一个网络体系当中，同时在该档案管理网络体系当中，要求各校区使用统一的专业信息化档案管理软件，并将OA系统引入其中，进而使得各档案馆以及档案管理工作人员随时随地与学校科研人员、教职管理人员等进行沟通，在线完成档案信息资源的搜集整理与档案归档工作，打破以往院校合并后各校区档案管理工作中的“信息孤岛”情况，切实保障档案管理的及时性、档案信息的完整性与真实性。2.电子档案的建设与管理。针对以往学校纸质档案或其他物理载体形式的档案信息，需要在院校合并后由学校档案管理人员统一使用计算机、扫描仪等现代技术手段将其进行数字化处理，使得此类档案信息可以分门别类地存放在对应的计算机存储器中，便于其他人员对档案信息的调取使用。此外，学校还需要主动加大对档案管理信息化建设的投入力度，配置相应的智能档案管理设备，如通过在档案管理信息系统中加装智能信息采集装置，自动完成各项档案信息的采集整理工作。成立学校网络档案馆，并运用大数据分析技术和智能检索技术等，使得用户可以通过直接在检索栏中键入关键词，便可以迅速获取其需要的档案信息。但值得注意的是，学校也需要在档案管理信息化建设中，通过为相关人员赋予相应权限并将防火墙、病毒查杀软件等运用在档案管理信息平台中，以此有效增强档案管理的安全可靠性。

四、结束语

面对院校合并后档案管理工作中存在的档案管理机制尚不完善、难以有效实现档案统一集中管理、档案管理人员的职业能力与综合素养参差不齐、管理技术手段先进性不足等问题。需要相关工作人员切实结合院校合并的背景，及其对档案管理的实际需要，在严格遵循国家相关法规的同时，主动健全档案管理机制。运用相对集中管理理念实现档案集中管理的同时，积极构建专业的档案管理人才团队，并不断强化档案管理信息化建设，从而在院校合并后档案管理工作可以继续得到深入落实。

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