慈善档案管理工作的特点、问题与建议

卢道印

慈善档案管理工作记录着我国慈善事业的发展进程，是做好慈善事业的重要保证。近年来，在习近平新时代中国特色社会主义思想和十九大精神的指导下，慈善事业蓬勃发展，已成为我国现代化建设的重要力量。慈善档案管理工作是慈善事业的重要组成部分，是提高慈善工作透明度和社会公信力的重要体现，因此，做好慈善档案管理工作，势在必行。

一、慈善档案管理工作的特点

（一）广泛性。慈善档案管理工作点多、面广、线长。慈善涉及到社会的各个方面和国内外的慈善捐赠及救助活动，大到国际的大型活动，小到个人的微型捐赠及救助，每一次慈善活动，都会形成一定的以文字、图像、视频、微信公众号平台等形式记录的资料。如慈善救助贫困大学生、救助特困军人、癌症患者药品捐赠救助、资助贫困敬老院等活动中形成的各类审批材料，审核签字盖章后装订整理归档。这些工作需要慈善档案工作者付出大量的时间和精力。一次又一次的繁多的慈善活动，也就决定了慈善档案收集整理工作的量极大，具有艰巨性、复杂性和多样性的特点。

（二）完整性。慈善档案管理工作是一个系统完整的过程，规范性程度高。如在涉及到贫困学校、敬老院等建设性的慈善救助项目中，需要对援建的项目进行调研、论证，提出项目规划方案、验收评估等。这一系列的工作紧紧相扣，产生一系列的文字、财务、建设图纸等完整性的材料，形成一系列的完整慈善档案。

（三）长期性。慈善档案管理工作是见证慈善活动实施情况的第一手资料。如在实施大病救助捐赠药品医疗项目时，针对慈善救助对象（如大病患者），需要实施连续不断的长期性救助，这样就能及时掌握救助人员的情况，分析救助人员的救助效果，以便更好地调整救助人员的方案，使得慈善救助活动取得好的效果。

（四）公开性。阳光操作、公开透明是慈善组织提高社会公信力的重要体现。公信力的好坏，直接影响到慈善组织的捐赠。而慈善档案的公开展示，能真实反映慈善捐款及救助款的使用去向，向社会和人们递交一份明白账，进而得到社会各界的监督和支持。

（五）时效性。由于来自国内外社会各界、群众团体、个人的捐款、捐物随时发生，尤其遇到突发事件时就更加紧急、频繁，慈善档案管理工作也是现在进行时，是一个动态的活动，有合理时效性。如果超出合理时效性，就会变得毫无意义。为此，档案管理工作必须做到及时准确、合理科学。

二、慈善档案管理工作中存在的问题

（一）思想意识淡薄。很多人认为，慈善机构是社会组织，不像党政部门、企事业单位那样正规严格，没有必要整理档案。有的慈善组织内部缺乏专门的慈善档案管理部门和管理人员，处于一种被动管理的状态；有的管理人员认识不到位，责任心不强，没有形成重视档案管理工作的氛围，从而导致慈善档案管理工作障碍重重，长期处于一种边缘化的状态。

（二）档案技术落后。随着办公自动化技术的应用，电子文件应运而生，传统的归档方式已不能满足社会需要。由于没有充分认识到慈善档案工作在慈善事业发展中的战略作用和重要意义，财力投入少，档案设施比较落后，慈善档案保管利用质量不高，效果不好。

（三）管理制度弱化。有的慈善档案管理单位缺乏应有的长期性和连续性的发展规划，缺乏档案管理制度、办法，档案收集、整理不规范，装订不及时，借阅不归还，资料时常漏失。

三、加强慈善档案管理工作的建议

（一）党建统领，加强慈善档案队伍管理。做好新形势下的慈善档案管理工作，必须坚持以党建统领全局的观念，不断提高队伍的整体素质和业务技能，打造一支政治强、业务精、作风硬、有良好责任意识和奉献精神的慈善档案人才队伍。一是结合“两学一做”等党建学习教育，坚持从慈善档案管理队伍和服务保障工作的实际出发，制定学习计划，完善组织制度，对照标准，查摆问题，落实整改，改进作风，着力破难题、补短板，按照“两结合、五学法”的做法，着力推动党建工作与慈善档案管理业务工作双向融合、互相促进，逐渐朝着制度化、常态化和规范化方向发展。二是加强领导，健全组织，将慈善档案管理工作纳入重要的工作日程，真正做到认识到位、组织到位、措施到位。建立档案管理工作领导小组，形成以分管领导挂帅、主任分管、档案室具体负责、各部门协助抓的档案管理层，并把慈善档案管理工作作为管理的一项重要内容列入慈善组织发展的长远规划、年度计划，与其他工作同部署、同组织、同考核。三是注重从优化慈善档案管理工作人员的学历结构、年龄结构、技术水平结构入手，积极充实管理能力强、政策水平高、勤劳务实的优秀人才到慈善档案管理队伍中，并定期进行档案业务技能、管理理论培训，组织技术骨干参加进修培训，邀请档案工作专家进行现场辅导，讲授档案管理基本知识和实施办法，学习《档案法》等有关法律法规，引进国内外档案管理的先进经验，多方式、多渠道提高档案管理队伍整体素质和工作能力。

（二）健全制度，强化法制化管理。“没有规矩，不成方圆。”为加强慈善档案管理制度建设，规范慈善档案工作管理，慈善组织要根据国家《档案法》及有关制度标准，结合自身的工作实际，进一步修订完善《慈善档案管理员职责》《慈善档案查阅利用制度》《慈善档案接收制度》《慈善档案保管登记制度》《慈善档案管理工作程序》《档案管理目标任务奖惩办法》等一系列规章制度，真正通过制度管人、管事、管权。通过建立健全各项规章制度，制定严密的服务程序及工作流程，进一步明确岗位职责，细化岗位标准，建立责、权、利相统一的管理机制，真正做到以制度抓落实，以制度求提高，以制度促发展，确保慈善档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。

（三）完善机制，实行规范化管理。做好新形势下的慈善档案管理工作，还要强化责任意识、服务意识、改革意识，不断规范完善管理机制，使各项工作有章可循、有规可依。要健全完善慈善档案工作责任制、限时办理制、优质化服务制等工作机制，切实加强规范化管理。一是推行慈善档案工作责任制。直接对口负责慈善档案工作人员为第一责任人，第一责任人要跟踪所负责事项的全过程。工作涉及其他部门的，要认真做好协调沟通工作；涉及工作人员替换的，要认真做好交接工作，避免人走事误的情况发生；二是推行慈善档案工作限时办理制。对部分有时限要求的慈善档案工作事项，坚持在时限内完成，时限内完成不了的，要及时反馈信息说明原因。没有时限要求的，也要按照有关时限标准完成。三是推行慈善档案管理优质化服务制。坚持规范服务、精细管理的原则，以满腔热情解决慈善档案管理面临的实际困难，用优质化服务赢得信赖和支持，不断将慈善档案管理工作推向深入。

（四）创新方式，加强社会公开化管理。创新是发展进步的灵魂。慈善档案管理工作要不断改革创新，根据慈善组织的实际，从调查摸底、档案归档、人员配备、设备更新等重点工作入手，转变传统保守的观念，树立创新开放的管理理念，进一步分解细化档案项目，加强信息化建设，不断改进管理方式，推行规划管理、量化管理和绩效管理，努力做好“集中统一管理、创新保障方式、完善制度规范”三部曲，不断提高科学化管理水平，着力推进慈善档案管理工作向公开化、透明化、社会化发展。要始终坚持问题导向，大力倡导“贴心、精细、周到、满意”的工作理念，采取现代化、信息化的技术手段，严格程序，加强管理，狠抓落实，努力开创慈善档案管理工作的新局面。